Вопрос о сроках оформления трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) часто вызывает вопросы у работников и даже у некоторых работодателей. Ответ зависит от конкретной ситуации: прием на работу, увольнение, получение дубликата или выписки. Давайте разберем все ключевые моменты, основанные на Трудовом кодексе РФ и разъяснениях контролирующих органов.
Обязанность работодателя вести трудовую книжку
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для работника основной.
Важное исключение с 1 января 2021 года: Если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, работодатель не вправе завести ему бумажную трудовую книжку. В этом случае сведения о трудовой деятельности формируются только в электронном виде (в рамках системы электронных трудовых книжек). Бумажный документ может быть оформлен только по письменному заявлению работника.
Ключевые сроки оформления
Закон устанавливает четкие временные рамки для различных действий с трудовой книжкой.
При приеме на работу (первоначальное оформление)
- Срок: Не позднее недельного со дня приема на работу.
- Что делается: Работодатель обязан оформить трудовую книжку (внести первую запись о приеме) в присутствии работника. Если у работника уже есть книжка, она принимается и проверяется.
- Для электронной формы: Сведения о приеме на работу должны быть переданы в информационную систему (ЕФС-1) не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления (письмо Минтруда от ).
При увольнении (внесение записи об увольнении)
- Срок внесения записи: В день увольнения (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).
- Срок выдачи книжки работнику: Не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (письмо Минтруда от ). То есть, если работник пришел за книжкой в день увольнения, она должна быть у него на руках в течение 3-х дней. Если он не обратился, работодатель должен обеспечить ее хранение.
Изготовление дубликата трудовой книжки
- Срок: В течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления работником.
- Основание: Заявление работника о выдаче дубликата (при утере или порче).
Выдача выписки из электронной трудовой книжки
- Срок формирования: До трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- Что это: Работник вправе получить на бумажном носителе выписку из своей электронной трудовой книжки.
Особенности для работодателей ⸺ физических лиц (не ИП)
Физические лица, нанимающие работников по трудовому договору (но не зарегистрированные как индивидуальные предприниматели), не обязаны вести бумажные трудовые книжки. Они могут (и часто должны) вести запись о трудовой деятельности в электронном виде через систему ЕФС-1. Однако, если работник письменно потребует бумажную книжку, ее необходимо оформить.
Что грозит за нарушение сроков?
Нарушение работодателем установленных сроков оформления и выдачи трудовой книжки влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц и юридических лиц могут быть значительными.
Краткая сводная таблица сроков
| Ситуация | Срок | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Оформление записи о приеме на работу | Не позднее 7 календарных дней (недельный срок) | Правила ведения трудовых книжек (Постановление №225) |
| Внесение записи об увольнении | В день увольнения | Правила ведения трудовых книжек |
| Выдача трудовой книжки при увольнении | Не позднее 3 рабочих дней с обращения | Письмо Минтруда от |
| Изготовление дубликата | 15 рабочих дней с подачи заявления | Правила ведения трудовых книжек |
| Формирование выписки из электронной книжки | До 3 рабочих дней с подачи заявления | Правила ведения электронных трудовых книжек |
Таким образом, ответ на вопрос «долго ли делать трудовую книжку» неоднозначен:
- Первоначальное оформление при приеме — до недели.
- Запись об увольнении, в тот же день, а выдача, в течение 3-х дней по первому требованию.
- Дубликат — до 15 рабочих дней.
Главное правило: все действия должны быть совершены в разумные, установленные законом сроки. Работник, зная эти сроки, может контролировать действия работодателя и при необходимости защищать свои права.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Постановление Правительства №225, письма Минтруда). Сроки указаны в рабочих днях, если иное не оговорено.