Дата актуализации: (по информации из открытых источников).

Содержание

1. Нормативная база
2. Сроки хранения трудовых книжек и связанных документов
3. Нужно ли хранить копии трудовых книжек?
4. Хранение личных дел уволенных работников
5. Как организовать хранение в организации
6. Образцы форм и актов

Нормативная база

Основные источники‚ регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ ст. 80).
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (п. 37 Порядка).
• Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от  г. № 236).
• ПКМ 482 от  г. (приложение 1) – сроки хранения личных дел.

В зависимости от типа документа и того‚ востребован ли он работником после увольнения‚ законодательство устанавливает разные сроки:

Трудовые книжки (подлинники)‚ не полученные работником при увольнении

• 2 года – хранение в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых документов (п. 6.2 КонсультантПлюс‚ п. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов).
• По истечении двух лет книжка подлежит передаче в государственный архив организации или уничтожению с оформлением акта.

Трудовые книжки‚ полученные работником (или его представителем)

• Хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица‚ которое их получило). После получения документа работодатель обязан вернуть его сотруднику или его представителю по нотариальной доверенности.

Копии трудовых книжек

• Законодательно не требуется делать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников (ГАРАНТ.РУ‚ Малый бизнес). Однако на практике многие организации сохраняют копии для внутреннего контроля и возможных запросов.

Трудовые договоры и связанные с ними документы

• Согласно разъяснениям Роструда и БУХ.1С‚ трудовые договоры хранятся не менее 5 лет после увольнения работника.
• Некоторые источники указывают на более длительные сроки (до 50/75 лет) для документов‚ имеющих архивную ценность (например‚ личные дела‚ attestats‚ diplomas).

Личные дела уволенных сотрудников

• Согласно п. 8 приложения 1 к ПКМ 482 от  г.‚ личные дела хранятся 75 лет в государственных архивах.
• Срок исчисляется с 1 января года‚ следующего за годом увольнения.
• В некоторых отраслевых нормативных актах упоминается срок 50 лет для определенных категорий документов.

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных работников?

Прямой обязанности по созданию и хранению копий трудовых книжек нет. Тем не менее‚ многие кадровые службы практикуют следующее:

• Создание сканированной копии при получении оригинала от сотрудника (для внутреннего учета).
• Хранение копий в электронном архиве с ограниченным доступом (только уполномоченным лицам).
• Уничтожение копий по истечении срока хранения оригинала (2 года) или по решению руководителя.

Важно помнить‚ что любые копии должны обрабатываться как персональные данные и обеспечиваться соответствующими мерами защиты (ФЗ‑152 «О персональных данных»).

Хранение личных дел уволенных сотрудников

Личное дело – это совокупность документов‚ подтверждающих трудовую деятельность‚ образование‚ повышение квалификации и т.д. После увольнения оно подлежит длительному архивному хранению:

• 75 лет – основной срок‚ установленный ПКМ 482 (приложение 1).
• Хранение возможно в собственном архиве организации (при наличии лицензии на ведение архивного дела) либо в государственном архиве.
• Передача в архив оформляется актом приема‑передачи‚ в котором указываются сроки хранения и ответственное лицо.

Как организовать хранение в организации

Ниже – пошаговая инструкция‚ основанная на актуальных нормах (2025 г.).

Шаг 1. Назначение ответственного

Приказом руководителя назначается лицо (обычно специалист отдела кадров или архивариус)‚ ответственное за ведение книги учета трудовых книжек и личных дел.

Шаг 2. Ведение книги учета (КУТК)

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них (КУТК) ведется в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. В ней фиксируются:

• Номер и дата выдачи трудовой книжки.
• ФИО сотрудника.
• Дата приема и увольнения.
• Отметка о получении/неполучении документа при увольнении.
• Дата передачи в архив или уничтожения.

Шаг 3. Хранение невостребованных трудовых книжек

• Разместить в отдельном шкафу или сейфе‚ доступном только ответственному лицу.
• Обеспечить условия‚ исключающие повреждение (сухость‚ защита от прямых солнечных лучей‚ пожарная безопасность).
• Вести журнал доступа (кто‚ когда и зачем брал документ).

