Переход на электронный формат учета трудовой деятельности стал одним из ключевых изменений в кадровом делопроизводстве. Многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: когда нужно подавать заявление, какие сроки установлены законом и что делать, если основной период подачи уже прошел.

Основные сроки подачи заявления

Согласно законодательству, основной этап перехода на электронные трудовые книжки был определен следующим образом:

• До 31 декабря 2020 года включительно — каждый работник должен был подать работодателю письменное заявление в произвольной форме.

В этом заявлении работник мог выбрать один из двух вариантов:

1. Ведение трудовой книжки в электронном виде. В этом случае бумажная книжка выдается на руки, а все последующие записи ведутся в цифровом формате.
2. Сохранение бумажной версии. В этом случае работодатель продолжает вносить записи в бумажную книжку, параллельно передавая сведения в Социальный фонд России (ранее ПФР).

Что делать, если срок (31 декабря 2020 г.) пропущен?

Если работник по каким-то причинам не имел возможности подать заявление в 2020 году, закон предусматривает гибкие условия для таких случаев:

Лица, не подавшие заявление вовремя, вправе сделать это в любое время. Заявление подается работодателю по основному месту работы. Это актуально в т.ч. при трудоустройстве в новую организацию.

Переход с бумажной книжки на электронную

Важно знать, что выбор не является окончательным. Если работник ранее выбрал ведение бумажной трудовой книжки, он может в любой момент изменить свое решение и перейти на электронный формат. Для этого достаточно подать соответствующее заявление работодателю.

Сроки выдачи документов и обработки запросов

При взаимодействии с работодателем и государственными органами установлены следующие временные регламенты:

Выдача бумажной трудовой книжки

Если сотрудник решил перейти на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать ему бумажный документ на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Корректировка сведений в ПФР (СФР)

Если в электронных сведениях обнаружены неточности, работник может подать заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Срок рассмотрения таких заявлений составляет 10 дней. Однако, если требуется направить запрос в архивы или сторонние организации, этот срок может быть увеличен.

Получение сведений о трудовой деятельности (СТД-Р)

Для получения выписки из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) работнику также необходимо подать заявление работодателю.

Обязанности работодателя по подаче сведений

Помимо работы с заявлениями сотрудников, работодатели обязаны соблюдать строгие сроки передачи данных в ПФР (СФР). С 1 января 2020 года сроки подачи сведений о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) были существенно сокращены.

Ранее сведения подавались до 15-го числа следующего месяца, теперь же передача данных осуществляется практически в режиме реального времени (в зависимости от типа мероприятия).

Таким образом, несмотря на прошедший основной срок подачи заявлений, каждый работник сохраняет за собой право выбрать удобный формат учета трудового стажа в любое время.