Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Несмотря на масштабный переход на электронные форматы, ведение бумажных трудовых книжек остается актуальной задачей для кадровых служб и работодателей. Одной из частых причин для внесения записей в этот документ является увольнение, в частности, по соглашению сторон. В профессиональной среде эту процедуру часто коротко называют «статья 78 трудовой книжки». В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить такую запись, как сослаться на нормы Трудового кодекса РФ, а также затронем важнейшую тему взаимодействия бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК) в 2026 году.

Что означает «статья 78» в трудовой книжке?

Когда говорят о внесении в трудовую книжку записи по «статье 78», речь идет об увольнении работника по соглашению сторон. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовой договор может быть расторгнут по данному основанию в любое время, если между работником и работодателем достигнута соответствующая договоренность.

Однако при заполнении бумажной трудовой книжки важно правильно указывать ссылку на норму права. Согласно правилам ведения трудовых книжек:

• В графе «Основание прекращения трудового договора» необходимо указывать пункт 1 части первой статьи 77 ТК РФ (именно он является общей нормой для соглашения сторон).
• Статья 78 ТК РФ определяет саму суть этого основания (то, что договор расторгается по соглашению сторон), но в самой записи в трудовой книжке делается ссылка именно на п. 1 ч. 1 ст. 77.

Образец формулировки записи

Правильная запись в графе 3 раздела «Сведения о работе» должна звучать так:

«Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер.

Правила ведения и заполнения бумажной трудовой книжки

Ведение трудовых книжек строго регламентировано законодательством. В 2026 году действуют актуальные инструкции и порядок их ведения и хранения. Ключевые правила, которые необходимо соблюдать работодателю:

1. Сроки внесения записей. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении вносяться в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.
2. Точность формулировок. Записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Никаких самовольных сокращений или искажений быть не должно.
3. Соблюдение Инструкции. Заполнение осуществляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (в ред. Приказа Минтруда России от N 588н) и актуальным порядком ведения и хранения.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): переход и выдача бумажного оригинала

С в России применяется дополнительный способ формирования информации о трудовой деятельности — электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в электронном виде). В соответствии с федеральными законами (в частности, от № 439-ФЗ), работники получили право выбора формата.

Если сотрудник написал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан:

1. Продолжать подавать данные о его стаже и работе в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
2. Выдать ему бумажную книжку на руки.
3. Перед выдачей сделать в бумажной трудовой книжке запись о выдаче на руки в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.
4. Отметить факт выдачи в книге учёта движения трудовых книжек.

Как проверить ЭТК кандидата?

При заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку (если он остался на бумажном формате) и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Исключение составляют случаи, если трудовой договор заключается впервые.

Посмотреть электронную трудовую книжку работника можно в личном кабинете на портале Пенсионного фонда (ныне — Социального фонда) и на портале Госуслуг. Работодателю для подтверждения данных предоставляется выписка из ЭТК.

Серии трудовых книжек и их соответствие годам выпуска

При работе с бумажными документами кадровикам важно уметь отличать подлинные бланки от поддельных. Для этого существуют специальные таблицы соответствия серий трудовых книжек году их выпуска. Постановлениями Правительства и Госкомтруда утверждались образцы трудовых книжек и вкладышей к ним (например, постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 года). Проверка серии трудовой книжки по году выпуска помогает выявить несоответствия (например, если книжка старого образца выдана в недавнем году).

Резюме

Оформление увольнения по соглашению сторон (так называемой «статье 78») требует внимательности: в трудовой книжке делается ссылка на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ. В 2026 году кадровое делопроизводство существует в условиях параллельного функционирования бумажных и электронных трудовых книжек. Работодателям важно строго соблюдать сроки внесения записей, выдавать бумажные оригиналы по заявлению о переходе на ЭТК и корректно вести учет движения документов. Это позволит избежать штрафов от Государственной инспекции труда и обеспечит сохранность трудового стажа работников.