Сегодня (MM/DD/YYYY) и в России действуют новые правила оформления трудовых книжек, которые существенно изменили сроки их выдачи и ведения. В статье подробно рассмотрим, как быстро делают трудовую книжку, какие этапы включает процесс и какие нормативные акты регулируют сроки.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Она необходима для:

• подтверждения стажа и профессионального опыта;
• назначения пенсии и социальных выплат;
• трудоустройства на новое место работы.

С 2021 года в России действует dual‑system: работодатель может вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку (ЭТК). С 2026 года, согласно письму Минтруда РФ от  № 14-2/В-136, при приёме на работу работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку, а сведения о трудовой деятельности передавать в составе отчёта ЕФС‑1.

Основные этапы оформления трудовой книжки

1. Приём на работу. Работодатель оформляет трудовой договор и, если работа является основной и продолжительностью более пяти дней, открывает трудовую книжку.
2. Внесение первой записи. В бумажном варианте – запись о приёме на работу; в электронном – формирование первой выписки в системе ЕФС‑1.
3. Ведение и хранение. Периодическое внесение записей о переводах, повышениях, награждениях и т.д.
4. Выдача при увольнении или по заявлению работника. Окончательный этап – передача документа сотруднику.

Каждый из этих этапов имеет свои сроки, которые мы рассмотрим ниже.

Сроки оформления бумажной трудовой книжки

Несмотря на переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки всё ещё могут выдаваться по заявлению работника или в случае необходимости дубликата. Нормативные сроки:

• Внесение записи при приёме на работу. По ст. 66 ТК РФ запись делается в день оформления трудового договора (или не позднее следующего рабочего дня).
• Выдача трудовой книжки при увольнении. Постановление Правительства РФ от  № 225 (ред. от ) устанавливает, что книжка выдаёться в день увольнения (запись производится в тот же день). Если по объективным причинам невозможно – не позднее следующего рабочего дня.
• Выдача по заявлению работника (например, для получения дубликата). Портал Кадровик‑практик указывает, что работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника.
• Изготовление дубликата бумажной трудовой книжки. Срок – в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления (см. раздел «Можно ли выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки?»);

Таким образом, даже в бумажном виде процесс оформления занимает от одного дня до трёх рабочих дней в зависимости от ситуации.

Сроки оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронный формат существенно ускоряет взаимодействие между работодателем, сотрудником и Пенсионным фондом. Основные сроки:

• Подача сведений в ЕФС‑1. Работодатель обязан направить сведения о трудовой деятельности в составе отчёта ЕФС‑1 не позднее рабочего дня, следующего за днём оформления (письмо Минтруда РФ от  № 14-2/В-136).
• Формирование выписки из ЭТК. По данным ГАРАНТ;РУ (2025‑08‑12) формирование выписки может занимать до трёх рабочих дней.
• Выдача выписки сотруднику по его запросу. Если работник требует выписку из электронной трудовой книжки, работодатель обязан предоставить её не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления (см. раздел «Электронная трудовая книжка: правила ведения и заполнения»).
• Выдача при увольнении. Поскольку запись об увольнении вноситься в день расторжения трудового договора, выписка из ЭТК может быть предоставлена сотруднику в тот же день (или на следующий рабочий день при технических задержках).

Сравнительная таблица сроков

Примечание: В таблице указаны максимальные сроки, установленные действующими нормативными актами на 2026 год.

Практические рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей

• Автоматизируйте процесс подачи сведений в ЕФС‑1 – используйте интегрированные кадровые системы, которые формируют отчёт автоматически в день оформления.
• Настройте внутренний регламент: ответственное лицо должно проверять correctness данных перед отправкой в ЕФС‑1, чтобы избежать штрафов за недостоверные сведения.
• Храните электронные подписи и сертификаты в надёжном месте – они необходимы для подтверждения подлинности выписок.
• При запросе сотрудника о выдаче выписки из ЭТК оперативно формируйте документ в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в корпоративной системе.

Для сотрудников

• При приёме на работу уточните у кадровой службы, в каком формате ведётся ваша трудовая книжка (бумажная или электронная).
• Если вам нужна бумажная копия для личного архива, подайте заявление на выдачу дубликата – срок не превышает 15 рабочих дней.
• При увольнении требуйте выписку из электронной трудовой книжки в день расчёта; это ускорит процесс трудоустройства на новое место.
• Сохраняйте доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» – там вы можете самостоятельно скачать выписку из ЭТК в любой момент.

В 2026 году процесс оформления трудовой книжки стал значительно быстрее благодаря обязательному ведению электронного формата и чётко регламентированным срокам подачи сведений в ЕФС‑1. Средний срок выдачи трудовой книжки (или её выписки) составляет от одного до трёх рабочих дней, что позволяет сотрудникам оперативно подтверждать свой трудовой стаж и работодателям избегать штрафов за нарушение сроков.

Соблюдение установленных норм не только обеспечивает законность трудовых отношений, но и повышает доверие между сторонами трудовых договоров. Рекомендуем работодателям внедрять автоматизированные решения для работы с ЕФС‑1, а сотрудникам – активно пользоваться возможностями электронных сервисов для получения выписок из своей трудовой книжки.

Информация актуальна на . Источники: письмо Минтруда РФ от  № 14-2/В-136, Постановление Правительства РФ от  № 225, данные порталов ГАРАНТ.РУ, КонсультантПлюс, Портал Кадровик‑практик и другие нормативные акты, действующие на территории Российской Федерации.