С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России к 2026 году закончилось большинство переходных сроков, но требования к работодателям по сдаче отчетности остались столь же строгими, как и раньше. Ниже вы найдёте подробный разбор всех ключевых сроков, форм и практических рекомендаций, которые помогут избежать штрафов и недоразумений.
Правовая база
Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» и в часть его о регистрации юридических лиц»
В статье 2 п. 4 данного закона закреплены сроки сдачи отчётности по ЭТК. В частности, работодатели обязаны:
- передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР и СФР;
- сдавать отчёты в форме СЗВ‑ТД (СЗВ‑ТД) и ЕФС‑1;
- выполнять это в установленные сроки.
Трудовой кодекс РФ (статьи 66.1, 66.2)
ТК РФ регламентирует выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат. Если сотрудник заявляет о сохранении бумажной книжки, работодатель обязан:
- выдать бумажную копию;
- записать в ней выдачу на руки в соответствии со статьёй 66.1;
- отметить это в книге учёта движения трудовых книжек.
Ключевые сроки сдачи отчетности
Согласно последним обновлениям, в 2026 году сроки сдачи отчетности выглядят следующим образом:
- Отчётность в ПФР (СЗВ‑ТД / ЕФС‑1) – не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие (приём, увольнение, изменение должности и т.д.).
- Отчётность в СФР (СЗВ‑ТД / ЕФС‑1) – также до 15‑го числа следующего месяца. Для некоторых событий (например, если работник подал заявление о переходе на бумажную книжку) срок может быть продлен до 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление.
- Сдача электронных трудовых книжек (ЭТК) – в рамках переходного периода до 1 января 2026 года работодатель обязан сдавать ЕТК в течение 30 июня 2020 г. После завершения переходного периода (с 1 января 2026 г.) требования к сдаче сведений в ПФР и СФР остаются прежними, но в системе ЭТК уже нет необходимости в отдельном документообороте.
Сроки для конкретных событий
- Приём на работу – до 15 числа следующего месяца.
- Увольнение – до 15 числа следующего месяца.
- Изменение должности/отдела – до 15 числа следующего месяца.
- Переход на бумажную трудовую книжку – до 25 числа следующего месяца.
- Переход на электронную трудовую книжку – до 15 числа следующего месяца.
Как правильно сдавать отчёты
- Подготовка данных – соберите всю необходимую информацию о сотрудниках за рассматриваемый период: даты приёма, увольнения, начисления, изменения должности и т.д.
- Формы отчётности – используйте официальные формы:
- СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) – для ПФР и СФР.
- ЕФС‑1 (Единый федеральный справочный список) – для ПФР.
- Проверка и контроль – перед отправкой проверьте:
- корректность дат и сумм;
- отсутствие дублирующих записей;
- соответствие требованиям формата (XML, CSV, PDF).
- Отправка в ПФР и СФР – можно использовать:
- 1С:Бухгалтерия (модули «Отчётность»);
- Контур.Экстерн (платформа для автоматической сдачи);
- Портал «ПФР» и «СФР» (через электронный кабинет).
- Сохранение подтверждений – после отправки сохраняйте электронные квитанции и отчёты в архиве компании.
Использование 1С и других систем
Большинство компаний используют 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление персоналом для автоматизации сдачи отчётности. В 2026 году обновлённый модуль «Отчётность по ЭТК» позволяет:
- автоматически генерировать СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
- проверять наличие ошибок в данных;
- отправлять отчёты напрямую в ПФР и СФР.
Проверка и контроль
Для минимизации ошибок рекомендуется:
- проводить ежемесячный аудит данных;
- использовать чек‑лист «Проверка отчётности»;
- обучать бухгалтеров и кадровиков требованиям закона.
Частые ошибки и как их избежать
- Несвоевременная сдача – всегда планируйте сдачу за 5–7 дней до дедлайна.
- Неправильные даты – используйте календарь 1С, чтобы избежать ошибок при вводе дат.
- Отсутствие подтверждений – сохраняйте электронные квитанции и отчёты.
- Неполные данные – проверьте, что в отчёте указаны все необходимые поля (ФИО, ИНН, дата приёма, дата увольнения).
- Дублирование записей – проверяйте, чтобы один и тот же сотрудник не был записан дважды за один месяц.
Сдача отчётности по электронным трудовым книжкам в 2026 году требует точного соблюдения сроков и форм. Ключевые моменты:
- Сдавайте отчёты в ПФР и СФР до 15 числа следующего месяца.
- Если работник запрашивает бумажную трудовую книжку, сдайте отчёт до 25 числа следующего месяца.
- Используйте официальные формы СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
- Автоматизируйте процесс с помощью 1С или Контур.Экстерн.
- Проверяйте данные и сохраняйте подтверждения.
Понимание и соблюдение этих требований поможет вам избежать штрафов, упростит взаимодействие с государственными органами и обеспечит надёжную защиту прав ваших сотрудников.