Трудовая книжка (бумажная или электронная) — один из важнейших документов, фиксирующих трудовую историю работника.
Нарушение сроков её заполнения может привести к штрафам для работодателя и проблемам при оформлении пенсии.
В этой статье мы подробно разберём, какие сроки установлены законодательством РФ и Беларуси, как правильно вести запись
в трудовой книжке и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок ведения трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1 – переход на электронную трудовую книжку).
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждает форму, порядок заполнения и сроки внесения записей (действует до ).
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от  г;).
• Постановление Правительства РФ № 590 от  г. – сроки представления сведений в ПФР для формирования электронной трудовой книжки.

Ключевые сроки заполнения трудовой книжки

Согласно вышеуказанным нормативным актам, записи в трудовую книжку (бумажную или электронную) должны вноситься в строго определённые сроки.

Приём на работу

• Запись о приёме на работу не позднее недели со дня фактического начала трудовых отношений. Работодатель обязан оформить книжку в присутствии работника.
• Для электронных трудовых книжек (ЭТК) запись вносится в момент подтверждения работодателем данных в системе, но рекомендуется фиксировать её в течение 5 рабочих дней.

Перевод на новый вид занятости, изменение условий труда, повышение квалификации

• Записи о кадровых изменениях (перевод, изменение должности, повышение квалификации, изменение условий труда) вносятся не позже 5 рабочих дней со дня издания приказа или распоряжения, которым эти изменения утверждены.

Увольнение

• Запись об увольнении вносится в день увольнения. При этом в бумажной книжке запись делается в присутствии работника, а в ЭТК – в системе в тот же календарный день.

Ежемесячные отчёты и сверки

• Согласно Приказу Минтруда РФ, не позднее 25‑го числа следующего месяца подраздел 1.1 ЕФС‑1 (форма СЗВ‑ТД) передаётся в Пенсионный фонд. Это косвенно влияет на сроки внесения записей, так как данные в книжке должны соответствовать сведениям, отправленным в ПФР.

Выдача дубликата или нового вкладыша

• Если трудовая книжка утрачена или испорчена, дубликат (или новый вкладыш) оформляется в течение 10 рабочих дней после подачи заявления работника.

Электронная vs бумажная трудовая книжка

С 2021 г. введён порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК). Основные различия в сроках:

Как правильно оформить заявление о способе ведения трудовой книжки

Работник может выбрать способ ведения (бумажный или электронный). Заявление должно включать:

1. ФИО работника, должность, подразделение.
2. Текст просьбы: «Прошу оформить (или продолжить вести) мою трудовую книжку в (бумажном/электронном) виде».
3. Подпись работника и дату подачи.

Заявление подаётся не позднее недели со дня начала трудовых отношений, но рекомендуется сделать это сразу после подписания трудового договора.

Частые ошибки при ведении трудовой книжки

• Пропуск сроков. Запись делается позже установленного срока – штраф для работодателя до 200 % от средней заработной платы.
• Неправильный порядок записей. В ЭТК записи автоматически формируются в соответствии с приказом, но в бумажной книжке порядок должен строго соответствовать образцу (дата, номер приказа, подпись).
• Отсутствие подписи работника. При оформлении первой записи в бумажной книжке подпись работника обязательна.
• Неучёт отпусков и командировок. Эти данные фиксируются в отдельном разделе и не влияют на сроки основных записей, но их отсутствие может вызвать вопросы при проверке.

Практический чек‑лист для работодателя

Чтобы не пропустить важные даты, рекомендуется вести внутренний календарь:

1. Создать шаблон «Трудовая книжка – сроки» в Excel/Google Sheets.
2. Для каждого сотрудника фиксировать:
   • Дата приёма на работу.
   • Дата внесения первой записи (не позже +7 дней).
   • Даты всех приказов, требующих записи (перевод, повышение, увольнение) и отметку «внесено в течение 5 дней».
   • Дата увольнения и подтверждение, что запись сделана в тот же день.
3. Ежемесячно проверять, что все сведения в системе СЗВ‑ТД отправлены до 25‑го числа.
4. Проводить контрольный аудит раз в квартал: сверять бумажные записи с данными в ЭТК и в ПФР;

Соблюдение сроков ведения трудовой книжки – обязательное требование как для работодателя, так и для работника.
Ключевые даты, которые нельзя пропустить:

• Первая запись – не позже 7 дней со дня приёма.
• Кадровые изменения – в течение 5 рабочих дней после приказа.
• Увольнение – в день увольнения.
• Отчёт в ПФР – до 25‑го числа следующего месяца.

При правильном подходе к ведению трудовой книжки (бумажной или электронной) вы избежите штрафов, упростите процесс оформления пенсии и создадите прозрачный кадровый учёт.

Дата публикации:  г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT