Дата актуализации: 23 мая 2026 г․ 06:18

Нормативно‑правовая база

Основным документом‚ регламентирующим сроки хранения архивных документов‚ в т․ч․ трудовых книжек‚ является:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 22․1)․

Дополнительные нормативные акты‚ которые уточняют порядок ведения кадровой документации и её хранения:

• Приказ Минтруда России № 320н «Об организации учёта и хранения трудовых книжек»․
• Перечень типовых управленческих архивных документов (утверждённый постановлением Правительства РФ)․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 236 и ст․ 237) – ответственность за нарушение правил хранения․

Основные сроки хранения трудовых книжек

Согласно ст․ 22․1 закона 125‑ФЗ‚ сроки хранения зависят от даты завершения делопроизводства с документом:

1. 50 лет – для трудовых книжек‚ поступивших в архив после 1 января 2003 г․
2. 75 лет – для книжек‚ с которыми делопроизводство было окончено до 1 января 2003 г․

Что считается «завершением делопроизводства»?

Это момент‚ когда трудовая книжка перестаёт использоваться в текущем кадровом учёте организации (например‚ после увольнения сотрудника‚ если книжка не возвращена‚ или после её сдачи в архив как «невостребованной»)․

Практика архивирования трудовых книжек

Порядок сдачи в архив

• Сотрудник увольняется – работодатель проверяет наличие и состояние трудовой книжки․
• Если книжка не возвращена‚ её следует оформить как невостребованную и передать в архив организации․
• Оформление сопровождается актом приёма‑передачи‚ в котором фиксируются:
  • ФИО сотрудника;
  • Дата увольнения;
  • Состояние книжки (повреждения‚ подписи‚ печати);
  • Подписи ответственных лиц․

Хранение в архиве

В архиве трудовые книжки размещаются в специальных ящиках или папках‚ обеспечивающих:

• Защиту от влаги‚ пыли и механических повреждений;
• Контроль доступа (только уполномоченные лица)․

Уничтожение после истечения срока

По истечении установленного срока (50 или 75 лет) архивные документы подлежат уничтожению в порядке‚ установленном Федеральным законом «Об архивном деле»․ Уничтожение должно быть документально оформлено (акт уничтожения‚ подписи ответственных)․

Ответственность за нарушение сроков хранения

Нарушение правил хранения трудовых книжек может привести к:

• Административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст․ 236 ТК РФ)․
• Штрафам за несоблюдение требований к кадровой документации (по статье 5․27 КоАП РФ)․
• Внутренним дисциплинарным взысканиям для ответственных сотрудников․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли хранить электронную копию трудовой книжки?

С 2024 г․ в России вводится электронная трудовая книжка․ Электронные версии хранятся в системе ФГИС «Трудовые книжки»‚ но оригинальная бумажная книжка‚ если она была выдана‚ сохраняется в архиве на тех же сроках (50/75 лет)․

Вопрос: Что делать‚ если сотрудник просит вернуть свою трудовую книжку после её сдачи в архив?

Необходимо оформить возврат в виде акта‚ указав‚ что книжка была изъята из архива до истечения срока хранения․ После возврата книжка снова считается «активным» документом и подлежит учёту в кадровой документации․

Вопрос: Какой срок хранения у сопутствующих документов (приказы о дисциплинарных взысканиях‚ личные карточки и т․п․)?

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов:

• Приказы и распоряжения – 5 лет;
• Приказы о дисциплинарных взысканиях (замечание‚ выговор) – 3 года;
• Личные карточки и личные дела – 50 лет (если оформлены после 2003 г․) или 75 лет (до 2003 г․)․

Рекомендации для работодателей

1. Вести реестр трудовых книжек – в виде книги учёта движения трудовых книжек (обязательно по приказу Минтруда 320н)․
2. Регулярно проводить инвентаризацию архивных кадровых документов (не реже одного раза в 5 лет)․
3. Обеспечить контроль доступа к архиву: только уполномоченные лица могут получать и выдавать книжки․
4. Своевременно оформлять акты сдачи‑приёма при передаче книжек в архив и при их возврате․
5. Разработать внутренний план уничтожения документов после истечения сроков хранения и согласовать его с руководством․

Трудовая книжка – документ‚ который подлежит длительному архивному хранению․ Сроки зависят от даты завершения делопроизводства:

• 50 лет – если книжка была передана в архив после 1 января 2003 года;
• 75 лет – если делопроизводство с книжкой завершилось до 1 января 2003 года․

Соблюдение этих сроков‚ а также правильная организация учёта и архивирования‚ помогает избежать административных штрафов и сохраняет историческую ценность кадровых документов․

Помните: правильное хранение трудовых книжек – это не только юридическая обязанность‚ но и важный элемент корпоративной культуры и защиты прав работников․