Трудовая книжка – один из обязательных документов, подтверждающих трудовые отношения между работодателем и работником. С 1 января 2025 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, включая возможность оформления электронного документа. Но независимо от того, бумажная она или электронная, сроки её оформления остаются фиксированными. В этой статье разберём, какие сроки применяются, как правильно оформить трудовую книжку и какие нюансы стоит учитывать.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий порядок оформления трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1138 от 30 января 2025 г. “Об утверждении правил ведения трудовых книжек” – содержит конкретные сроки и требования к заполнению.
• Постановление Минтруда РФ № 45 от 15 июля 2021 г. – уточняет сроки в случае отсутствия у работника прежней трудовой книжки.

Срок оформления трудовой книжки

Согласно последним нормативным актам, работодатель обязан оформить трудовую книжку в следующем порядке:

1. Первое оформление (если у работника нет трудовой книжки) – в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (7 календарных дней). В 2025 году это правило сохраняется, но в случае электронного документа срок может быть сокращён до рабочего дня после оформления трудового договора.
2. Запись о приёме на работу (если у работника уже есть трудовая книжка) – в течение 5 рабочих дней с момента начала работы. Это правило закреплено в статье «Трудовые книжки 2026» и подтверждается практикой бухгалтеров.
3. Заполнение электронной трудовой книжки – в течение рабочего дня после оформления трудового договора, если работник отработал более 5 дней. При отработке менее 5 дней запись в электронную книгу может быть отложена до окончания испытательного срока.

Таким образом, в большинстве случаев работодатель имеет максимум 7 календарных дней для оформления трудовой книжки при приёме нового сотрудника.

Как оформить трудовую книжку впервые

Ниже приведён пошаговый алгоритм оформления трудовой книжки при приёме работника, который ранее не работал в России.

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (печатный или электронный).
   • Копия паспорта работника.
   • Справка о предыдущем месте работы (если есть).
   • Согласие работника на обработку персональных данных.
2. Проверка наличия трудовой книжки – если работник не имеет, оформляется новая.
3. Заполнение первой страницы:
   • Фамилия, имя, отчество.
   • Дата рождения.
   • Место рождения.
   • Серия и номер паспорта.
   • Сведения о предыдущей трудовой деятельности (если есть).
4. Запись о приёме на работу – в присутствии работника, в т.ч. и в электронном виде.
5. Подпись руководителя и работника – в бумажной книге подпись руководителя, в электронной – цифровая подпись.
6. Сохранение копии – копия первой страницы сохраняется в электронном архиве (если применимо).

Особые случаи и нюансы

• Испытательный срок – если в договоре указан испытательный срок, запись о приёме в трудовой книжке вносится в течение 5 рабочих дней, но если работник отработал менее 5 дней, запись может быть отложена до окончания испытательного срока.
• Переход из одной компании в другую – при приёме в новую компанию работник может оставить прежнюю трудовую книжку, но в новой компании необходимо внести запись о приёме.
• Работники с иностранными трудовыми книжками – при приёме в РФ их трудовая книжка не используется, а оформляется новая.
• Сокращение срока в случае электронного документа – в 2025 году электронная трудовая книжка может быть оформлена в течение одного рабочего дня после подписания трудового договора.

Как получить новую трудовую книжку через Госуслуги

Для тех, кто предпочитает электронный формат, существует сервис Госуслуги. Процесс выглядит так:

1. Войдите в личный кабинет.
2. Выберите раздел «Трудовые книжки».
3. Заполните форму заявления, приложив копии необходимых документов.
4. Подтвердите подпись через электронную подпись.
5. Получите электронный документ в течение одного рабочего дня.

Что делать, если срок не соблюдён?

Несоблюдение сроков оформления трудовой книжки может привести к:

• Нарушению прав работника на получение пособий по безработице.
• Нарушению требований налоговых органов.
• Возможности штрафов со стороны инспекции труда.

Если срок уже истёк, работодатель должен немедленно оформить запись, а работник имеет право потребовать компенсацию за задержку.

Ключевые моменты, которые стоит запомнить:

• Новый порядок оформления трудовой книжки действует с 1 января 2025 года.
• Срок оформления – не более 7 календарных дней со дня приёма на работу.
• Если работник уже имеет трудовую книжку, запись о приёме вносится в течение 5 рабочих дней.
• Электронная трудовая книжка может быть оформлена в течение одного рабочего дня после подписания договора.
• Нарушение сроков может повлечь за собой штрафы и юридические последствия.

Соблюдение этих правил поможет работодателю избежать конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами, а работнику – получить надёжное подтверждение своих трудовых прав.