Дата актуализации: г.
Общие положения
Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. По законодательству РФ она подлежит обязательному хранению в организации, где она была выдана, до тех пор, пока работник не потребует её возврата, а после этого – в течение установленного архивного срока.
Ключевые нормативные акты
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от ).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Пункт 43 Правил ведения трудовых книжек (утверждённый приказом Минтруда РФ).
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от № 449).
Сроки хранения трудовых книжек
Основное правило
Если работник не забрал трудовую книжку после увольнения, она хранится в организации до востребования (п. 43 Правил ведения трудовых книжек).
Архивные сроки
После того как книжка была возвращена работнику (или после её утилизации в случае утраты), документ попадает в архив. Сроки архивного хранения зависят от даты завершения делопроизводства:
- Для книжек, с которыми делопроизводство завершено до 1 января 2003 года – срок хранения составляет 75 лет.
- Для книжек, с которыми делопроизводство завершено после 1 января 2003 года – срок хранения составляет 50 лет.
Эти сроки указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов (пункт 449) и подтверждены в справочниках кадровиков.
Примеры расчёта
- Трудовая книжка, выданная в 1995 году и возвращённая в 2000 году – хранится в архиве до 2070 года.
- Трудовая книжка, выданная в 2010 году и возвращённая в 2022 году – хранится в архиве до 2072 года.
Где и как хранить трудовые книжки в организации
Специальные помещения
Трудовые книжки и их вкладыши должны хранится в специально отведённом помещении (архиве, кадровом отделе) с соблюдением требований к охране:
- Защита от влаги, пыли и прямого солнечного света.
- Ограниченный доступ – только уполномоченные лица (руководитель отдела кадров, архивариус).
- Наличие системы учёта движения (приходно‑расходная книга).
Учёт движения книжек
Согласно пункту 40 Приказа Минтруда № 320н, каждый работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и их вкладышей. В ней фиксируются:
- Дата выдачи книжки сотруднику.
- Дата её возврата (или передачи в архив).
- Подписи ответственных лиц.
- Наличие отметок о повреждениях и актов о их устранении.
Оформление и опломбирование
Документы (приходно‑расходная книга, журнал учёта) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России вводится электронный аналог трудовой книжки. Однако закон сохраняет право работника на получение бумажного варианта «по желанию». Поэтому:
- Электронные книжки хранятся в государственных информационных системах без ограничения срока (пока система функционирует).
- Бумажные книжки продолжают храниться в организации в соответствии с вышеописанными сроками.
К 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК, после чего большинство новых трудовых записей будет вестись в электронном виде.
Что делать, если работник не забрал книжку
- Согласно п. 43 Правил, книжка хранится в организации до её востребования.
- Работодатель обязан информировать бывшего сотрудника о месте и условиях получения книжки.
- Если работник не реагирует в течение 1 года, книжка может быть передана в архив (с учётом сроков 50/75 лет).
Ответственность за нарушение правил хранения
Нарушение требований к учёту и хранению трудовых книжек может повлечь административную ответственность в виде штрафов (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 до 3 лет лишения права занимать определённые должности, а также штрафы для юридических лиц.
Краткая таблица сроков хранения
| Событие | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Книжка в организации до востребования | Не ограничен (до получения работником) | Пункт 43 Правил |
| Книжка в архиве (делопроизводство завершено до ) | 75 лет | Перечень типовых архивных документов, п. 449 |
| Книжка в архиве (делопроизводство завершено после ) | 50 лет | Перечень типовых архивных документов, п. 449 |
| Электронная трудовая книжка | Не ограничен (хранится в гос. системе) | С 2020 года, переходный период завершён |
Практические рекомендации для работодателей
- Организуйте отдельный архивный шкаф с ограниченным доступом и системой контроля (журналы, видеонаблюдение).
- Ведите приходно‑расходную книгу в соответствии с п. 40‑41 Приказа Минтруда № 320н.
- Регулярно проводите инвентаризацию трудовых книжек (не реже одного раза в год).
- Обеспечьте информирование уволенных сотрудников о месте и сроках получения их книжек.
- При переходе на ЭТК сохраняйте копии бумажных записей до полного завершения процесса.
Трудовые книжки являются важнейшим документом, фиксирующим трудовой стаж гражданина. По законодательству РФ они хранятся в организации до востребования, а после возврата – в архиве в течение 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводства. С 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но бумажный вариант остаётся обязательным по желанию работника. Соблюдение правил учёта и хранения помогает избежать административных штрафов и гарантировать работникам доступ к документам в любой момент.
Автор: Кадровый специалист, 2026 г.