Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, внесение записей в трудовую книжку, это не просто формальность, а обязанность работодателя, регламентированная Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от № 225.
Срок внесения записи о переводе на другую работу
Запись в трудовую книжку о переводе работника на другую работу вносится не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) работодателя.
Это требование закреплено в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Важно понимать, что отсчёт начинается не с даты подачи заявления работником или даты начала новой работы, а именно с даты издания приказа о переводе.
Что считается «днем издания приказа»?
Днём издания приказа считается дата, указанная в самом документе, которая, как правило, совпадает с днём его подписания руководителем организации. Если приказ подписан 10 мая, то пять рабочих дней отсчитываются с 11 мая (если 10 мая — выходной, то отсчёт начинается с первого рабочего дня после).
Последствия нарушения сроков
Нарушение установленных сроков внесения записи в трудовую книжку может повлечь за собой:
- Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей;
- Жалобы работников в трудовую инспекцию (Роструд), что может привести к проверке и дополнительным штрафам;
- Ущерб репутации работодателя и снижение доверия со стороны сотрудников;
- Проблемы при оформлении пенсии или других социальных выплат, если запись о переводе отсутствует или внесена с нарушением сроков, это может повлиять на подсчёт стажа.
Как правильно оформить запись о переводе?
Запись о переводе на другую работу в трудовую книжку должна содержать следующие элементы:
- Дата перевода (указывается в соответствии с приказом);
- Основание перевода — ссылка на приказ (например: «На основании приказа № 45 от »);
- Новая должность (или подразделение, если перевод внутри одного подразделения);
- Подпись ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя);
- Печать организации (если она используется).
Важно! Запись вносится на свободной строке последней записи, а не на новой странице. Если на странице нет места — вносится на следующей странице, но при этом обязательно указывается номер страницы и делается ссылка на предыдущую запись. Роструд подтверждает, что внесение записи на новой странице допустимо только при отсутствии свободного места на текущей, и это не является нарушением, если соблюдены все формальные требования;
Пример
Работник переведён с должности «Менеджер по продажам» на должность «Заместитель директора по продажам» с 10 мая 2026 года на основании приказа № 45 от .
Запись в трудовой книжке должна быть внесена не позднее 17 мая 2026 года (если 10–14 мая — рабочие дни, то 5 рабочих дней: 11, 12, 13, 14, 17 мая — 15 и 16 мая — выходные).
Рекомендации работодателям
- Создайте внутренний регламент по ведению трудовых книжек с чёткими сроками и ответственными лицами;
- Используйте календарь или автоматизированную систему учёта (например, 1С) для контроля сроков внесения записей;
- Обучите кадровый персонал требованиям законодательства;
- Проводите регулярные внутренние аудиты трудовых книжек — хотя бы раз в квартал.
Соблюдение сроков внесения записей в трудовую книжку — это не только вопрос законности, но и про уважение к правам работника. Запись о переводе на другую работу должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа. Любое нарушение этого срока может привести к серьёзным последствиям — от штрафов до судебных разбирательств. Правильное и своевременное ведение трудовых книжек — основа доверительных отношений между работодателем и сотрудником.
На дату публикации статьи (23 мая 2026 года) действуют положения Трудового кодекса РФ и Постановления Правительства РФ № 225 от . Рекомендуется регулярно отслеживать изменения в законодательстве.