Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку — это не просто формальность‚ а важнейшее действие работодателя‚ регулируемое Трудовым кодексом РФ. Ошибки в сроках или содержании записи могут привести к административной ответственности для компании и создать проблемы для работника при подтверждении трудового стажа. В этой статье подробно разберем‚ в какие сроки‚ на основании каких документов и при каких условиях должна быть сделана первая запись.

Основной нормативный срок: недельный предел

Согласно части 1 статьи 320 Трудового кодекса РФ (и подтверждено практикой Роструда и юридическими экспертами)‚ работодатель обязан внести запись о приеме на работу не позднее недельного срока со дня издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Важное условие: отработал ли сотрудник более 5 дней?

Здесь возникает распространенное заблуждение. Многие кадровики ориентируются на цифру «5 дней». Это верно‚ но в контексте другого правила. Согласно статье 4 Закона РФ «О порядке учета продолжительности рабочего времени…» и сложившейся судебной практике:

• Трудовая книжка ведется на каждого работника‚ проработавшего у работодателя свыше 5 дней‚ если эта работа является для него основной.
• Если сотрудник отработал 5 дней и менее (например‚ по срочному договору или сам уволился очень быстро)‚ то запись о приеме в трудовую книжку не вносится. В этом случае книжку возвращают работнику без записей‚ а факт работы подтверждается иными документами (трудовым договором‚ приказом‚ расчетными листками).

Таким образом‚ недельный срок для внесения записи действует только для тех сотрудников‚ которые фактически приступили к работе и отработали более 5 дней.

На основании какого документа вносится запись?

Запись в раздел «Сведения о работе» (графа 4) вноситься на основании:

1. Приказа (распоряжения) о приеме на работу — основной документ. В записи указываются его номер и дата.
2. Трудового договора — если приказ оформляется позже‚ но договор уже подписан. В записи делается ссылка на договор.

Правила заполнения записи: образец 2026 года

Запись оформляется от руки (для бумажной книжки) разборчиво‚ без исправлений и сокращений. Пример корректной записи:

Заполняются следующие графы раздела «Сведения о работе»:

• Графа 1: Порядковый номер записи (например‚ «1» для первой работы).
• Графа 2: Дата приема на работу (число‚ месяц‚ год).
• Графа 3: Наименование организации-работодателя (полное или сокращенное‚ как в уставе).
• Графа 4: Сведения о документе‚ на основании которого работник принят (приказ №… от…).

Что делать‚ если сотрудник отработал менее 5 дней?

Как уже отмечалось‚ в этом случае запись не вносится. Трудовую книжку возвращают работнику. Факт работы и ее оплата подтверждаются:

• Трудовым договором (копией).
• Приказом о приеме (копией).
• Расчетными листками‚ выписками со счета.

Это правило призвано не засорять трудовую книжку краткосрочными и нестабильными периодами работы.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2024 года работодатели обязаны вести ЭТК для вновь принимаемых сотрудников (если они не высказали письменное отказа). В этом случае:

• Запись вносится в электронный реестр СЗВ-ТД в тех же сроках (неделя с даты приказа).
• Бумажная книжка не выдается‚ если работник не имел ее ранее или отказался от переоформления.
• Если у работника уже есть бумажная книжка‚ он может выбрать‚ в каком виде вести учет. При выборе бумажного варианта правила те же.

Ответственность за нарушение сроков

Нарушение обязанности по ведению трудовых книжек (включая несвоевременное внесение записей) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

• Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того‚ работник вправе обратиться в ГИТ (Государственную инспекцию труда) с жалобой‚ что может повлечь проверку.

Практические рекомендации и выводы

1. Определите статус сотрудника: Отработает ли он более 5 дней? Если нет — запись не требуется.
2. Издайте приказ о приеме в день‚ когда сотрудник фактически приступил к работе.
3. Внесите запись в трудовую книжку (или ЭТК) в течение 5-7 рабочих дней с даты приказа. Лучше сделать это сразу после издания приказа‚ чтобы не пропустить срок.
4. Проверьте правильность заполнения: дата‚ должность‚ реквизиты приказа‚ разборчивость.
5. При увольнении запись вносится в день увольнения (не позднее!). Это отдельное и строгое правило.

Статья составлена на основе анализа актуального законодательства (ТК РФ‚ Закон № 255-ФЗ‚ Приказ Минтруда № 320н) и разъяснений контролирующих органов (Роструд‚ КонсультантПлюс) по состоянию на 2026 год.