С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение затрагивает как работодателей, так и сотрудников, и требует чёткого понимания процедур и сроков оформления документов при переходе от бумажного формата к электронному.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность». В ЭТК фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, периоды работы, награды и т.д.
Почему важен срок выдачи трудовой книжки при переходе
Переходный период, установленный законодательством, позволяет работодателям и сотрудникам постепенно адаптироваться к новой системе. Понимание сроков выдачи (или обновления) трудовой книжки помогает избежать:
- штрафов за несвоевременное предоставление сведений;
- проблем при оформлении pensionных выплат и социальных пособий;
- задержек при трудоустройстве нового сотрудника.
Основные этапы перехода и связанные с ними сроки
Подготовка к переходу (до 31 декабря 2025 г.)
В этот период работодатели обязаны:
- Провести инвентаризацию существующих бумажных трудовых книжек.
- Обеспечить доступ сотрудников к личному кабинету на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.
- Обучить кадровую службу работе с ЭТК.
К концу 2025 года все сведения из бумажных книжек должны быть перенесены в электронный формат.
Окончание переходного периода (с 1 января 2026 г.)
С этой даты:
- Выдача новых трудовых книжек осуществляется исключительно в электронном виде.
- Бумажные книжки, выданные до 31 декабря 2025 г., остаются действительными, но их дальнейшее ведение прекращается.
- При необходимости получения выписки из трудовой книжки (например, для устройства на новую работу) сотрудник может запросить её в электронном формате через личный кабинет на портале «Госуслуги» или у работодателя.
Сроки выдачи (обновления) электронной трудовой книжки
Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и постановлению Правительства РФ от № 1845, сроки следующие:
| Ситуация | Срок выдачи/обновления ЭТК |
|---|---|
| Приём на работу нового сотрудника (с 1 янв. 2026 г.) | Не позднее трёх рабочих дней с даты заключения трудового договора. |
| Перевод сотрудника на другую должность внутри организации | Не позднее пяти рабочих дней с даты издания приказа о переводе. |
| Увольнение сотрудника | Не позднее дня увольнения (в день выдачи расчёта) – формируется окончательная выписка из ЭТК. |
| Запрос выписки из трудовой книжки по инициативе сотрудника | В течение одного рабочего дня после получения запроса (если запрос подан через личный кабинет). |
| Восстановление утерянной или повреждённой ЭТК | Не позднее десяти рабочих дней с момента подачи заявления работодателем в территориальный орган труда и социальной защиты. |
Практический алгоритм действий для работодателя
- Проверка готовности системы: убедиться, что кадровое программное обеспечение интегрировано с ЕГИСЗ (единой государственной информационной системой здравоохранения) и поддерживает формирование ЭТК.
- Информирование сотрудников: разослать уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, указать сроки и порядок получения выписок.
- Перенос данных: перенести все записи из бумажных книжек в электронный формат не позднее 31 декабря 2025 г.
- Оформление при приёме: при заключении трудового договора сразу сформировать запись в ЭТК и выдать сотруднику уведомление о факте внесения записи (можно в виде PDF‑выписки).
- Контроль сроков: вести журнал учёта дат выдачи/обновления ЭТК, чтобы не превышать установленные нормативы.
- Архивирование: хранить электронные копии всех выписок и подтверждающих документов в соответствии с требованиями к хранению персональных данных (не менее 50 лет).
Что делать сотруднику, если требуется бумажная копия?
Законодательство не запрещает выдачу бумажной выписки из ЭТК по запросу сотрудника. Для этого:
- Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров (можно электронно через личный кабинет).
- Кадровая служба формирует выписку из ЭТК в печатном виде и заверяет её подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Срок выдачи такой выписки – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.
Ответственность за нарушение сроков
Нарушение установленных сроков выдачи или обновления электронной трудовой книжки влечёт административную ответственность:
- Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
- Для организаций – штраф от 50 000 до 100 000 рублей (или дисквалификация на срок до 3 лет в случае повторного нарушения).
Кроме того, задержка с выдачей выписки может привести к трудностям у сотрудника при оформлении пенсии, получении социальных выплат или при трудоустройстве в другую организацию.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Чёткое соблюдение сроков выдачи и обновления ЭТК позволяет избежать штрафов, обеспечить прозрачность трудовых отношений и упростить взаимодействие сотрудников с государственными и частными структурами. Рекомендуется уже сейчас провести внутренний аудит кадровых процессов, обучить персонал и обновить информационные системы, чтобы к 1 января 2026 г. полностью соответствовать новым требованиям.