Вопрос о сроках заведения трудовой книжки интересует как новых сотрудников, так и работодателей․ Ответ зависит от формы оформления (бумажная или электронная), от даты начала работы и от того, подал ли работник заявление о ведении бумажной трудовой книжки․
Общие сроки выдачи
По действующему законодательству РФ:
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее недели со дня приема сотрудника на работу․
- Записи о выполненных трудовых обязанностях вносятся в течение недельного срока после начала работы․
- При увольнении запись делается в день увольнения․
Для новых сотрудников с 1 января 2021 г․
С 1 января 2021 г․ ведение трудовых сведений перешло в электронный формат․ Если сотрудник не подавал заявления о ведении бумажной книжки в 2020 году, то для него автоматически создаёться электронная трудовая книжка․ В этом случае:
- Заявление о переходе на электронный формат подаётся в течение первого месяца работы․
- Электронная книжка выдаётся сразу, без бумажного аналога․
- Записи о трудовой деятельности формируются автоматически в системе работодателя․
Электронная трудовая книжка
Электронный документ вводится в 2021 году как часть цифровой трансформации кадрового документооборота․ Основные особенности:
- Формируется только для лиц, впервые поступивших на работу с 1 января 2021 г․
- Ведётся в единой государственной системе (Госуслуги, ПФР и др․)․
- Работодатель не несёт ответственности за её хранение – это делает государственная система;
Как получить электронную книжку
При приёме на работу укажите, что хотите вести электронный трудовой документ․
Работодатель в течение недели вносит сведения о вас в электронную базу․
Вы получаете доступ к своей книжке через личный кабинет на портале Госуслуги или через корпоративный портал организации․
Бумажная трудовая книжка
Бумажный вариант сохраняется только для тех сотрудников, у которых она была оформлена до 2021 года․ Если у вас уже есть бумажная книжка, её продолжают заполнять по общим правилам․
Сроки заведения записи в бумажной книжке
Работодатель обязан внести первую запись о приёме на работу не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы․ Далее:
- Обязанности, выполненные в течение месяца, фиксируются в течение недели․
- При изменении места работы или должности вносите соответствующие записи в течение недели с даты изменения․
Что делать, если работодатель откладывает оформление
Если работодатель не оформляет трудовую книжку в установленные сроки, вы имеете право:
- Подать письменное требование о заведении документа․
- Обратиться в отдел кадров или в профсоюз․
- В крайнем случае – в инспекцию труда․
Хранение трудовых книжек в организации
По п․ 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20 декабря 2019 г․, срок хранения невостребованных книжек составляет:
- 75 лет – если сотрудник ушёл в отставку до 1 января 2003 г․
- 50 лет – если увольнение произошло после 1 января 2003 г․
Как правильно заверить копию
Для подтверждения подлинности копии трудовой книжки используют образец 2026 года․ Копию можно заверить через:
- Работодателя (его печать и подпись)․
- Госуслуги – в личном кабинете доступна функция «Заверить копию»․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сразу оформить электронную книжку, если я уже работаю? – Да, при условии, что вы подали заявление до 31 декабря 2020 г․ или переходите на электронный формат по новому месту работы․
- Сколько времени у работодателя на выдачу бумажной книжки? – Не более недели с даты приёма․
- Что делать, если я потерял свою книжку? – Обратитесь в отдел кадров за дубликатом; при необходимости можно оформить электронную замену․
- Нужна ли подпись работника при внесении записей? – Подпись не обязательна, но рекомендуется для подтверждения согласия с внесёнными сведениями․
Таким образом, сроки заведения трудовой книжки чётко регламентированы: неделя на выдачу, неделя на первую запись и недельный срок на последующие записи․ Соблюдение этих сроков защищает и работодателя, и сотрудника, обеспечивая прозрачность кадровых отношений․