В современных реалиях цифровизации многие работники и работодатели сталкиваются с необходимостью перехода на электронные форматы документов. Одним из ключевых изменений в этой сфере стало внедрение электронной трудовой книжки (ЭТК). Этот документ позволяет хранить информацию о трудовом стаже в цифровом формате‚ что упрощает ведение учета и обмен данными между работодателями и государственными органами.

В данной статье мы подробно рассмотрим все аспекты‚ связанные с сроками подачи заявления на ЭТК‚ включая законодательные требования‚ практические рекомендации и нюансы‚ которые важно учесть.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит те же сведения о трудовом стаже работника‚ но хранится в электронном виде в системе Пенсионного фонда Украины или других уполномоченных органов.

Основные преимущества ЭТК:

• Удобство ведения: информация обновляется автоматически при смене места работы;
• Защита от потерь: отсутствует риск утери или порчи бумажного документа;
• Быстрый доступ: работник может получить информацию о своем стаже в любое время через электронные сервисы;
• Сокращение бумажной волокиты: уменьшается количество документов‚ которые необходимо хранить работодателю.

Кто может перейти на ЭТК?

Согласно законодательству Украины‚ перейти на электронную трудовую книжку могут:

• Работники‚ которые уже имеют бумажную трудовую книжку;
• Новые сотрудники‚ которые впервые устраиваются на работу после введения ЭТК;
• Лица‚ которые ранее не имели возможности подать заявление о переходе на ЭТК (например‚ из-за отсутствия доступа к цифровым сервисам).

Сроки подачи заявления на ЭТК

Законодательство Украины не устанавливает строгих сроков для подачи заявления о переходе на ЭТК. Однако для удобства ведения учета и соблюдения требований рекомендуется придерживаться следующих сроков:

Для действующих работников

Работник может подать заявление о переходе на ЭТК в любое время. После подачи заявления работодатель обязан:

1. В течение 3 рабочих дней внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку;
2. Выдать работнику бумажную трудовую книжку с соответствующей записью;
3. Направить сведения о переходе на ЭТК в Пенсионный фонд Украины (форма ЕФС-1).

Для новых сотрудников

При первом трудоустройстве работодатель обязан:

1. Подписать трудовой договор;
2. Ознакомить работника с приказом о приеме на работу;
3. Внести сведения о приеме на работу в электронную трудовую книжку и бумажную (если она ведется);
4. Направить форму ЕФС-1 в Пенсионный фонд Украины.

Для лиц‚ не имевших возможности подать заявление ранее

Если работник не имел возможности подать заявление о переходе на ЭТК до 31 декабря 2020 года‚ он вправе сделать это в любое время. Работодатель обязан:

1. Принять заявление;
2. Внести соответствующие записи в обеих формах (бумажной и электронной);
3. Направить сведения в Пенсионный фонд Украины.

Действия работодателя после подачи заявления

После получения заявления от работника работодатель обязан выполнить следующие действия:

• В течение 3 рабочих дней:
• Внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку;
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку с соответствующей записью;
• Направить сведения о переходе на ЭТК в Пенсионный фонд Украины (форма ЕФС-1).
• При увольнении работника:
• В день прекращения трудового договора внести запись об увольнении в электронную трудовую книжку;
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку с записью об увольнении (если она ведется);
• Направить сведения об увольнении в Пенсионный фонд Украины.

Особенности перехода на ЭТК в Украине

С 10 июня 2026 года в Украине планируется полный переход на электронный учет трудового стажа. Это означает‚ что бумажные трудовые книжки будут постепенно выходить из обращения. Однако до этого срока работники и работодатели могут выбирать‚ в каком формате вести учет.

Основные особенности перехода:

• Работодатели обязаны предоставлять работникам возможность выбора формата трудовой книжки;
• Сведения о трудовом стаже должны храниться в обеих формах до тех пор‚ пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК;
• Электронные трудовые книжки хранятся в системе Пенсионного фонда Украины и доступны работникам через электронные сервисы.

Как подать заявление на ЭТК?

Подача заявления о переходе на ЭТК осуществляется в письменной форме. Работник может:

• Написать заявление от руки и передать его работодателю;
• Отправить заявление в электронном виде (если работодатель предоставляет такую возможность);
• Использовать электронные сервисы Пенсионного фонда Украины для подачи заявления.

Образец заявления:

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена‚ работник может:

1. Обратиться к последнему работодателю за дубликатом;
2. Получить выписку из электронной трудовой книжки через электронные сервисы Пенсионного фонда Украины;
3. Обратиться в суд для восстановления трудовой книжки (в случае конфликта с работодателем).

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за:

• Своевременное внесение записей в трудовую книжку (бумажную и электронную);
• Своевременную подачу сведений в Пенсионный фонд Украины;
• Сохранность бумажных трудовых книжек;
• Соблюдение требований законодательства при переходе на ЭТК.

За нарушение требований работодатель может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.

Переход на электронную трудовую книжку — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений. Он упрощает ведение учета‚ сокращает бумажную волокиту и защищает данные работников от утери или порчи.

Основные выводы:

• Работник может подать заявление о переходе на ЭТК в любое время;
• Работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после подачи заявления;
• Сведения о трудовом стаже должны храниться в обеих формах до тех пор‚ пока работник не подаст заявление о переходе на ЭТК;
• С 10 июня 2026 года в Украине планируется полный переход на электронный учет трудового стажа.

Если у вас остались вопросы по срокам подачи заявления на ЭТК или другим аспектам перехода‚ обратитесь к специалистам Пенсионного фонда Украины или к юристу по трудовому праву.