Вопрос «сколько делать» трудовую книжку возникает у работников и кадровых специалистов при приёме на работу, увольнении, переходе на электронный формат или восстановлении утерянного документа. Ниже подробно рассмотрены сроки, установленные Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, а также практические рекомендации по каждому этапу.

Оформление трудовой книжки при приёме на работу

Согласно ст. 66 ТК РФ и разъяснениям Минтруда, работодатель обязан завести трудовую книжку (или внести запись в электронную трудовую книжку) в течение пяти рабочих дней с момента принятия сотрудника на работу, если:

• работа является для сотрудника основной;
• срок трудового договора превышает пять дней;
• сотрудник не является индивидуальным предпринимателем, работающим по гражданско‑правовому договору.

Если работник устраивается на первую работу и ранее трудовой книжки не имел, отдел кадров заполняет ьный лист и вносит первую запись о приёме. При этом:

• ьный лист заполняется не позднее первого рабочего дня после приёма;
• Запись о приёме делается в течение пяти рабочих дней.

Выдача трудовой книжки при увольнении

При расторжении трудового договора работник имеет право получить трудовую книжку на руки. Согласно пункту 35 ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс:

• Выдача производится не позднее трёх рабочих дней с дня подачи заявления о выдаче (или с дня увольнения, если заявление подано заранее);
• Если работник не забрал книжку в указанный срок, она хранится у работодателя до востребования, но не более пяти лет.

При выдаче необходимо поставить печать организации на первой странице трудовой книжки (или на вкладыше) и подпись уполномоченного лица.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2021 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. Ключевые моменты:

• С 1 января 2026 года завершается переходный период – все организации обязаны вести трудовые книжки исключительно в электронном виде (за исключением случаев, когда работник отказался от ЭТК и продолжает использовать бумажный вариант);
• При приёме на работу сотрудника, у которого уже есть ЭТК, работодатель вносит сведения в систему в течение пяти рабочих дней;
• Если сотрудник переходит с бумажной на электронную форму, работодатель делает запись о переходе в бумажной книжке и одновременно вносит данные в ЭТК в течение пяти дней.

Согласие работника на переход к ЭТК обязательно – без его согласия перевод в электронный вид не осуществляется.

Восстановление утерянной или испорченной трудовой книжки

Если трудовая книжка утрачена, повреждена или содержит ошибки, её можно восстановить:

• Через бывшего работодателя – он обязан выдать справку о периодах работы и заработке, на основе которой оформляется дубликат;
• Через суд – если работодатель отказывается выдавать справку, работник может подать иск о восстановлении трудового стажа. Суд рассматривает дело в течение двух месяцев (по общему правилу), после чего выдаёт решение, на основании которого оформляеться новая трудовая книжка;
• При оформлении дубликата через кадровую службу нового работодателя – срок выдачи справки от предыдущего работодателя не должен превышать десять рабочих дней.

Важно: при восстановлении через суд необходимо предъявить копии трудового договора, приказов о приёме/увольнении, выписок из лицевого счёта ПФР и иные документы, подтверждающие трудовую деятельность.

Сроки внесения записей о награждениях, переводах и иных сведениях

Любые изменения в трудовой книжке (награждения, переводы, совместительство, вахтовый метод и т.д.) должны быть внесены:

• В течение пяти рабочих дней с дня наступления события (например, дня издания приказа о награждении);
• При переходе внутреннего совместителя в основные работники – запись делается также в течение пяти дней после издания соответствующего приказа;
• При выдаче трудовой книжки работнику по его заявлению – не позднее трёх рабочих дней.

Практический чек‑лист для кадрового специалиста

1. При приёме на работу проверить, есть ли у сотрудника трудовая книжка (бумажная или электронная).
2. Если нет – завести новую трудовую книжку и заполнить ьный лист в день приёма.
3. Внести запись о приёме не позднее пятого рабочего дня.
4. При увольнении подготовить справку о работе и выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней после заявления.
5. При переходе на ЭТК получить согласие работника, внести сведения в систему за пять дней и сделать отметку в бумажной книжке (если она сохраняется).
6. При утрате книжки запросить справку у предыдущего работодателя (срок – до 10 дней) либо подготовить исковое заявление в суд.
7. Все записи о награждениях, переводах и иных изменениях вносить в течение пяти рабочих дней.

Таким образом, ответ на вопрос «сколько делать» трудовую книжку сводится к следующим ключевым срокам:

• Оформление при приёме: до 5 рабочих дней (ьный лист – в день приёма).
• Выдача при увольнении: не позднее 3 рабочих дней после заявления.
• Переход на ЭТК: согласие работника + внесение данных за 5 дней.
• Восстановление: справка от работодателя – до 10 дней; через суд – около 2 месяцев.
• Внесение любых изменений: не позднее 5 рабочих дней с момента события.

Соблюдение этих сроков обеспечивает законность кадрового документооборота, защищает права работников и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами.