С 2020‑го года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․
Для работодателей это значит, что сведения о трудовой деятельности сотрудников необходимо
передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) в виде отчёта ЕФС‑1 (ранее СЗВ‑ТД)․
Нарушение сроков сдачи отчёта влечёт штрафы и может стать причиной проверок со стороны
трудовой инспекции․
Правовая база
- Федеральный закон № 122‑ФЗ от г․ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»;
- Приказ Минтруда России от № ПТ‑1‑2020 «Об утверждении порядка представления сведений о трудовой деятельности в ПФР»;
- Приказ ФНС России от № ЭД‑7‑8/1047 (о сроках представления сведений по НДФЛ и страховым взносам, которые тесно связаны с ЕФС‑1)․
Что именно сдаётся?
Отчёт ЕФС‑1 состоит из нескольких подразделов․ Для целей трудовых книжек важен
подраздел 1․1 «Сведения о трудовой деятельности» (ранее СЗВ‑ТД)․
В него вносятся:
- дата приёма на работу (приказ, трудовой договор);
- дата увольнения или изменения условий труда;
- информация о переводе, временном отпуске, командировке и т․д․;
- данные о продолжении ведения электронной трудовой книжки․
Основные сроки сдачи отчёта
| Кадровое событие | Срок сдачи ЕФС‑1 (подраздел 1․1) | Комментарий |
|---|---|---|
| Приём на работу (издание приказа/договора) | не позже рабочего дня, следующего за датой издания приказа | Если дата – выходной, переносится на первый рабочий день․ |
| Увольнение (приказ об увольнении) | не позже рабочего дня, следующего за датой издания приказа | Тот же принцип, что и при приёме․ |
| Изменения условий труда (перевод, изменение оклада, отпуск без сохранения зарплаты и др․) | до 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие | Если 15‑е попадает на выходной – перенос на следующий рабочий день․ |
| Ежемесячная отчётность (при наличии хотя бы одного события в отчётном месяце) | до 25‑го числа месяца, следующего за отчётным | Если 25‑е – выходной, отчёт принимается в ближайший рабочий день․ |
| Отчёт за период без кадровых событий (пустой отчёт) | не требуется сдавать | Пустая форма не предусмотрена, но в системе может быть отмечено «нет данных»․ |
Особенности 2026 года
В 2026 году изменились лишь некоторые технические детали, но основные сроки остались прежними․
Ниже – несколько актуальных нюансов, найденных в открытых источниках:
- Система Saby Blog (СБИС) может автоматически напоминать о предстоящих сроках через e‑mail или SMS (пример: напоминание за 2‑3 дня до 25‑го числа)․
- В феврале 2026 года форма СЗВ‑ТД (теперь ЕФС‑1) не требуется – её можно подать в марте, если возникнут изменения․
- Если отчёт совпадает с праздничным или выходным днём, допускается сдача в ближайший следующий рабочий день (это правило закреплено в приказе Минтруда)․
- Для работодателей, использующих 1С:Зарплата и управление персоналом 8, предусмотрен шаблон «ЕФС‑1 подраздел 1․1», который автоматически рассчитывает сроки на основе даты приказа․
Штрафы и последствия просрочки
Нарушение сроков сдачи ЕФС‑1 влечёт административную ответственность:
- Штраф за несвоевременную сдачу отчёта – от 5 000 до 30 000 рублей (в зависимости от количества работников и повторности нарушения)․
- Повторные просрочки могут привести к более серьёзным санкциям, вплоть до приостановления деятельности организации․
- Трудовая инспекция имеет право проводить проверку, если в течение 30 дней после даты подачи заявления о передаче сведений в ПФР не будет получено подтверждение о её получении․
Как избежать просрочки: практические рекомендации
- Настройте автоматические напоминания․ Системы 1С, СБИС, Контура и др․ позволяют задать триггеры (по дате приказа, дате увольнения)․
- Ведите календарь кадровых событий․ Внесите в календарь Google/Outlook даты издания приказов, а также даты их окончания․
- Проверяйте выходные и праздничные дни․ При планировании сдачи отчёта учитывайте календарь официальных праздников РФ․
- Проверяйте «пустой» отчёт․ Если в месяце не было кадровых изменений, в системе всё равно необходимо подтвердить отсутствие данных, иначе система может потребовать сдачу пустой формы․
- Регулярно обновляйте программное обеспечение․ Новые версии 1С и других программ учитывают актуальные изменения в законодательстве (например, перенос срока сдачи в феврале 2026 г․)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать отчёт, если в компании только один сотрудник?
Да․ Обязанность сдавать ЕФС‑1 распространяется на всех работодателей, независимо от количества работников․
Что делать, если в отчётном месяце не было ни одного кадрового события?
Сдавать отчёт не требуется, но в системе необходимо зафиксировать «отсутствие данных»․ Это делается простым подтверждением в личном кабинете ПФР․
Какой срок считается «рабочим днём», если событие произошло в субботу?
Суббота и воскресенье не считаются рабочими днями; Сдача переносится на первый понедельник после даты события․
Можно ли отправить отчёт позже установленного срока, если есть уважительные причины?
Теоретически – да, но необходимо подать письменное объяснение в ПФР и ждать решения․ Без согласования штраф будет наложен․
Где посмотреть актуальный календарь сроков сдачи ЕФС‑1?
Календарь доступен в личном кабинете ПФР, а также в справочных разделах большинства бухгалтерских программ (1С, Контур, СБИС)․
Сдача отчёта по трудовым книжкам (ЕФС‑1) – обязательный элемент кадрового учёта в России․
В 2026 году основные сроки остаются неизменными: не позже следующего рабочего дня после издания приказа при приёме/увольнении и до 15‑го/25‑го числа при прочих изменениях․
Соблюдение этих сроков помогает избежать штрафов, проверок и сохраняет репутацию работодателя․
Помните: своевременная сдача отчёта – это не только юридическая обязанность, но и показатель надёжного управления персоналом․