Вопрос о том, как долго хранить заявления работников о выдаче трудовой книжки, волнует как работодателей, так и кадровых специалистов. Правила хранения кадровых документов в России закреплены в Перечне 2019 г. и в приказе Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. Ниже приведён подробный разбор сроков хранения, основанный на актуальной нормативно‑правовой базе и практических рекомендациях.
Что такое заявление о выдаче трудовой книжки?
Заявление о выдаче трудовой книжки — это письменный запрос работника, в котором он просит работодателя выдать ему трудовую книжку (или её копию) в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Такое заявление оформляется в форме, утверждённой приказом Минтруда, и подаётся в отдел кадров.
Правовое регулирование
Основные нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ (ст. 35, § 1)
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 05 2021 г. «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»
- Перечень 2019 г. (п. 1 г. 1) – сроки хранения кадровых документов
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 05 2021 г. (приложение N 2)
Сроки хранения документов в России определяются в соответствии с Перечнем 2019 г. Для заявлений о выдаче трудовой книжки применяются следующие правила:
Общие правила
Для большинства заявлений о выдаче трудовой книжки (включая заявления о выдаче копии) установлен срок хранения один год с момента их создания. Это правило отражено в пункте 1 г. 1 Перечня 2019 г. и подтверждается практикой, описанной в статье «Срок хранения заявлений о выдаче копии трудовой книжки» (КонсультантПлюс, 2024).
Сроки в зависимости от даты создания документа
Если заявление о выдаче трудовой книжки было подготовлено до 1 января 2003 г., то его хранение в личном деле работника может продолжаться до 75 лет. Если же заявление создано после 1 января 2003 г., срок хранения в личном деле составляет 50 лет. Эти сроки применяются, когда заявление включено в личное дело работника и хранится в составе кадрового архива.
- До 1 января 2003 г. – 75 лет
- После 1 января 2003 г. – 50 лет
Особенности хранения в личном деле
Если заявление о выдаче трудовой книжки хранится в личном деле работника, то оно подлежит архивированию в соответствии с общими правилами хранения кадровых документов. В таком случае, как правило, применяются более длительные сроки (50 или 75 лет), но при этом документ может быть уничтожен после истечения срока хранения, если он не содержит информации, требуемой для дальнейшего использования.
Как правильно хранить заявления о выдаче трудовой книжки
Формат хранения
- Печатные копии – в папках с надписями «Заявление о выдаче трудовой книжки»
- Электронные копии – в формате PDF, защищённом паролем, в архиве кадровой системы
- Сканированные документы – в формате TIFF, без потери качества
Архивирование и уничтожение
После истечения срока хранения (1 год для отдельных заявлений, 50 или 75 лет для документов в личном деле) заявление можно уничтожить в соответствии с процедурами уничтожения документов. При уничтожении необходимо удостовериться, что все копии, включая электронные, удалены, и составить протокол уничтожения.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. В результате:
- Трудовой стаж и сведения о трудовой деятельности теперь фиксируются в электронном виде.
- Заявления о выдаче копии трудовой книжки в бумажном виде сохраняются в течение 1 года, после чего можно перейти к электронному формату.
- Если заявление о выдаче трудовой книжки было подано в бумажном виде, но в дальнейшем было оформлено в ЭТК, то бумажная копия может быть уничтожена после истечения 1 года, при условии, что электронный документ полностью заменил бумажный.
Практические рекомендации
- Регистрация заявлений – каждый документ должен иметь уникальный номер и дату создания.
- Контроль сроков – использовать календарь или систему электронного документооборота для отслеживания сроков хранения.
- Архивирование – хранить документы в защищённом месте (системы архивирования, ксерокопии в защищённых папках).
- Уничтожение – после истечения срока хранить протокол уничтожения и убедиться в полном удалении всех копий.
- Обучение персонала – проводить регулярные тренинги по правилам хранения кадровых документов.
Срок хранения заявлений о выдаче трудовой книжки в России строго регламентирован. Для отдельных заявлений (в т;ч. о выдаче копии) срок составляет один год. Если заявление хранится в личном деле работника, то применяются более длительные сроки: 50 лет после 2003 г. и 75 лет до 2003 г. При переходе к электронным трудовым книжкам бумажные заявления можно уничтожать после истечения года, при условии наличия полной электронной версии. Соблюдение этих правил обеспечивает законность кадрового делопроизводства и защищает интересы как работодателя, так и работника.