Вопрос о том, в какие сроки работодатель обязан выдать копию трудовой книжки, регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. Ниже подробно рассматриваются все аспекты этого процесса.
Нормативная база
Основные положения содержатся в:
- ТК РФ, ст. 62 – порядок выдачи документов, связанных с работой, и их копий.
- ТК РФ, ст. 127 – порядок увольнения и последнее рабочее время сотрудника.
- Положения КонсультантПлюс и Онлайнинспекция.РФ (2025‑2026 гг.) оформления и хранения копий.
Порядок подачи заявления
Для получения копии сотрудник должен подать письменное заявление в отдел кадров или в HR‑отдел. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Цель получения копии (например, для подачи в другую организацию).
После получения заявления работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней выдать надлежащую копию.
Сроки выдачи копии
Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс, сроки выглядят так:
- В течение 3 (трех) рабочих дней со дня получения заявления.
- Если заявление подано в последний день отпуска, дата увольнения считаеться последним днём отпуска, и копию необходимо выдать в тот же день.
- При увольнении по инициативе работодателя копия выдаётся в день прекращения трудового договора (последний день работы).
Особенности при увольнении
При увольнении сотрудника:
- Последний день работы считается последним днём отпуска (ст. 127 ТК РФ).
- В этот же день работодатель обязан выдать:
- Трудовую книжку (оригинал);
- Копию, заверенную работодателем, для дальнейшего использования.
- Если копию требуется оформить в электронном виде, процесс оформляется через Госуслуги или в электронный архив организации.
Электронная трудовая книжка
С 2024 года в РФ действует система электронного хранения трудовой деятельности. При этом:
- Работник может запросить электронную копию через портал Госуслуги.
- После подачи заявления в электронной форме работодатель обязан предоставить её не позднее трёх рабочих дней.
- Электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный, если он заверен квалифицированной подписью.
Как заверить копию трудовой книжки
Для использования копии в официальных целях (подача в другую организацию, получение пособий и т.п.) требуется её заверение работодателем. Пример оформления:
- На копии ставится подпись руководителя и печать организации.
- Подпись должна быть выполнена в течение трёх рабочих дней после подачи заявления.
- Образцы заверенных копий доступны в Налоговом портале (nalog-nalog.ru) и в типовых формах 2025‑2026 гг.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если работодатель не выдаёт копию в установленный срок?
Ответ: Сотрудник может подать запрос в трудовую инспекцию. По закону работодатель обязан выплатить штраф в размере трети от среднемесячного заработка за каждый день задержки.
Вопрос: Сколько дней хранится оригинал трудовой книжки?
Ответ: Оригинал хранится в архиве организации в течение 50 лет с даты последнего входа, после чего передаётся в государственный архив.
Вопрос: Можно ли получить копию, если сотрудник ушёл в отставку более пяти лет назад?
Ответ: Да, закон не ограничивает срок обращения, однако копия должна быть выдана в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
Таким образом, срок выдачи копии трудовой книжки чётко регламентирован: не более трёх рабочих дней с даты получения письменного заявления сотрудника. Это правило действует как при обычном выплате заработной платы, так и при увольнении, а также при получении электронной копии через государственные сервисы. Соблюдение этих сроков – обязательное условие для работодателя, нарушение которого влечёт административную ответственность.
Для удобства сотрудников рекомендуется:
- Запрашивать копию сразу после подачи заявления;
- Сохранять копию заявления и подтверждение его получения;
- При необходимости обращаться в инспекцию за защитой своих прав.