Вопрос о том, сколько лет хранится трудовая книжка, является критически важным для работодателей, сотрудников архивов и самих работников. Ошибки в сроках хранения могут привести к серьезным юридическим последствиям и проблемам с подтверждением стажа. На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, регулирование этого вопроса базируется на Трудовом кодексе РФ, Федеральном законе «Об архивном деле» и Приказе Минтруда России.
Основные сроки хранения невостребованных трудовых книжек
Если работник не забрал свою трудовую книжку при увольнении (например, отказался от получения или просто не явился), работодатель обязан обеспечить ее сохранность. Сроки хранения напрямую зависят от даты окончания делопроизводства по данному документу:
- 50 лет — для трудовых книжек, делопроизводство по которым окончено после 1 января 2003 года. Это наиболее распространенный случай в текущий период.
- 75 лет — для трудовых книжек, делопроизводство по которым было окончено до 1 января 2003 года.
Эти нормы закреплены в ст. 22.1 Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В течение всего этого периода записи в книжке считаются действительными, и документ сохраняет свою юридическую силу для владельца.
Где и как хранятся документы?
До истечения сроков хранения невостребованные трудовые книжки должны находиться в архиве организации-работодателя. Если организация ликвидируется, ответственность за передачу документов в государственный или муниципальный архив ложится на учредителей или ликвидационную комиссию.
Важно отметить особые ситуации:
- Смерть работника. Это, к сожалению, одна из распространенных причин, по которой трудовая книжка остается в компании. Родственники умершего редко запрашивают этот документ, поэтому он хранится в отделе кадров или архиве предприятия весь установленный законом срок (50 или 75 лет).
- Отказ от получения. Если работник письменно отказался от получения книжки при увольнении, она также подлежит архивному хранению на общих основаниях.
Особенности хранения у разных работодателей
Правила хранения зависят от статуса работодателя:
Юридические лица и ИП
Организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести кадровое делопроизводство и несут полную ответственность за хранение трудовых книжек своих сотрудников. После увольнения они обязаны хранить невостребованные документы в своем архиве вышеуказанные сроки.
Физические лица
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатели — физические лица (не являющиеся ИП) не имеют права делать записи в трудовых книжках и хранить их. В этом случае трудовая книжка должна находиться на руках у самого работника.
Дистанционная работа
В соответствии со ст. 312.2 ТК РФ, при дистанционной работе работодатель и сотрудник могут по соглашению сторон отказаться от ведения бумажных трудовых книжек. В этом случае сведения о трудовой деятельности вносятся только в электронном виде, и вопрос физического хранения бумажного бланка отпадает, если работник ранее не передал его работодателю.
Учет и журналы регистрации
Согласно Приказу Минтруда России от № 320н, работодатели обязаны вести учет движения трудовых книжек. Для этого используются специальные книги (журналы) учета:
- Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Журнал учета выдачи трудовых книжек работникам.
Срок хранения самих журналов (книг) учета составляет 5 лет. Однако стоит быть внимательным: если журналы содержат информацию о документах, оформленных до 2003 года, могут применяться иные нормы, но общее правило для книг учета в текущей практике — 5 лет после даты последней записи.
Что делать, если срок хранения истек?
По истечении 50 или 75 лет (в зависимости от даты оформления) невостребованные трудовые книжки могут быть уничтожены в установленном порядке с составлением соответствующего акта. До момента уничтожения работодатель несет ответственность за их целостность и сохранность.
Помните: правильное хранение трудовых книжек — это не только соблюдение закона, но и гарантия защиты пенсионных прав граждан, позволяющая им в любой момент подтвердить свой трудовой стаж.