Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажные бланки остаются важнейшим объектом кадрового делопроизводства. Одной из ключевых обязанностей работодателя является обеспечение правильного учета и хранения этих документов. В этой статье мы подробно разберем, какие сроки хранения установлены законодательством, как они меняются с внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК) и какие правила необходимо соблюдать.
Общие правила хранения трудовых книжек
В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, работодатель несет ответственность за организацию учета и хранения трудовых книжек; Этот процесс строго регламентирован:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).
- Перечень типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Росархива от № 236), который устанавливает конкретные сроки хранения для различных категорий документов.
Трудовые книжки сотрудников делятся на две основные категории, и сроки хранения для них принципиально различаются: документы работающих сотрудников и документы уволенных сотрудников.
Хранение трудовых книжек работающих сотрудников
Пока сотрудник состоит в трудовых отношениях с организацией, его бумажная трудовая книжка должна храниться у работодателя. Срок хранения в данном случае равен сроку действия трудового договора.
В этот период работодатель обязан:
- Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Вести книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Важно отметить: несмотря на развитие цифровых технологий, Минтруд России в своих разъяснениях (в частности, в письме от 5 мая 2020 года) подчеркивал, что вести книги учета движения трудовых книжек нужно исключительно на бумажном носителе. Электронные журналы для этих целей не подходят, так как в них невозможно поставить традиционную подпись сотрудника о получении или сдаче документа.
Хранение трудовых книжек уволенных сотрудников
Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему на руки в день прекращения трудового договора. Если работник за ней не явился, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости забрать документ. С этого момента начинается отсчет срока хранения невостребованного документа.
Невостребованные трудовые книжки
Если уволенный сотрудник не забрал свою трудовую книжку, работодатель не имеет права ее уничтожить. Согласно архивному законодательству (Перечень № 236), невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве организации:
Не менее 50 лет для документов, поступивших в архив после 1 января 2003 года;
Для документов, завершенных делопроизводством до 1 января 2003 года, срок хранения составляет 75 лет.
Книжки умерших сотрудников
В случае смерти работника его трудовая книжка также не подлежит выдаче на руки родственникам в обычном порядке (выдается лишь копия или выписка, либо документ передается по заявлению родственника). Оригинал трудовой книжки умершего сотрудника хранится в архиве работодателя по тем же правилам: 50 лет (если смерть наступила после 2003 года) или 75 лет (если до 2003 года).
Влияние электронных трудовых книжек (ЭТК) на сроки хранения
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж граждан теперь в обязательном порядке формируется в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ныне, Социального фонда России).
Однако этот переход не отменяет правил хранения бумажных документов:
- Для тех, кто подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки: работодатель продолжает вести и хранить документ на бумаге на общих основаниях.
- Для тех, кто перешел на ЭТК: работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки. Если выдача невозможна (сотрудник не явился), невостребованная бумажная книжка подлежит хранению в течение 50 лет.
Таким образом, внедрение ЭТК снимает с работодателя обязанность по ведению новых бумажных бланков, но не аннулирует ответственность за сохранность уже имеющихся архивных документов.
Ответственность за нарушение сроков хранения
Нарушение правил хранения, учета или выдачи трудовых книжек может повлечь за собой серьезные последствия:
- Материальная ответственность: если работодатель потерял или испортил трудовую книжку, он обязан возместить работнику неполученный заработок в связи с невозможностью трудоустройства (статья 234 ТК РФ). Кроме того, работодатель за свой счет обязан оформить сотруднику дубликат документа.
- Административная ответственность: за нарушение правил хранения кадровых документов предусмотрены штрафы по статье 5.27 КоАП РФ. Для должностных лиц штраф может составить от 1 000 до 5 000 рублей, а для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Практические рекомендации работодателям
Чтобы избежать штрафов и судебных исков, кадровым службам и работодателям следует придерживаться простых правил:
- Обеспечьте хранение трудовых книжек в несгораемых сейфах или запирающихся металлических шкафах.
- Строго следите за ведением бумажных книг учета движения трудовых книжек и бланков.
- При увольнении сотрудников обязательно фиксируйте факт отправки уведомления о необходимости забрать трудовую книжку.
- Систематизируйте архив невостребованных документов, разделяя их по годам (до 2003 года и после), чтобы корректно применять сроки хранения (75 и 50 лет соответственно).
Срок хранения трудовых книжек — это не формальность, а важная юридическая обязанность работодателя. Документы работающих сотрудников хранятся до момента их увольнения, а невостребованные книжки должны сохраняться в архиве компании на протяжении десятилетий (50 или 75 лет). Завершение перехода на электронные трудовые книжки в 2026 году упрощает учет новых стажей, но бумажный архив требует такого же внимательного и ответственного отношения, как и прежде.