Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Несмотря на глобальный переход на электронный формат (ЭТК), бумажный вариант все еще остается актуальным для многих работников и работодателей. В 2026 году правила ведения, оформления и стоимости трудовых книжек претерпели ряд изменений, которые важно учитывать. В этой статье мы подробно разберем, сколько стоит сделать трудовую книжку, кто за нее платит и как правильно оформить документ по новым правилам.

Новые реалии 2026 года: бумажная или электронная?

Прежде чем говорить о стоимости, важно уяснить ключевые изменения в законодательстве. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Однако есть важные нюансы для новых сотрудников:

• Для тех, кто впервые устраивается на работу: Согласно Федеральному закону от , новичкам без стажа теперь ведут трудовую только в электронном виде. Оформление бумажной книжки для них больше не является обязательным.
• Для тех, у кого уже есть стаж: Если у сотрудника сохранился бумажный аналог, работодатель обязан вести её одновременно с электронной (если работник не подал заявление о переходе полностью на ЭТК).
• Старые образцы: Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Бланки старого образца у работодателей также могут использоваться без ограничения срока.

Из чего складывается стоимость трудовой книжки?

Когда мы говорим о том, сколько стоит сделать трудовую книжку, нужно понимать, что речь идет о двух разных вещах: стоимости самого чистого бланка и стоимости услуг по его заполнению (оформлению).

Стоимость бланка трудовой книжки

Работодатель обязан обеспечивать сотрудников бланками трудовых книжек и вкладышей к ним. Организации закупают их через типографии или специализированные канцелярские организации. Согласно актуальным данным, с стоимость бланка трудовой книжки устанавливается на новом уровне (цена зависит от типографии-изготовителя и региона, в среднем она варьируется от 300 до 500 рублей за чистый бланк).

Стоимость оформления (заполнения)

Само по себе внесение записей в трудовую книжку — это обязанность работодателя, регламентированная законом. Поэтому работник не должен платить за то, что ему заполняют трудовую книжку. Оформление трудовой книжки работнику производится за счет средств организации.

Однако на практике часто возникает вопрос: может ли работодатель взыскать с работника стоимость бланка?

Кто платит: работник или работодатель?

По закону работодатель приобретает бланки за свой счет. Но согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. N 320н), работодатель вправе удержать стоимость бланка из заработной платы работника.

1. Первое трудоустройство: Если человек устраивается на работу впервые, и ему оформляют бумажную ТК (хотя по новым правилам 2026 года это не обязательно), стоимость бланка может быть удержана из его зарплаты.
2. Утрата или порча: Если трудовая книжка была утеряна работником или пришла в негодность по его вине, он обязан возместить работодателю стоимость нового бланка. Если же порча произошла по вине работодателя (например, залита кофе сотрудником отдела кадров), стоимость нового бланка работник не возмещает.
3. Дубликат: При оформлении дубликата взамен утерянной книжки работник также оплачивает только стоимость чистого бланка.

Дубликат, вкладыш и копия: сколько стоят дополнительные услуги?

• Вкладыш: Если в трудовой книжке закончилось место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», оформляется вкладыш. Его стоимость аналогична стоимости новой трудовой книжки и также может быть удержана из зарплаты сотрудника.
• Дубликат: Оформляется взамен утерянной или испорченной книжки. Работник платит только за бланк. Сбор сведений о предыдущем стаже — задача самого работника, а внесение их в дубликат — бесплатная обязанность кадровика.
• Копия трудовой книжки: Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец 2025-2026 годов актуален для получения кредитов, оформления загранпаспорта и т.д.), выдается абсолютно бесплатно. Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней с момента заявления работника.

Штрафы за неправильное оформление или отсутствие книжки

В 2026 году ответственность за нарушения в сфере ведения трудовых книжек остается весьма суровой. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за её отсутствие (в тех случаях, когда её ведение обязательно, например, если работник написал заявление о сохранении бумажного формата, а работодатель его не завел), санкции могут составить:

• Для организации: штраф до 50 000 руб.
• Для ИП: штраф до 5 000 руб.

Именно поэтому кадровым специалистам важно строго соблюдать Инструкцию по заполнению трудовой книжки в соответствии с новым порядком их ведения и хранения.

Как правильно работать с трудовой книжкой в 2026 году?

Порядок заполнения прописан в Приказе Минтруда № 320н. Кто отвечает за корректное заполнение? Это делает уполномоченный сотрудник (кадровик, бухгалтер или сам руководитель), назначенный приказом по организации. При заведении новой трудовой книжки (если она всё-таки оформляется) в ней указываются серия, номер и дата заполнения. Если работник переходит на ЭТК, в старой бумажной ТК делается соответствующая запись о том, что ему заведена электронная версия, и бумажная выдается на руки.