Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве за последние годы․ Процесс этот растянут во времени‚ и у многих работников и работодателей до сих пор возникают вопросы о сроках подачи заявлений‚ особенно с учетом того‚ что в сети можно встретить устаревшую или противоречивую информацию․ В этой статье мы подробно разберем‚ в какие сроки необходимо подавать заявление о ведении трудовой книжки в зависимости от конкретной ситуации․
Исторический контекст: дедлайн 31 декабря 2020 года
Главной отправной точкой в истории электронных трудовых книжек является 31 декабря 2020 года․ Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ‚ именно до этой даты (включительно) работники‚ осуществлявшие трудовую деятельность до 1 января 2021 года‚ должны были сделать выбор:
- Сохранить бумажную трудовую книжку — в этом случае работодатель продолжал вести ее наряду с формированием электронных сведений․
- Перейти на электронную трудовую книжку — в этом случае бумажный документ выдавался на руки работнику‚ а работодатель с 2021 года вел сведения о трудовой деятельности только в электронном виде․
Для того чтобы проинформировать всех сотрудников‚ работодатели были обязаны направить им письменные уведомления до 30 июня 2020 года включительно․
Что делать‚ если вы не успели подать заявление до 2021 года?
На практике многие работники по разным причинам не подали заявление до конца 2020 года․ Как разъясняют специалисты (в т․ч․ на основе правоприменительной практики 2024-2026 годов)‚ закон прямо не предусматривает возможность подачи заявления после ‚ однако он также не содержит запрета на это․
Если работник‚ имевший возможность по 31 декабря 2020 года включительно подать заявление‚ этого не сделал‚ за ним сохраняется право на подачу такого заявления в любое время․ В таком случае по умолчанию считается‚ что он выбрал сохранение бумажной трудовой книжки‚ пока не заявит об обратном․
Сроки для работающих сотрудников: переход на ЭТК в любое время
Если работник‚ по которому сейчас ведется бумажная трудовая книжка‚ решил отказаться от нее и перейти на электронный формат‚ он может сделать это в любое время․ Для этого ему необходимо подать работодателю по основному месту работы письменное заявление в произвольной форме․
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о том‚ что подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ․ В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки‚ а в графе 3 — сама формулировка: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику․ Согласно законодательству‚ сделать это необходимо не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления․
Прием на работу новых сотрудников (с 2021 года и позже)
Отдельный вопрос, сроки подачи заявления при приеме на работу сотрудников‚ которые начали свою трудовую деятельность после 1 января 2021 года․ Для таких работников закон устанавливает особые правила:
Молодые специалисты (первое место работы)
Если человек впервые устраивается на работу (у него нет стажа до 2021 года и он никогда не имел бумажной трудовой книжки)‚ заявление о выборе не подается вообще․ Его трудовая книжка изначально ведется только в электронном виде․ Работодатель просто формирует сведения о трудовой деятельности и передает их в Социальный фонд России (СФР)․
Работники‚ уже имевшие стаж до 2021 года
Если в 2024‚ 2025 или 2026 году на работу принимается сотрудник‚ который ранее работал‚ но по каким-то причинам не сделал выбор в 2020 году (или сменил работодателя)‚ ситуация выглядит следующим образом:
- Работодатель не обязан повторно уведомлять такого работника об изменениях в законодательстве (срок уведомлений истек 30 июня 2020 года)․
- Если работник приносит бумажную трудовую книжку‚ работодатель продолжает ее вести․
- Работник имеет право подать заявление о переходе на ЭТК в любой момент работы у данного работодателя‚ в т․ч․ прямо в день приема на работу․
Что делать‚ если работник подал заявление в день приема на работу?
Часто возникает вопрос: как оформить прием‚ если работник написал заявление о переходе на ЭТК прямо в день трудоустройства?
В такой ситуации кадровику необходимо:
- Сначала оформить прием на работу (внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку)․
- Затем принять заявление о переходе на электронный формат․
- Сразу после этого внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления (согласно п․ 34 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утв․ Приказом Минтруда России от № 320н)․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику в течение трех рабочих дней․
Краткая шпаргалка по срокам
- До 30 июня 2020 года — крайний срок для работодателей уведомить сотрудников о переходе на ЭТК․
- До 31 декабря 2020 года включительно — рекомендованный срок для подачи заявлений работниками‚ чтобы определиться с форматом на 2021 год․
- В любое время — право работника‚ за которым ведется бумажная книжка‚ подать заявление о переходе на ЭТК․
- Не позднее 3 рабочих дней — срок выдачи бумажной трудовой книжки на руки после получения заявления от работника․
Хотя основной ажиотаж вокруг электронных трудовых книжек остался в 2020 году‚ процесс перехода продолжается․ Главное‚ что нужно помнить: за работником сохраняется право выбора․ Если вы ведете бумажную трудовую книжку и хотите перейти на электронный формат‚ вы можете подать заявление в любое время‚ и работодатель будет обязан выдать вам бумажный документ на руки в течение трех рабочих дней․ Если же вы впервые устраиваетесь на работу‚ ваша трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде‚ и подавать заявление вам не нужно․