Ведение трудовых книжек – одна из ключевых обязанностей работодателя․ С 2024 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки, однако бумажные формы и связанные с ними отчёты (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД, СФР) остаются обязательными․ Ниже собраны актуальные сроки сдачи отчётности за 2024‑2026 годы, порядок заполнения форм и полезные подсказки для бухгалтеров и кадровиков․

Ключевые нормативные документы

• Приказ СФР № 1462 от  г․ (приложение 2) – порядок заполнения формы ЕФС‑1 при приёме на работу и при увольнении․
• Приказ СФР от 2025 г․ – сроки сдачи отчётов в СФР (до 25‑го числа месяца, следующего за отчётным периодом)․
• Федеральный закон «О порядке ведения учёта в сфере обязательного социального страхования» – требования к СЗВ‑ТД․

Основные формы, связанные с трудовыми книжками

2․1 ЕФС‑1 (Единый формуляр сведений о трудовой деятельности)

Заполняется при:

1. Приёме на работу;
2. Переводе сотрудника в другой штатный расчёт;
3. Увольнении (в т․ч․ по соглашению сторон);
4. Изменении условий труда, влияющих на страховые взносы․

Срок сдачи: не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие․ Если 25‑е попадает на выходной или праздничный день – отчёт можно подать в первый рабочий день после этой даты․

2․2 СЗВ‑ТД (Сведения о заработной плате и отчислениях в фонд обязательного социального страхования)

Отчётность по СЗВ‑ТД подаётся ежемесячно․ С 2026 года отчёты передаются через единую цифровую платформу (СФР)․ Для подачи требуется электронная подпись главного бухгалтера и МЧД (многофакторная цифровая подпись)․

2․3 СФР (Система Фондового Регистратора)

Система принимает все формы, связанные с трудовыми книжками, а также отчётность по страховым взносам․ С 2026 года изменён только канал передачи – всё делается онлайн․

Календарь сдачи отчётности (2024‑2026)

Пошаговая инструкция по сдаче отчёта ЕФС‑1

1. Сбор данных – подготовьте сведения о сотруднике: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, дата начала и (при необходимости) окончания трудового договора, сведения о должности и окладе․
2. Заполнение формы – используйте электронный шаблон, размещённый на портале СФР․ Важно обратить внимание на:
   • Поле «Код причины прекращения трудовых отношений» (для увольнений)․
   • Указание «Дата подачи заявления» – она определяет срок сдачи (25‑е число следующего месяца)․
3. Подпись – форма должна быть подписана главой организации (ЭЦП) и главным бухгалтером (МЧД)․ При отсутствии МЧД в организации необходимо оформить её в соответствии с приказом ФНС․
4. Отправка в СФР – загрузите готовый файл в личный кабинет СФР․ Система выдаст подтверждение о приёме (Код подтверждения)․
5. Контроль – проверьте статус в личном кабинете․ При отклонении исправьте замечания и повторно отправьте форму․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5․1 Что делать, если срок сдачи попадает на праздничный день?

Согласно пункту «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1 в 2026 году», если крайний срок выпадает на выходной или праздничный день, отчёт можно сдать в ближайший следующий за ним рабочий день․ Это правило действует для всех форм, передаваемых через СФР․

5․2 Нужно ли платить за бланк вкладыша в трудовую книжку?

Согласно консультации эксперта КонсультантПлюс (2026), если плата за бланк не взимается с работника, в учёте организации отражается «приобретение бланка вкладыша» как безвозмездная передача․ В бухгалтерском учёте это фиксируется как прочие доходы/расходы без отражения в налогооблагаемой базе․

5․3 Как оформить авансовый отчёт сотрудника?

Работник обязан представить авансовый отчёт с подтверждающими документами в срок, установленный руководителем․ Обычно это не позже 5‑го числа месяца, следующего за получением аванса․ При отсутствии подтверждающих документов аванс считается подлежащим возврату․

5․4 Какие изменения в формах СЗВ‑ТД с 1 апреля 2026 года?

С 1 апреля 2026 года введён новый УПД (универсальный передаточный документ) и изменён порядок заполнения полей «Код вида начисления» и «Код причины выплаты»․ Образцы новых форм доступны в разделе «Новые формы и образцы» на портале налоговой службы․

Практические рекомендации для бухгалтеров

• Автоматизировать процесс: использовать программы «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «Эльба», «Контур․Эльфа», которые автоматически формируют ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД․
• Создать календарь напоминаний в Outlook/Google Calendar с автоматическими уведомлениями за 7 дней до каждого срока․
• Проверять корректность ЭЦП перед каждым отправлением – просроченные сертификаты приводят к отклонению отчётов․
• Вести журнал изменений в трудовых книжках (бумажных и электронных) – это упрощает подготовку сведений для ЕФС‑1․
• Обучать персонал – проводить раз в квартал мини‑тренинги по актуальным изменениям в законодательстве о трудовых книжках․

Сдача отчётов по трудовым книжкам – обязательный процесс, который требует точного соблюдения сроков и правильного оформления форм․ С 2024 по 2026 годы основные сроки остаются неизменными (25‑е число следующего месяца для ЕФС‑1, 10‑е число для СЗВ‑ТД), однако с 2026 года полностью перешли на электронную подачу через СФР, а также ввели обязательную МЧД для главного бухгалтера․

Тщательно планируя работу, используя автоматизированные решения и следя за календарём, вы сможете избежать штрафов и обеспечить своевременную передачу данных в органы соцстрахования․

Дата актуализации статьи: