Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность сотрудника․ Её оформление регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом нормативных актов․ Ниже подробно рассмотрены все сроки, связанные с выдачей, заполнением и передачей этой книги․

Общие требования ТК РФ

Согласно ст․ 66 ТК РФ, работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, за исключением случаев, когда закон не требует их ведения․ Ведение производится в бумажном виде, однако с 2026 года для новых сотрудников допускается только электронный вариант․

Кто обязан вести трудовые книжки?

• Все работодатели, за исключением физических лиц‑непредпринимателей․
• Организации, которые нанимают работников на постоянной основе более чем на 5 календарных дней․

Сроки оформления при приёме на работу

В 2026 году для новых сотрудников вводятся особенности оформления:

• Электронный документ – обязательный для всех, кто впервые трудоустраивается в 2026 году․
• Бумажная трудовая книжка может выдаваться только в случае, если работник явно требует её оформления в бумажном виде․

По информации Письма Минтруда РФ от № 14‑2/V‑136, сведения о трудовой деятельности должны веститься только в электронном виде․

Пошаговая инструкция оформления впервые в 2026 году

1. Трудоустраиваете новичка и оформляете его в системе СФР․
2. Подтверждаете факт занятости и передаёте данные в электронный кадровый реестр․
3. Если сотрудник требует бумажную форму, оформляете её вручную, но только после получения письменного заявления․
4. Заполняете записи в книжке в соответствии с требованиями ТК РФ․

Срок внесения записей

Согласно КонсультантПлюс, запись о трудоустройстве должна быть внесена с момента принятия в компанию, но не позднее 5 рабочих дней․

Срок выдачи трудовой книжки работнику

После того как запись внесена, работодатель обязан передать книгу сотруднику․ Нормативные акты устанавливают следующие сроки:

• Не более 3 рабочих дней со дня подачи работником заявления о выдаче книги (проверено на портале Кадровик‑практик)․
• При увольнении книжка выдаётся в последний рабочий день (ст․ 81 ТК РФ)․

Выдача при увольнении

В 2025 году и последующие годы закон сохраняет обязательство выдавать трудовые книжки в последний день увольнения․ Это гарантирует, что сотрудник получит все необходимые документы одновременно с расчетом заработной платы․

Переход на электронные трудовые книжки

С 2023 года в России активно внедряется электронный формат трудовых книжек․ Правила и сроки их перехода изложены в следующих пунктах:

• Работодатель обязан обеспечить переход на электронный вариант в течение 3 дней после получения письменного заявления сотрудника о переходе․
• Электронный документ хранится в защищённом кадровом портале и доступен для просмотра работником по запросу․
• При этом сохраняются все требования к содержанию и оформлению записей․

Сроки выдачи электронной книжки

По правилам КонсультантПлюс, после получения заявления работодатель обязан выдать электронную форму не позднее 3 рабочих дней․

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли бумажная трудовая книжка в 2026 году?

Для новых сотрудников, принятых в 2026 году, бумажная форма не требуется – все сведения фиксируются в электронном виде․ Бумажная книжка может быть выдана только по специальному запросу работника․

Что делать, если работник требует бумажную форму?

В этом случае работодатель оформляет книжку вручную, но только после получения письменного заявления․ Срок выдачи остаётся прежним – не более 3 рабочих дней с момента подачи заявления․

Как вести учёт трудовой деятельности при переходе на электронную форму?

Ведите записи в электронном кадровом реестре, соблюдая все требования ТК РФ (ст․ 66)․ При этом в системе должны быть зафиксированы:

• Дата приёма на работу․
• Должность и место работы․
• Сведения о проработанном времени․
• Сведения об увольнении, если оно произошло․

Краткое резюме сроков

Эти сроки закреплены в ТК РФ, Приказе Минтруда № 320н от и подтверждены практикой КонсультантПлюс и Государственной инспекции труда․

Оформление трудовой книжки – обязательный процедурный элемент работы с персоналом․ Соблюдение установленных сроков (внесение записей в течение 5 рабочих дней, выдача книги не позже 3 рабочих дней после заявления, выдача при увольнении в последний день) позволяет избежать штрафов и обеспечить прозрачность отношений с сотрудниками․ При переходе на электронные формы важно своевременно реагировать на заявления работников и поддерживать актуальность данных в электронном кадровом реестре․

Соблюдая эти нормы, работодатель обеспечивает полное соответствие законодательству и минимизирует риск юридических ошибок․