Текущая дата и время: 01:45:20 ().
В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства от 26 апреля 2020 г. № 590, а также Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатели и сотрудники должны соблюдать определённые сроки при подаче заявлений, касающихся ведения трудовых книжек.
Сроки подачи заявления работником
Законодательство не фиксирует строгих сроков подачи заявления о ведении трудовой книжки, однако для удобства учёта и согласования с работником рекомендуется отнести подачу к началу соответствующего периода.
- Заявление необходимо подать не позднее 3‑х рабочих дней со дня его получения.
- Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, дубликат трудовой книжки выдаётся не позже дня увольнения (п. 35 Порядка).
- Для перехода на электронную форму заявление должно быть отправлено до 31 декабря 2020 г..
Заявление о ведении бумажной трудовой книжки
Работник, желающий оставить запись в бумажном виде, подаёт соответствующий бланк. После получения заявления работодатель в течение 15 рабочих дней выдаёт дубликат (если требуется) и вносит сведения в систему ПФР;
Заявление о ведении электронной трудовой книжки (ЭТК)
Переход на электронный формат требует отдельного заявления, после чего работодатель передаёт сведения в Пенсионный фонд. При этом:
- Заявление подаётся до конца 2020 года.
- Работодатель обязан направить данные в ПФР в установленные сроки.
- Бумажная копия трудовой книжки выдаётся работнику для подтверждения стажа до 2020 года.
Сроки выдачи дубликата и переходных документов
Согласно Приказу Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н:
- Дубликат трудовой книжки выдаётся не позже 15 рабочих дней со дня подачи заявления.
- Если заявление подано в последний рабочий день перед выходным или праздником, выдача переносится на ближайший следующий рабочий день.
Особенности заверения и хранения записей
По новому порядку записи в электронной книжке больше не требуется личная подпись работника при увольнении. Заверяется только факт подачи заявления о ведении сведений о трудовой деятельности.
Заверение записи в бумажной книжке
Рекомендуется, чтобы запись о подаче заявления была заверена подписью и печатью организации, однако закон не требует обязательного заверения.
Хранение информации в ПФР
Сведения, полученные из заявлений, заносятся в блок информации о трудовой деятельности и хранятся на информационных ресурсах ПФР.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
- Преимущества:
- Быстрый доступ к данным для работодателя и ПФР.
- Снижение риска потери или повреждения бумажного документа.
- Упрощённое формирование отчётов о стаже и выплатах.
- Недостатки:
- Необходимость подтверждения права доступа к электронным данным.
- Зависимость от технической инфраструктуры и кибербезопасности.
- Ограничения при переходе обратно к бумажному формату.
Практический пример заполнения заявления
Для удобства работников в архивном файле находятся два готовых бланка:
- Заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде.
- Заявление на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК).
При заполнении указываются:
- ФИО работника.
- Номер и серия текущей трудовой книжки (если есть).
- Выбор формы ведения – бумажная или электронная.
- Дата подачи заявления.
Соблюдение установленных сроков подачи и обработки заявлений по трудовым книжкам позволяет:
- Обеспечить своевременное внесение данных в ПФР.
- Избежать задержек при выдаче дубликата или переходе на электронный формат.
- Сохранить полную и достоверную информацию о стаже работы сотрудника.
Работодателям рекомендуется заранее подготовить необходимые бланки и информировать сотрудников о порядке подачи заявлений, чтобы минимизировать риск пропуска критических дат.