Трудовая книжка остается одним из ключевых документов в системе трудовых отношений Российской Федерации․ Несмотря на активное внедрение электронных форматов, бумажный вариант (для тех, кто вел его до 2021 года) и электронная трудовая книжка (ЭТК) неразрывно связаны нормами статьи 66 Трудового кодекса РФ․ В данной статье мы подробно разберем актуальные правила ведения, хранения и оформления трудовых книжек с учетом законодательства, действующего в мае 2026 года․
Что говорит статья 66 ТК РФ?
Согласно тексту статьи, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Именно этот документ подтверждает опыт работы, необходимый для назначения пенсии, получения кредитов, виз или перехода на новую должность․
Важнейшие положения статьи 66 ТК РФ включают:
- Определение трудовой книжки как главного документа о стаже․
- Установление обязанности работодателя вести книжку на каждого сотрудника․
- Регулирование порядка внесения записей о приеме, переводе и увольнении․
- Определение ответственности за правильность ведения документа․
Кто обязан вести трудовые книжки?
В соответствии с частью 3 статьи 66 ТК РФ, вести трудовые книжки обязаны все работодатели, являющиеся:
- Юридическими лицами․
- Индивидуальными предпринимателями (ИП)․
Важное исключение: Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вести трудовые книжки не обязаны․ Однако они могут вносить записи по желанию работника, если это предусмотрено договоренностью, хотя юридическая сила таких записей без печати ИП или организации может быть ограничена без дополнительных подтверждений․
Когда работодатель обязан завести новую трудовую книжку?
Работодатель обязан завести трудовую книжку на работника в случае, если:
- Сотрудник поступает на работу впервые․
- Работник потерял трудовую книжку․
- Сотрудник проработал у данного работодателя более пяти дней, и это место работы является для него основным․
Электронная трудовая книжка: реалии 2026 года
С 1 января 2021 года в России действует переходный период, который к 2026 году сформировал четкое разделение:
Для работников, впервые поступающих на работу с :
Трудовые книжки в бумажном виде им не заводятся․ Вся информация об их трудовой деятельности формируется исключительно в электронном виде (ЭТК)․ Статья 66․1 ТК РФ обязывает работодателя передавать сведения в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном формате․
Для работников, имевших бумажную книжку до 2021 года:
Они сохранили право выбора между бумажным и электронным форматом․ Если выбор был сделан в пользу бумажной версии, работодатель обязан продолжать вести её параллельно с передачей данных в электронном виде․
Основные правила внесения записей
Порядок ведения трудовых книжек строго регламентирован․ Ошибки могут привести к проблемам при подсчете стажа для пенсии․ Вот ключевые требования:
Общие требования к записям
- Все записи должны вестись на русском языке․
- Записи должны быть произведены чернилами черного, синего или фиолетового цвета (для бумажного варианта)․
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «ст․» вместо «статья», «прик․» вместо «приказ»)․
- Каждая запись должна иметь свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела․
Какие сведения вносятся?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Работнике: ФИО, дата рождения, образование (при первичном оформлении)․
- Работе: прием на работу, переводы на другую постоянную работу, увольнение․
- Награждениях: за успехи в работе (вносятся только поощрения, предусмотренные законодательством)․
Примечание: Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев увольнения за нарушение трудовой дисциплины․
Порядок хранения и выдачи
Трудовые книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности․ Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним учитываются в специальных книгах (журналах) учета движения трудовых книжек․
При увольнении работника:
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения․ Если в день увольнения выдать документ невозможно (например, работник отсутствует), работодатель обязан уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․ Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет за собой материальную ответственность․
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения, хранения и учета трудовых книжек влечет за собой административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы могут накладываться как на должностных лиц, так и на юридических лиц․ Кроме того, неправильное внесение записей может стать причиной судебных разбирательств при отказе в назначении пенсии․
Статья 66 ТК РФ устанавливает фундаментальные правила, обеспечивающие защиту прав работников на фиксацию их трудового стажа․ В 2026 году работодатель должен быть внимателен к двойственной системе: продолжать корректное ведение бумажных книжек для «старых» сотрудников и безупречно формировать электронные реестры для всех категорий персонала․ Соблюдение этих правил — залог отсутствия проблем с контролирующими органами и пенсионным обеспечением сотрудников․