Шаг 4. Хранение личных дел

• Сформировать личное дело в соответствии с внутренним положением (обычно включает трудовую книжку‚ копии приказов о приеме/увольнении‚ аттестаты‚ diplomas‚ справки о повышении квалификации).
• Поместить дело в архивный короб с маркировкой (год увольнения‚ номер дела).
• Передать в государственный архив по истечении срока хранения (75 лет) либо оставить в ведомственном архиве при наличии лицензии;

Шаг 5. Уничтожение документов

Если после истечения установленного срока документы не представляют архивной ценности‚ их уничтожают:

• Составляют акт уничтожения (указывают наименование документа‚ количество экземпляров‚ дату‚ основание – нормативный акт).
• Уничтожение производится путем shredder‑разрушения или сжигания в присутствии комиссии (не менее двух человек).
• Акт хранится в деле организации не менее 5 лет.

Образцы форм и актов

Ниже приведены примеры типовых документов‚ которые можно адаптировать под свои нужды.

Образец приказа о назначении ответственного за хранение трудовых книжек

ПРИКАЗ
№ ___ от «__» __________ 2026 г.

О назначении ответственного за хранение трудовых книжек

В соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от г.
«Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» 
Приказываю:

Назначить ответственным за хранение трудовых книжек и личных дел
 уволенных сотрудников специалиста отдела кадров __________________ (ФИО).

Утвердить Инструкцию по хранению трудовых книжек и личных дел
 (приложение № 1).

Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя отдела
 кадров __________________ (ФИО).

Директор __________________ /__________/

Образец акта приема‑передачи трудовых книжек в архив

АКТ
№ ___ от «__» __________ 2026 г.

о приеме‑передаче трудовых книжек (невостребованных) в государственный архив

Мы‚ нижеподписавшиеся‚ namely:

__________________ (ФИО‚ должность) – представитель организации‚
__________________ (ФИО‚ должность) – представитель государственного архива‚
подтверждаем‚ что в настоящий момент передана следующая документация:

| № | ФИО сотрудника | Номер трудовой книжки | Дата выдачи | Дата увольнения | Примечание |
|---|----------------|-----------------------|------------|-----------------|------------|
| 1 | Иванов И.И. | 123456 | | | – |
| 2 | Петрова А.С. | 654321 | | | – |

Всего передано: ___ экземпляров.

Акт составлен в двух экземплярах‚ по одной стороне для каждой из сторон.

Представитель организации __________________ /__________/
Представитель архива __________________ /__________/

Образец акта уничтожения трудовых книжек

АКТ
№ ___ от «__» __________ 2026 г.

об уничтожении трудовых книжек (невостребованных) по истечении срока хранения
Мы‚ нижеподписавшиеся‚ namely:

__________________ (ФИО‚ должность) – председатель комиссии‚
__________________ (ФИО‚ должность) – член комиссии‚
__________________ (ФИО‚ должность) – член комиссии‚

констатируем‚ что трудовые книжки‚ указанные в приложении к данному акту‚
истекли срок хранения (2 года) и не представляют архивной ценности.

Приложение: список уничтоженных документов (наименование‚ номер‚ количество).

Уничтожение произведено методом shredder‑разрушения в присутствии комиссии
в ___ часов ___ минут.

Акт составлен в трех экземплярах.

Председатель комиссии __________________ /__________/
Член комиссии __________________ /__________/
Член комиссии __________________ /__________/

• Трудовые книжки‚ не полученные работником при увольнении‚ хранятся в организации 2 года‚ после чего передаются в архив или уничтожаются.
• Если книжка получена работником (или его представителем)‚ она остается у него до востребования; работодатель обязан вернуть документ по требованию.
• Копии трудовых книжек законодательно не обязательны‚ но могут вестись для внутреннего контроля при соблюдении требований к защите персональных данных.
• Трудовые договоры и связанные с ними документы рекомендуется хранить не менее 5 лет после увольнения‚ а личные дела – 75 лет (в некоторых случаях – 50 лет) в государственном или ведомственном архиве.
• Организация хранения требует назначения ответственного лица‚ ведения книги учета (КУТК)‚ соблюдения условий сохранности и оформления актов приема‑передачи и уничтожения.
• Все действия с персональными данными должны соответствовать Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Соблюдение указанных норм позволит избежать административных штрафов‚ обеспечит правовую защиту организации и гарантирует доступ к необходимым документам при возникновении запросов от бывших сотрудников‚ их представителей или государственных органов.

Статья подготовлена на основе информации из открытых правовых источников‚ актуальной на г.