Ответ на вопрос, стоит ли переводить трудовую книжку в электронный формат, зависит от нескольких факторов: от даты вашего трудоустройства, от желания работодателя, от личных предпочтений работника и от действующего законодательства.

Правовая база

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) регулируется Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Основные положения:

• С 1 января 2020 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд РФ.
• С 1 января 2021 года при приёме на работу впервые работнику сразу выдаётся электронная трудовая книжка, а бумажный вариант не заводится.
• С 1 января 2022 года все новые сотрудники получают только ЭТК.
• Переходный период для работников, имеющих бумажную ТК, завершился 31 декабря 2025 года. После этой даты любой желающий может подать заявление о переводе, но обязанность работодателя сохраняется только при согласии работника.

Обязательно ли переходить?

Согласно законодательству переход на электронную трудовую книжку является добровольным. Ни работник, ни работодатель не могут принудительно заставить другую сторону перейти без её согласия.

Тем не менее, существуют ситуации, когда переход становится практически обязательным:

1. Если работник впервые устраивается на работу (с 2021 года) – ему выдаётся только ЭТК.
2. Если работодатель уже внедрил систему ЭТК и готов вести все записи только в электронном виде, то он может предложить сотруднику перейти, но без принуждения.
3. Если работник желает упростить процесс подтверждения стажа (например, при оформлении пенсии), переход в его интересах.

Как подать заявление о переходе?

Для перехода необходимо оформить заявление работника. Образец заявления выглядит так:

 ________________________
 (ФИО работника)
 (Должность, подразделение)
 (Наименование организации)
 Заявление
 Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ.

 «___» __________ 2026 г. ______________________
 (подпись работника)

После получения заявления работодатель обязан:

• Внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку (если она ещё существует) в течение 3 рабочих дней.
• Подать в Пенсионный фонд РФ (ПФР) электронную форму «ЕФС‑1» (раздел 1.1) не позднее 25 числа следующего месяца.
• Уведомить работника о том, что его данные загружены в систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).

Обязанности работодателя

Согласно разъяснениям Роструда и КонсультантПлюс, работодатель обязан:

• Сформировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника.
• Обеспечить возможность работнику получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или приложение «ЭТК».
• Сохранить бумажный вариант ТК до момента, пока работник не подпишет заявление о переходе.
• В случае отказа работника от перехода – продолжать вести бумажную ТК.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Плюсы

• Удобство. Доступ к сведениям 24/7 через интернет, без необходимости носить бумажный документ.
• Безопасность. Данные защищены цифровой подписью, риск потери или порчи сведений минимален.
• Автоматизация. Записи в ЭТК вносятся автоматически из кадровой системы, снижается вероятность ошибок.
• Ускорение процессов. При проверке стажа в ПФР, при оформлении пенсии, при смене работы – всё происходит мгновенно.

Минусы

• Необходимость доступа к интернету и наличия смартфона/компьютера.
• Технические сбои могут временно ограничить доступ к данным.
• Некоторые работодатели (особенно небольшие) пока не внедрили систему ЭТК, что может усложнить процесс.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от электронного формата?

Да. Работник имеет право отказаться от перехода и продолжать использовать бумажную трудовую книжку. Для этого достаточно не подавать заявление о переходе.

Нужно ли подписывать заявление у нотариуса?

Нет. Заявление о переходе подписывается работником собственноручно, нотариальное заверение не требуется.

Как проверить, что мои данные внесены в ЭТК?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или в приложение «ЭТК». Там будет отображён полный список записей о трудовой деятельности.

Что делать, если в ЭТК нет записи о предыдущих местах работы?

Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней после получения заявления добавить все недостающие записи. Если этого не произошло, следует написать запрос в отдел кадров или в ПФР.

Как оформить ЭТК при увольнении?

При увольнении работодатель вносит запись о прекращении трудового договора в электронную систему. Работнику отправляется уведомление, после чего он может распечатать справку о трудовой деятельности.

Переход на электронную трудовую книжку не является обязательным для работников, которые уже имеют бумажный вариант, но все новые сотрудники с 2021 года получают только ЭТК. Если вы хотите упростить процесс подтверждения стажа, сократить бумажную волокиту и иметь доступ к данным в любой момент – переход стоит рассмотреть.

Для работодателей главное – обеспечить техническую возможность перехода, своевременно информировать сотрудников и правильно оформить все документы.

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Дата публикации: 22 мая 2026 г.