С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако процесс перехода не был мгновенным, и в 2026 году бумажные трудовые книжки продолжают существовать, но их правовой статус и порядок использования изменились. В статье рассмотрены:
- какие нормативные акты регулируют трудовые книжки;
- когда бумажный документ сохраняет силу;
- какие категории работников могут (и обязаны) пользоваться только ЭТК;
- практические рекомендации по хранению, оформлению дубликатов и получению выписок.
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – определяет порядок перехода с бумажных трудовых книжек на электронные.
- Приказ Минтруда России № 320н от – обновлённый регламент ведения трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Приказ СФР № 2281 от – утверждает форму ЕФС‑1 и порядок её подачи в ПФР.
- Постановление Правительства РФ от г. – правила заполнения и хранения бумажных трудовых книжек.
Каков текущий статус бумажных трудовых книжек?
Общий принцип
С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу только при условии, что их владелец не подал заявление об отказе от бумажного носителя до 31 декабря 2025 года. Если заявление подано, дальнейшее ведение документа происходит исключительно в электронном виде.
Кто может продолжать пользоваться бумажной книжкой?
- Работники, у которых трудовая книжка была выдана до 1 января 2021 года и которые не отказались от неё письменно.
- Сотрудники, получившие дубликат бумажной книжки до 2026 года (дубликат также считается действительным, если не заявлен отказ).
- Лица, работающие в организациях, где по внутреннему регламенту сохраняется двойное ведение (бумажное + электронное) до полного перехода.
Кто обязан использовать только электронную книжку?
- Все, кто впервые официально трудоустраивается с 1 января 2021 года (в т.ч. в 2025‑2026 годах). Для них бумажный вариант не выдаётся.
- Работники, подавшие заявление об отказе от бумажной книжки до 31 декабря 2025 года.
- Организации, которые в 2026 году полностью отказались от печати новых бумажных книжек (в соответствии с приказом Минтруда).
Порядок перехода с бумажного на электронный формат
Заявление работника
Для отказа от бумажной книжки необходимо подать письменное заявление в отдел кадров. Заявление должно содержать:
- ФИО работника;
- Трудовой номер (если есть);
- Текст заявления: «Отказываюсь от ведения бумажной трудовой книжки и прошу вести её в электронном виде»;
- Подпись и дату.
Оформление ЭТК
После получения заявления работодатель вносит запись о приёме на работу в электронную систему Госуслуги/ПФР. При этом в бумажной книжке (если она ещё существует) делается отметка о выборе электронного формата.
Дубликаты бумажных книжек
Если бумажная книжка утеряна, её можно заменить дубликатом, но только при условии, что работник не отказался от бумажного формата. Дубликат оформляется в том же порядке, что и оригинал, и подписывается руководителем организации.
Как правильно хранить бумажную трудовую книжку?
- Берегите от влаги, пыли и механических повреждений. Книжка может стать единственным источником информации о стаже до 2020 года.
- Храните её в личном кабинете, а не в открытом доступе на рабочем месте.
- При увольнении книжку необходимо сдать работодателю, а работодатель обязан оформить запись об увольнении.
- Если книжка содержит сведения о награждениях, поощрениях, вахтовом или сезонном характере работы – сохраняйте её, так как такие данные часто не переносятся в электронный реестр.
Выдача выписок из ЭТК в бумажном виде
Работодатель (текущий или бывший) может по запросу работника предоставить печатную выписку из электронной трудовой книжки. Такая выписка имеет ту же юридическую силу, что и оригинальная запись в ЭТК, но не заменяет сам электронный документ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязан ли я сохранять бумажную книжку, если у меня уже есть ЭТК?
Да, если вы не подавали заявление об отказе от бумажного формата. Книжка может понадобиться в случае споров о стаже до 2020 года.
Можно ли вновь оформить бумажную трудовую книжку после 2026 года?
Нет. С 1 января 2026 года новые бумажные книжки и их дубликаты выдавать нельзя. Оформление возможно только в электронном виде.
Что делать, если в моей бумажной книжке есть ошибки?
Ошибку исправляют в присутствии руководителя организации, ставят подпись и печать, а рядом делается запись «Исправление» с указанием причины. Одновременно запись вноситься в ЭТК.
Как проверить, что мои данные внесены в электронную систему?
Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуги → «Трудовая книжка». Там отображаются все записи о приёмах, переводах и увольнениях.
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажному формату?
Нет. После перехода на электронный формат отказ от него невозможен. Законодательство допускает только переход в сторону электронного носителя.
- Обеспечьте наличие доступа к системе ПФР/Госуслуги для всех сотрудников.
- Ведите двойной учёт (бумажный + электронный) до полного отказа от бумажных книжек, если у работника есть право на их сохранение.
- Своевременно фиксируйте в бумажных книжках отметку о выборе электронного формата.
- Обучайте персонал правилам заполнения и хранения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
- Контролируйте сроки подачи заявлений об отказе от бумажного формата (до 31 декабря 2025 года).
К 2026 году бумажные трудовые книжки перестали быть «основным» документом, однако они остаются дополнительным источником информации для работников, у которых они были выданы до 2021 года и которые не отказались от их использования. Переход на электронный формат ускоряется, и в ближайшие годы бумажные книжки будут полностью вытеснены. Тем, кто сохраняет бумажный документ, рекомендуется бережно относиться к нему и своевременно проверять наличие соответствующих записей в ЭТК.
Дата публикации: 23 мая 2026 года. Информация актуальна на момент написания и основана на официальных нормативных актах РФ, а также на публикациях государственных органов за 2023‑2025 годы.