Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его связь с работодателем. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и нормативными актами Минтруда, запись о приеме на работу должна быть внесена в трудовую книжку в строго определённый срок. Невыполнение этого требования может привести к штрафам, отказу в выплате компенсаций и другим юридическим последствиям.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ – статья 66.1: «Порядок оформления и ведения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда № 320н (с 2025 г.) – регламентирует сроки внесения записей в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ о переходе на электронную трудовую книжку (с 2026 г.) – устанавливает порядок и сроки перехода.

Сроки внесения записи о приеме на работу

Существует два ключевых срока, которые применяются в зависимости от формата и обстоятельств:

Бумажная трудовая книжка

• Запись о приеме на работу должна быть внесена не позднее 5 календарных дней после даты начала работы (статья 66.1 ТК РФ).
• Если сотрудник отработал меньше пяти дней, работодатель обязан не вносить запись (это считается нарушением закона).
• В случае срочного договора или перевода в другую организацию сроки остаются теми же, но запись должна быть сделана в присутствии работника.

Электронная трудовая книжка

• Переход на электронный формат осуществляется по заявлению работника и оформляется в электронном виде.
• Запись о приеме в электронную трудовую книжку должна быть внесена не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приёме.
• Кадровик формирует электронную форму о приёме в течение три‑пять рабочих дней после начала работы (согласно рекомендациям Минтруда).
• В случае перехода с бумажной на электронную, работник должен в заявлении указать просьбу о выдаче бумажной копии, если это необходимо.

Особые случаи

• Срочный договор – запись в трудовой книжке оформляется в течение 5 дней, как и для обычного договора.
• Перевод работника в другую организацию – запись о переводе вносится в ту же трудовую книжку, но в отдельной строке, в течение 5 дней после даты перевода.
• Работа менее 5 дней – запись не вносится, но работодатель обязан оформить справку о трудовой деятельности.
• Перевод в электронный формат – если работник уже имеет бумажную книжку, переход на электронный формат осуществляется в течение 5 дней после получения согласия.

Пошаговый процесс оформления

1. Подготовка приказа или распоряжения о приёме на работу (дата выдачи приказа = дата начала работы).
2. Внесение записи в трудовую книжку в присутствии работника (бумажный формат) не позднее 5 дней после даты начала работы.
3. Если выбран электронный формат:
   • Кадровик формирует электронную форму о приёме.
   • Работник подписывает форму в электронном виде.
   • Запись в электронную трудовую книжку вносится не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа.
4. Сохранение копии записи (бумажной или электронной) в архиве предприятия.
5. При необходимости – выдача справки о трудовой деятельности.

Рекомендации работодателю и работнику

• Планируйте оформление трудовой книжки сразу после подписания трудового договора.
• Убедитесь, что дата начала работы совпадает с датой выдачи приказа.
• Если работник работает менее 5 дней, оформляйте справку о трудовой деятельности.
• При переходе на электронную трудовую книжку обязательно подпишите заявление и сохраните копию.
• Обучайте персонал кадрового отдела актуальным правилам и срокам.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вносить запись о приёме позже 5 дней? Нет, это нарушение закона, и работодатель может быть оштрафован.
2. Что делать, если работник отработал только 3 дня? Запись в трудовую книжку не вносится, но оформляется справка о трудовой деятельности.
3. Можно ли сразу перейти на электронную трудовую книжку? Да, при условии, что работник подал заявление и согласился на переход.
4. Какой срок для внесения записи при переводе в другую организацию? Тот же 5 дней, но с даты перевода.

Ссылки и источники

• Трудовой кодекс РФ, статья 66.1.
• Приказ Минтруда № 320н (с 2025 г.) – «Порядок оформления и ведения трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ о переходе на электронную трудовую книжку (с 2026 г.).
• Статьи КонсультантПлюс: «Запись о приёме на работу в трудовой книжке», «Электронная трудовая книжка в 2026 году».
• Сайт «Аскон» – «Срок оформления трудовой книжки».