Вопрос о статусе трудовой книжки часто возникает у начинающих кадровиков и бухгалтеров․ Разберемся в терминологии, нормативной базе и правилах учета, чтобы раз и навсегда прояснить этот момент․
Официальный статус трудовой книжки
Ответ на главный вопрос статьи однозначен: да, трудовая книжка является бланком строгой отчетности (БСО)․ Причем это касается как самих трудовых книжек, так и вкладышей в них․
Этот статус подтвержден законодательно․ Согласно пункту 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден Приказом Минфина РФ от N 117н), трудовая книжка являлась и является бланком строгой отчетности․ Изготовлением таких бланков занимается Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков (Объединение «Гознак») Министерства финансов Российской Федерации․ Бланки имеют соответствующую степень защиты от подделок․
Что это значит на практике?
Поскольку бланки трудовых книжек и вкладышей относятся к документам строгой отчетности, к их приобретению, хранению, учету и списанию предъявляются повышенные требования․ Работодатель не может просто скачать шаблон из интернета, распечатать его на принтере и использовать — это будет лишь пустая бумажка, не имеющей юридической силы․ Закупать БСО необходимо только у официальных изготовителей или распространителей․
Основные требования к обращению с БСО:
- Принятие на баланс: Бланки принимаются на баланс предприятия в составе материальных ценностей․
- Забалансовый учет: В бухгалтерском учете бланки трудовых книжек отражаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке․ При оформлении проводок они отмечаются в статье прочих расходов․
- Специальные журналы: Учет движения бланков строго регламентирован․ Для этого используются специальные регистры․
- Безопасное хранение: Заполненные и чистые бланки должны храниться у работодателя как документы строгой отчетности — в сейфах, металлических шкафах или несгораемых кассах․
Документальный учет трудовых книжек
Законодательство определяет строгий порядок учета и хранения трудовых книжек․ Для этих целей предусмотрены специальные журналы:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (форма КД-02)․ В ней ведется учет поступления чистых бланков от распространителя и их выдачи сотруднику, ответственному за ведение кадрового делопроизводства․
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ В этот журнал вносятся данные уже оформленных документов: серия и номер израсходованного бланка, данные его владельца, дата заполнения и другие обязательные сведения․
Можно ли вести учет электронно?
Обойтись книгой учета только в электронном виде не получится․ Поскольку бумажные бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, журналы их учета должны иметь соответствующую защиту: они пронумеровываются, прошнуровываются и опломбируются․
Однако стоит отметить, что если вы больше не хотите вести журнал по унифицированной форме, вы можете смело разрабатывать свою — теперь это не запрещено․ Главное — закрепить выбранную форму в учетной политике организации․ Перечень бланков, относимых к БСО, устанавливается учреждением самостоятельно в рамках формирования своей учетной политики, и трудовые книжки чаще всего возглавляют этот перечень․
Ответственность работодателя
Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника․ За утрату, порчу или ненадлежащий учет бланков строгой отчетности работодатель несет ответственность․ В случае утери чистых бланков работодатель обязан провести внутреннее расследование, а при необходимости — списать недостачу с кредита счета 006 в дебет, выявив виновное лицо․
Трудовая книжка и вкладыш в нее — это безусловный бланк строгой отчетности․ Этот статус требует от работодателя:
- Закупки бланков исключительно у официальных поставщиков (Гознак)․
- Строгого бухгалтерского учета на забалансовом счете 006․
- Ведения прошнурованных и опломбированных книг учета (приходно-расходной и книги движения)․
- Обеспечения надежного хранения бланков в сейфах или запирающихся шкафах․
Соблюдение этих правил позволит избежать штрафов со стороны контролирующих органов и гарантирует сохранность важных кадровых документов․