Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника․ Согласно действующему законодательству РФ, её оформление должно происходить в определённые сроки после принятия сотрудника на работу․ Ниже подробно рассмотрены случаи, когда трудовая книжка заводится, какие документы необходимы и какие последствия могут наступить при нарушении установленных сроков․
Общие положения
Трудовая книжка заводится:
- при первом трудоустройстве гражданина;
- при приёме на работу у уже работающего сотрудника, если у него отсутствует трудовая книжка (например, при переходе с другой формы занятости);
- в случае перехода с бумажной трудовой книжки на электронную форму (ЭТК) – при первом оформлении ЭТК․
Срок, в течение которого должна быть заведена трудовая книжка, регулируется статьёй 66 Трудового кодекса РФ и соответствующими нормативными актами Министерства труда и социальной защиты․
Когда заводится трудовая книжка при первом трудоустройстве
Для граждан, впервые устраивающихся на работу, трудовая книжка заводится в течение пяти рабочих дней с дня принятия на работу․
Порядок действий:
- Сотрудник предоставляет паспорт, СНИЛС и, при наличии, документ об образовании․
- Кадровик заполняет титульный лист трудовой книжки (фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия, специальность)․
- Вносится запись о приёме на работу: дата, наименование организации, должность, условие труда (основная работа, совместительство и т․д․)․
- Книжка заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если требуется)․
- Одновременно делается запись в электронном реестре трудовых книжек (если организация ведёт ЭТК)․
Если по уважительной причине (например, отсутствие необходимых документов у сотрудника) оформление не удалось завершить в пятидневный срок, кадровик обязан зафиксировать причину задержки и завершить оформление не позднее десяти рабочих дней с момента приёма на работу․
Трудовая книжка при приёме на работу у уже работающего сотрудника
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная), при приёме на новое место работы она не заводится заново․ В существующую книжку вносится запись о новом месте работы:
- дата приёма;
- наименование организации;
- должность;
- вид трудовой деятельности (основная, совместительство, временная и т․д․)․
Запись делается в течение трёх рабочих дней с дня принятия на работу․
В случае, если у сотрудника отсутствует трудовая книжка (например, он ранее работал только по гражданско‑правовым договорам), оформление производиться по тем же правилам, что и при первом трудоустройстве – в течение пяти рабочих дней․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности заведения
С 1 января 2021 года в России введена обязательная ведение электронных трудовых книжек для всех newly hired сотрудников․ Однако бумажные книжки сохраняются для тех, кто уже имел их до этой даты и не перешёл на ЭТК․
Срок заведения ЭТК:
- Пять рабочих дней с момента приёма на работу – для сотрудников, никогда ранее не имевших трудовой книжки․
- Три рабочих дня – для сотрудников, у которых уже существует бумажная трудовая книжка и они выбирают переход на электронный формат․
Процедура оформления ЭТК включает:
- Подачу сотрудником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная)․
- Внесение данных в информационную систему «Союз» (или иную accredited систему) уполномоченным органом – работодателем․
- Получение сотрудником уведомления о successful регистрации ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через работодателя․
Важно: даже при ведении ЭТК работодатель обязан хранить копию бумажного варианта (если он был у сотрудника до перехода) в течение всего периода трудовой деятельности для возможной проверки контролирующими органами․
Что делать, если трудовая книжка не заведена вовремя
Нарушение сроков оформления трудовой книжки влечёт административную ответственность для работодателя:
- Штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для организаций (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- В случае повторного нарушения – увеличение штрафов и возможное приостановление деятельности․
Сотрудник, чьи права нарушены из‑за отсутствия трудовой книжки, может:
- Потребовать от работодателя немедленного оформления документа․
- Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой․
- В судебном порядке требовать компенсации за моральный вред и восстановления нарушенных прав․
Рекомендуется сразу фиксировать факт задержки (например, акт о невозможности оформления из‑за отсутствия документов у сотрудника) и принимать меры к её устранению в установленные законодательством сроки․
Полезные рекомендации для кадровых служб
- Создать чек‑лист оформления трудовой книжки (бумажной и электронной) с указанием ответственных лиц и сроков․
- Автоматизировать процесс уведомления о необходимости заведения книжки через HR‑систему (например, задача в 1С:ЗУП или аналоги)․
- Проводить регулярные внутренние аудиты наличия и актуальности трудовых книжек у всех сотрудников․
- Обеспечить обучение сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (переход на ЭТК, новые формы записей)․
- Хранить копии всех заявлений сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки не менее 50 лет, как требует архивное законодательство․
Трудовая книжка заводится в строго определённые сроки: пять рабочих дней при первом трудоустройстве, три дня при внесении записи о новом месте работы или переходе на электронный формат, и пять дней при оформлении ЭТК для сотрудников без прежней книжки․ Соблюдение этих сроков не только избавляет организацию от штрафов и проверок, но и гарантирует защиту прав работника на документальное подтверждение своего трудового стажа․
Своевременное и правильное оформление трудовой книжки – важная часть кадрового документооборота, которая напрямую влияет на прозрачность трудовых отношений и доверие между работником и работодателем․