Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовой стаж работника․ После увольнения у работодателя возникает множество вопросов: как долго хранить этот документ, в каком порядке, и что делать, если сотрудник не забрал её вовремя․ В этой статье мы подробно разберём все аспекты хранения трудовых книжек после увольнения работника․

Нормативная база и основные правила

Сроки хранения трудовых книжек регулируются несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 84․1);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые Постановлением Правительства РФ от № 225;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв․ Приказом Минкультуры России от № 558);
• Методические рекомендации по применению Перечня (Приказ Росархива от № 236)․

Порядок хранения трудовых книжек после увольнения

Хранение во время работы сотрудника

Во время действия трудового договора трудовая книжка хранится у работодателя в отделе кадров или в другом специально выделенном месте․ После увольнения сотрудника документ должен быть сохранён в соответствии с установленными сроками․

Хранение после увольнения

После увольнения работника его трудовая книжка должна храниться:

1. В течение 2 лет — в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работающих сотрудников;
2. По истечении 2 лет — передаётся на архивное хранение на оставшийся срок (50 или 75 лет)․

Особенности хранения невостребованных трудовых книжек

Если работник не забрал трудовую книжку после увольнения, она считается невостребованной․ В этом случае:

• Документ хранится в организации в течение 2 лет в отделе кадров;
• По истечении этого срока передаётся на архивное хранение на оставшийся срок (50 или 75 лет);
• В случае смерти работника трудовая книжка также хранится в организации на общих основаниях․

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

Если после увольнения работник не явился за трудовой книжкой, работодатель должен:

1. Направить уведомление работнику по почте с уведомлением о необходимости получения документа;
2. Сделать запись в книге учёта движения трудовых книжек о том, что документ не был выдан;
3. Хранить трудовую книжку в установленном порядке (2 года в отделе кадров, затем передача на архивное хранение)․

Учёт и ведение книги движения трудовых книжек

Для правильного учёта трудовых книжек работодатель обязан вести:

• Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и скреплена печатью;
• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё — также должна быть пронумерована, прошнурована и заверена;
• Журнал учёта выдачи трудовых книжек при увольнении․

Эти документы должны храниться в организации в течение 75 лет с даты их оформления․

Ответственность за нарушение сроков хранения

Нарушение сроков хранения трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность по ст․ 13․20 КоАП РФ (нарушение правил хранения документов);
• Гражданско-правовую ответственность в случае утраты или повреждения документа;
• Уголовную ответственность в случае умышленного уничтожения или подделки документа (ст․ 327 УК РФ)․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли уничтожать трудовую книжку после истечения срока хранения?

Да, после истечения установленного срока хранения (50 или 75 лет) трудовая книжка может быть уничтожена в установленном порядке с составлением соответствующего акта․

Что делать, если работник умер, а его трудовая книжка не востребована?

В этом случае трудовая книжка хранится в организации на общих основаниях в течение установленного срока (50 или 75 лет)․ Родственники могут обратиться за документом, если он им необходим․

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян?

Да, работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян по вине организации․ В этом случае в дубликате делается соответствующая запись․

Сколько времени работодатель должен хранить трудовой договор после увольнения?

Срок хранения трудового договора составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты его заключения (аналогично срокам хранения трудовых книжек)․

Срок хранения трудовых книжек после увольнения, это важный аспект кадрового делопроизводства, который регулируется законодательством․ Работодатель обязан:

• Хранить трудовую книжку в течение 2 лет в отделе кадров после увольнения;
• Передать её на архивное хранение на оставшийся срок (50 или 75 лет);
• Вести надлежащий учёт движения трудовых книжек;
• Не уничтожать документ до истечения установленного срока․

Нарушение этих правил может привести к административной и даже уголовной ответственности․ Поэтому важно строго соблюдать все требования законодательства при хранении трудовых книжек․