Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих трудовое правонарушение сотрудника. Её выдача регулируется Трудовым кодексом РФ, коллективными договорами и рядом нормативных актов. В статье рассматриваются все ситуации, когда работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки, а также сроки и особенности оформления.
Общие принципы выдачи
- Работодатель принимает трудовую книжку у сотрудника при приёме на работу и хранит её до момента увольнения или подачи запроса.
- Выдача происходит в определённые сроки, которые зависят от причины обращения работника.
- В случае потери или повреждения оформляется дубликат в установленные сроки.
При приёме на работу
В этот период выдача не требуется – книжка уже находится в распоряжении работодателя.
При увольнении
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы (в день увольнения) с отметкой об увольнении.
По запросу работника
Если сотрудник просит выдать книжку самостоятельно (например, для подачи в другую организацию), работодатель должен предоставить её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления.
Сроки выдачи
- В день увольнения – последний день работы сотрудника.
- Не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче.
- В течение 15 рабочих дней – срок изготовления дубликата при потере оригинала.
- При переходе на электронный формат сроки не установлены, однако в большинстве регионов продолжают использовать бумажный вариант.
Особые случаи
- Смерть работника – оригинал выдаётся его родственникам в течение трёх рабочих дней со дня получения их заявления.
- Отсутствие сотрудника – если работник не появляется на работе, составляется специальное уведомление, а выдача откладывается до его возвращения или до момента подачи заявления.
- Электронная трудовая книжка – в случае перехода на электронный документооборот сроки выдачи не регламентированы, но работодатель обязан предоставить доступ к электронному документу по запросу.
Что обязан сделать работодатель
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку в последний день работы.
- Сохранять оригинал до момента его выдачи или до окончания срока хранения (обычно до пенсионного возраста).
- При получении запроса оформить выдачу в течение трёх рабочих дней.
- При необходимости оформить дубликат и выдать его в течение 15 рабочих дней.
- Вести журнал учёта выдачи и сохранения книжек.
Практические рекомендации
Чтобы избежать задержек и конфликтов, работодателям рекомендуется:
- Закрепить в локальных нормативных актах процедуру выдачи трудовой книжки.
- Регулярно проверять наличие всех книжек в архиве.
- Обучать HR‑персонал требованиям ТК РФ и актуальным нормативным документам.
- Хранить копии всех заявлений и уведомлений о выдаче.
- При возникновении спорных ситуаций (например, отсутствие сотрудника) оформлять письменное уведомление и фиксировать все действия.
Выдача трудовой книжки регулируется чёткими сроками и условиями. Основные варианты – выдача в день увольнения, в течение трёх рабочих дней по заявлению работника и изготовление дубликата в течение 15 рабочих дней. Соблюдение этих требований позволяет не только соблюсти закон, но и поддерживать порядок в документообороте, что особенно важно в условиях частых кадровых изменений.