Оформление сотрудника на работу — это не только заключение трудового договора, но и внесение соответствующей записи в трудовую книжку. Соблюдение сроков при этом является критически важным, так как нарушение установленных нормативных актов может привести к серьезным штрафам для работодателя со стороны трудовой инспекции.

В данной статье мы подробно разберем, в какие сроки должна быть заполнена трудовая книжка при приеме на работу, как правильно исчислять эти сроки с учетом выходных и праздничных дней, а также какие существуют нюансы для бумажных и электронных форматов.

Нормативные сроки: что говорит закон?

Сроки, в течение которых работодатель обязан внести запись о приеме на работу, относятся к нормативным срокам — то есть к срокам, жестко установленным законом (императивным). Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, запись о приеме на работу в трудовую книжку работника вносится не позднее 5 рабочих дней со дня его фактического приступления к работе.

Это означает, что у работодателя есть небольшой запас времени для оформления документа, однако затягивать с этим процессом недопустимо. Если сотрудник проработал более 5 дней, отсутствие записи является прямым нарушением.

Правила исчисления сроков

При расчете сроков заполнения трудовых книжек важно учитывать общие правила исчисления сроков, которые во многом базируются на положениях Гражданского кодекса РФ (Глава 11 «Исчисление сроков»), применяемых в трудовом праве по аналогии. Разберем ключевые моменты:

• Исчисление в рабочих днях: Поскольку закон устанавливает срок именно в «рабочих днях», нерабочие дни (выходные и праздники) не включаются в подсчет.
• Перенос при совпадении с выходным: Если последний день нормативного срока (в нашем случае — 5-й рабочий день) выпадает на нерабочий (выходной или праздничный) день, то днем окончания срока считается первый следующий за ним рабочий день.
• Начало течения срока: Течение срока начинается на следующий день после календарной даты, которой определено его начало. То есть, если сотрудник приступил к работе в понедельник, отсчет пяти рабочих дней начнется со вторника.

Пример расчета срока

Предположим, новый сотрудник начал работать в среду. Отсчет 5 рабочих дней начнется с четверга:

1. Четверг — 1-й день
2. Пятница — 2-й день
3. Суббота, Воскресенье, не включаются (выходные)
4. Понедельник — 3-й день
5. Вторник — 4-й день
6. Среда — 5-й день (предельный срок)

Таким образом, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку не позднее следующей среды.

Бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК)

С введением электронных трудовых книжек процесс оформления немного изменился, однако нормативные сроки остаются неизменными. Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР (Социальный фонд России) в установленные сроки.

При этом важно помнить:

• Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вести ее по старым правилам и внести запись о приеме на работу в течение 5 рабочих дней.
• Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), бумажный документ не ведется (либо выдается на руки), но работодатель все равно обязан подать отчет по форме ЕФС-1 в СФР; Сроки подачи этих сведений также строго регламентированы и привязаны к дате приема на работу.

Испытательный срок и заполнение трудовой книжки

Одна из самых частых ошибок неопытных кадровиков — нежелание вносить запись в трудовую книжку до окончания испытательного срока. Это является грубым нарушением трудового законодательства.

Наличие или отсутствие испытательного срока никак не влияет на сроки заполнения трудовой книжки. Даже если сотруднику установлен испытательный срок (кроме случаев, когда он запрещен законом, например, для беременных женщин или лиц, избранных по конкурсу), запись о приеме на работу должна быть сделана в течение тех же 5 рабочих дней с момента фактического начала работы.

Ответственность за нарушение сроков

Сроки в трудовом праве — это юридически значимые периоды времени, обеспечивающие защиту интересов работника. Нарушение этих сроков влечет за собой административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Штрафы за отсутствие записи в трудовой книжке или нарушение сроков ее заполнения могут составлять:

• Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

В случае повторного нарушения размеры штрафов существенно увеличиваются.

Соблюдение сроков заполнения трудовой книжки при приеме на работу — это прямая обязанность работодателя. Запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня начала работы сотрудника. При исчислении этого срока необходимо исключать выходные и праздничные дни, а если последний день срока выпадает на выходной, переносить его на следующий рабочий день. Помните, что испытательный срок не дает права откладывать внесение записи, а ведение электронной трудовой книжки не освобождает от соблюдения нормативных сроков передачи данных.