Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные варианты продолжают действовать и сохраняют свою актуальность. Особую сложность для кадровиков и самих работников представляют старые записи, сделанные несколько десятилетий назад. Правила заполнения, формулировки и даже сами бланки со временем менялись, поэтому важно понимать специфику таких записей.
Действуют ли старые трудовые книжки?
Один из самых частых вопросов, возникающих при приеме на работу сотрудника с документом старого образца: нужно ли обменивать такую книжку на новую?
Согласно актуальным разъяснениям Минтруда России (в частности, Письмо от № 14-6/В-1049 и Порядок № 320н), имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца являются действительными и обмену на новые не подлежат. Работодатель обязан продолжать вести старую книжку сотрудника.
Кроме того, если у работодателя остались неиспользованные бланки старого образца, он имеет полное право выдавать их новым сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу и отказались от ЭТК в пользу бумажного варианта.
Специфика записей в старых трудовых книжках
При работе с архивными записями важно учитывать исторические изменения в правилах ведения документа. Основные отличия старых записей:
- Формат дат. Это одна из самых заметных особенностей; Например, в трудовых книжках образца 1938 года дата записывалась так: 1984.05.01. В документах, выданных после 1 января 1975 года, формат изменился на более привычный нам: .
- Формулировки. В советское время использовались иные формулировки причин увольнения и статусов работников, соответствующие КЗоТ того времени.
- Серии бланков. По серии и номеру можно определить год выпуска бланка и регион, в котором он был выдан.
Переименование организации в старой книжке
Часто в старых трудовых книжках встречаются записи о переименовании предприятий (особенно в 90-е и 2000-е годы). Если у работодателя произошло переименование, сведения об этом необходимо обязательно внести в раздел «Сведения о работе».
Как это сделать правильно:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строчкой вносится запись: «Организация [старое название] с [дата переименования] переименована в [новое название]».
- В графе 4 необходимо указать документ, на основании которого организации присвоено новое название (например, приказ или протокол общего собрания), а также его дату и номер.
Оформление дубликата взамен утерянной старой книжки
Если сотрудник утратил свою старую трудовую книжку и просит работодателя сделать дубликат, ситуация допускает вариативность. В таком случае для оформления дубликата можно использовать чистые бланки как старого, так и нового образца. Оформление бумажной трудовой книжки с нуля (восстановление стажа) проводится на основании справок с предыдущих мест работы или архивных выписок.
Однако здесь есть важный нюанс: если старая трудовая книжка внезапно нашлась уже после того, как был оформлен дубликат, аннулировать новую книжку будет проблематично. Трудовая книжка является документом строгой отчетности, и записи обо всех ее движениях фиксируются в книгах учета.
Исправление ошибок в старых записях
Неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии. Ошибки, допущенные много лет назад, приходится исправлять текущему работодателю.
Основные правила исправления:
- Зачеркивать неверные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» категорически запрещено.
- Исправление вносится по месту работы, где была допущена ошибка, либо текущим работодателем на основании официального документа (приказа) работодателя, допустившего ошибку.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная формулировка.
Кадровикам часто приходится исправлять пять самых распространенных ошибок: неверную запись, ошибку в порядковом номере, перепутанные записи, неверные даты и некорректные ссылки на приказы.
Записи о поощрениях и премиях
Минтруд разъясняет, что далеко не все поощрительные выплаты (премии) нужно отражать в трудовой книжке. В старых бланках для этого был специальный раздел, однако вносятся туда только государственные награды, почетные грамоты и знаки отличия. Обычные производственные премии и бонусы в трудовой книжке не фиксируются.
Резюме
Старые записи в трудовых книжках требуют внимательного и бережного отношения. Они формируют пенсионные права гражданина и подтверждают его стаж. Главное, что нужно помнить кадровому специалисту:
- Старые бланки не подлежат обязательному обмену — они действительны наравне с новыми.
- При переименовании организации делается специальная отдельная запись со ссылкой на документ.
- Ошибки исправляются только путем признания записи недействительной, а не зачеркиванием.
- При утере старой книжки дубликат можно оформить на бланке любого актуального образца.
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем с пенсионным фондом в будущем и обеспечит юридическую чистоту трудового стажа работника.