Вопрос о стоимости трудовой книжки (ТК) волнует как новых сотрудников, так и тех, кто уже работает в России. Ниже мы разберём, какие расходы действительно связаны с оформлением и хранением трудовой книжки, а какие услуги предоставляются бесплатно.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж работы и квалификацию. Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), она обязана быть у всех работающих граждан.
- Печатная (бумажная) трудовая книжка – традиционный формат, который хранится у работника.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, введённый в 2020 году. Работодатель и работник могут вести запись в электронном виде.
Стоимость бумажной трудовой книжки
В большинстве регионов России трудовая книжка выдается бесплатно. Это правило закреплено в ТК РФ и подтверждается практикой большинства работодателей.
Однако возможны небольшие расходы, связанные с:
- Копированием и отправкой копий в органы соцзащиты.
- Появлением дубликата трудовой книжки при потере оригинала.
- Платежами за услуги нотариуса при оформлении дубликата в случае, если работодатель не предоставляет его бесплатно.
Стоимость электронного формата
Электронная трудовая книжка создаётся автоматически в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) при заключении трудового договора. Работодатель регистрирует данные в системе, а работник получает доступ к своему профилю.
- Для работодателя: регистрация в системе бесплатна, но при необходимости печати в бумажном виде может потребоваться оплата печати.
- Для работника: доступ к ЭТК бесплатный, но если требуется печатная копия, то за неё может взиматься плата за печать.
Как получить трудовую книжку?
4.1 Бумажная трудовая книжка
- При приёме на работу работодатель выдаёт новый экземпляр ТК.
- В течение 30 дней работодатель вносит сведения о трудовом договоре.
- При увольнении работодатель делает запись о завершении работы и выдаёт дубликат, если работник его запрашивает.
4.2 Электронная трудовая книжка
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе «ЭТК».
- Сведения автоматически пополняются в базе.
- Работник может просматривать данные через портал «Госуслуги» или приложение «ЭТК».
Когда нужна бумажная копия?
Несмотря на цифровизацию, в некоторых случаях требуется бумажный экземпляр:
- При переезде в другой регион и необходимости подтверждения стажа работодателю.
- При оформлении кредита в банке.
- При получении государственных льгот, где требуется подтверждение стажа.
В таких случаях работодатель обычно выдает дубликат бесплатно, но если работник сам оформляет дубликат через отдел кадров, могут взиматься небольшие сборы за печать.
Как избежать лишних расходов?
- Попросите работодателя оформить дубликат сразу при потере оригинала.
- Используйте электронную трудовую книжку, чтобы избежать необходимости в бумажных копиях.
- Проверьте, не требует ли ваш регион дополнительных платежей за печать.
- Сохраняйте копию всех записей в личном архиве.
Итак:
- Трудовая книжка в бумажном виде выдается бесплатно.
- Дубликат может облагаться небольшим сбором, но в большинстве случаев он тоже бесплатный.
- Электронная трудовая книжка создаётся автоматически и доступна бесплатно, но печатная копия может потребовать оплаты.
Таким образом, если вы хотите избежать лишних расходов, лучше использовать электронную трудовую книжку и сохранять копии в электронном виде. При необходимости бумажной копии уточните у работодателя, будет ли она выдана бесплатно.