Сшивание трудовых книжек, это не просто техническая операция, а важный кадровый процесс, имеющий юридические последствия. Правильно оформленный и сшитый документ гарантирует сохранность информации, защиту от подделок и соответствие требованиям законодательства. В этой статье подробно разберем, как правильно подготовить, сшить и оформить трудовые книжки и их копии.

Когда и зачем сшивают трудовые книжки?

Сшивание требуется в двух основных случаях:

• При выдаче дубликата или копии трудовой книжки. Оригинал хранится у работодателя, а работнику выдается заверенная копия, которая должна быть надежно скреплена.
• При хранении собранных кадровых документов. После увольнения сотрудника его трудовая книжка (оригинал) вместе с приказами, копиями договоров и другими документами часто сшивают в единый пакет для передачи в архив.

Подготовка к сшиванию: что нужно проверить?

Прежде чем браться за сшивание, необходимо убедиться в следующем:

1. Полнота и правильность записей. Все страницы должны быть заполнены без пропусков, помарок и незаверенных исправлений. Проверьте даты, подписи, печати.
2. Целостность документа. Листы не должны быть порваны, склеены или иметь посторонние надписи.
3. Наличие всех необходимых документов. Для сшивания в пакет (например, для архива) подготовьте: саму трудовую книжку (оригинал), копию приказа о приеме, копии приказов о переводах и увольнении, копию трудового договора.
4. Нумерация. Убедитесь, что все листы трудовой книжки пронумерованы (это делается при выдаче бланка). Для дополнительных листов (вкладышей) нумерация присваивается вручную.

Методы и инструменты для сшивания

Законодательство (Приказ Минтруда № 225н) не предписывает конкретный способ скрепления, но устанавливает требование надежности. Используют два основных метода:

Сшивание нитью (традиционный способ)

• Инструменты: прочная нить (чаще всего белая или цветная, синтетическая), иголка, ножницы.
• Техника: листы аккуратно складываются в стопку. Нить пропускается через отверстия, сделанные в корешке или на сгибе (обычно 2-3 отверстия). Узел завязывается с изнанки. Этот способ считается наиболее надежным и традиционным для бумажных носителей.

Сшивание пружиной (современный способ)

• Инструменты: специальный степлер для сшивания пружиной (оборудование для офиса или кадрового бюро).
• Техника: листы выравниваются, и через специальное отверстие в степлере продвигается металлическая или пластиковая спираль, которая автоматически замыкается.

Что запрещено: Скреплять листы скрепками, кнопками, клеем или в скоросшивателе на кольцах (если это не предусмотрено внутренними правилами организации для временного хранения). Это не обеспечивает надежности и может повредить документ.

Заверение копии трудовой книжки

Если работнику выдается копия (а не оригинал), она должна быть заверена работодателем. Правила такие:

1. Копирование. Копия делается на отдельном листе (или нескольких). Разрешается копировать по одному развороту на страницу. Нельзя размещать два разворота на одной странице копии, так как это искажает формат и затрудняет чтение.
2. Сшивание копии. Если копия состоит из нескольких листов, их обязательно сшивают (ниткой или пружиной) и нумеруют.
3. Заверительная надпись. На первом листе копии (или на последнем) ставится надпись:

   «Копия«

   _________________ (подпись ответственного лица, обычно начальника отдела кадров или уполномоченного лица)

   «___» __________ 20__ г.

   (печать организации)

4. Отметка о количестве листов. Часто указывают: «Копия на ___ листах, сшита ___ (ниткой/пружиной), пронумерована».

Оформление сшитого пакета документов (для архива)

Когда сшивают оригинал трудовой книжки вместе с приказами и договором:

• Все документы выравниваются в хронологическом порядке (начиная с приказа о приеме).
• Листы сшиваются вместе (можно отдельно книжку, а приказы — в отдельную папку, но лучше в один пакет).
• На первом листе пакета (обычно на приказе о приеме) делается надпись: «Дело № ___ по личному составу (или «Трудовая книжка») [ФИО сотрудника]».
• Все листы в пакете нумеруются сквозной нумерацией (например, 1, 2, 3…), начиная с первого листа пакета.
• В конце делается опись вложений (если это требуется внутренними правилами архива).

Хранение сшитых трудовых книжек

После сшивания документы передаются на хранение. Основные правила:

• Хранятся в запертом сейфе или шкафу у руководителя отдела кадров или ответственного архивариуса.
• Организация ведет журнал (приходно-расходную книгу) учета бланков трудовых книжек и вкладышей, где фиксируются серия и номер каждого бланка, дата выдачи и получения.
• Доступ к документам ограничен. Передача дел в архив оформляется актом.

Типичные ошибки и ответственность

За нарушение правил учета и хранения кадровых документов (включая трудовые книжки) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Краткая инструкция-чеклист

1. Подготовьте документ: проверьте записи, целостность, нумерацию.
2. Выберите метод: нить (традиционно) или пружина (современно). Оба допустимы.
3. Сшейте аккуратно, не повредив листы.
4. Для копии: пронумеруйте листы, сделайте заверительную надпись с подписью и печатью, укажите «Копия».
5. Для архива: сложите в хронологическом порядке, сшейте в пакет, оформите обложку с номером дела и ФИО.
6. Передайте на хранение в сейф, внесите в журнал учета.

Правильное сшивание трудовых книжек — это сочетание внимательности, знания инструкций и аккуратности. Следуя этим правилам, вы обеспечите юридическую чистность документа, защитите интересы как работника, так и работодателя, и избежите проблем при проверках. Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Приказа Минтруда России № 225н и внутренними инструкциями вашей организации.