Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход на электронные формы, многие организации продолжают вести бумажные книжки, поэтому важно знать, как правильно оформлять каждую её страницу. В данной статье рассматривается страница трудовой книжки (в первую очередь – ьный лист) с практическими примерами заполнения, ссылками на актуальные нормативные акты и полезными советами.

Что такое страница трудовой книжки?

Под «страницей трудовой книжки» обычно понимают:

• ьный лист – первая страница, содержащая личные данные работника и сведения о документе;
• страницы разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о профессии, специальности» и др.;
• вкладыш (дополнительный лист), используемый при заполнении всех страниц раздела.

Каждая из этих страниц имеет свои правила заполнения, которые регламентируются Постановлением Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках» и инструкцией по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда РФ от № 320н).

ьный лист трудовой книжки: образец заполнения

ьный лист – это не раздел трудовой книжки, поэтому на нём не ставится сквозная нумерация записей и не указывается дата заполнения (пояснение из материалов КонсультантПлюс: «В‑четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). В Роструде уточняют, что ставить нули перед числами не надо.»).

Обязательные поля ьного листа

• Фамилия, имя, отчество – полностью, как в паспорте;
• Дата рождения (число, месяц, год);
• Образование – наименование учебного заведения, год окончания, квалификация;
• Профессия, специальность – согласно диплома или трудовому договору;
• Серия и номер трудовой книжки – указываются на одной из четырёх страниц (обычно на ьном листе);
• Дата выдачи трудовой книжки – ставится только при первичной выдаче или при замене утерянной/испорченной книжки (с 2021 г. дата на ьном листе указывается только текущая при выдаче дубликата);
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (при наличии).

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Иванович
Дата рождения: 
Образование: Московский государственный университет, 2012 г., юрист
Профессия, специальность: Юрист
Серия и номер: 00 1234567
Дата выдачи: 
Подпись: ______________________ (И. О. Петров, начальник отдела кадров)
Печать: [печать организации]

Обратите внимание: дата выдачи указывается только в случае выдачи нового документа (дубликата, замены испорченной книжки). Если трудовая книжка ведётся с момента приёма на работу и не менялась, дата на ьном листе может отсутствовать.

Особенности заполнения в 2025‑2026 гг.

• С 2021 г. оформлять бумажную трудовую книжку необходимо только при выдаче дубликата или при первом трудоустройстве, если работник ранее не имел книжки;
• При внесении изменений (например, изменение ФИО после брака) на ьном листе делается запись «Внесено изменение» с указанием даты и подписи ответственного лица;
• Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором продолжается нумерация соответствующего раздела (пример: после записи № 15 в разделе «Сведения о работе» на вкладыше начинается запись № 16).

Страницы разделов трудовой книжки

После ьного листа следуют разделы, каждый из которых имеет свою нумерацию записей.

Раздел «Сведения о работе»

• Графа 1: порядковый номер записи (без ведущих нулей);
• Графа 2: дата приёма на работу (число, месяц, год);
• Графа 3: полное наименование организации и её сокращённое наименование;
• Графа 4: должность, профессия, специальность;
• Графа 5: основание приёма (трудовой договор, приказ и т.д.);
• Графа 6: дата увольнения и основание увольнения;
• Графа 7: подпись ответственного лица и печать организации.

Пример записи о приёме на работу:

1 
2 ООО «ТехноСервис» (сокр. – ТехноСервис) - Инженер‑программист
4 Трудовой договор № 45 от 

5 –
6 –
7 ______________________ (С. В. Смирнова, кадровик) [печать]

Раздел «Сведения о награждениях»

Заполняется аналогично, но в графе 3 указывается название награды, а в графе 4 – основание (приказ, постановление).

Раздел «Сведения о профессии, специальности»

Здесь фиксируются изменения квалификации, повышение разряда, получение новых сертификатов и т.д.

Вкладыш в трудовую книжку

Когда все страницы какого‑либо раздела заполнены, оформляется вкладыш. На вкладыше:

• указывается название раздела (например, «Сведения о работе»);
• продолжается нумерация записей с того номера, которым закончился основной лист;
• заполняются те же графы, что и в основном разделе;
• внизу ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Пример: если в основном листе раздела «Сведения о работе» последняя запись имеет номер 20, то на вкладыше первая запись будет под номером 21.

Оформление вкладыша (пример)

Раздел: Сведения о работе
21 
22 ООО «Инноватика» (сокр. – Инноватика) -3 Старший аналитик
24 Приказ № 12 от о переводе
25 –
26 –
27 ______________________ (М. Н. Лебедев, руководитель отдела кадров) [печать]

Полезные рекомендации по заполнению

1. Проверяйте данные с паспортом и дипломами перед внесением в трудовую книжку – любые несоответствия могут привести к признанию документа недействительным.
2. Не используйте аббревиатуры без расшифровки в графе 3 (наименование организации) – сначала пишите полное название, затем в скобках сокращённое.
3. Ставьте даты в формате ДД.ММ.ГГГГ (без ведущих нулей в дне и месяце, если они не требуются внутренними инструкциями).
4. Избегайте пустых граф – если информация отсутствует, проставляйте прочерк («—»).
5. Подпись и печать ставятся только после полной проверки записи; незаверенные записи могут быть оспорены.
6. При переходе на электронную трудовую книжку сохраняйте скан или фотографию последней заполненной страницы бумажной книжки в качестве резервной копии.

Правильное оформление страницы трудовой книжки – залог юридической значимости документа и уверенности работника в том, что его трудовая деятельность будет учтена при расчёте пенсии, пособий и других социальных выплат. Следуя актуальным нормативным актам (Постановление № 225, Приказ Минтруда № 320н) и используя приведённые примеры, вы сможете заполнить ьный лист, разделы и вкладыш без ошибок.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, заполнение при совмещении должностей, оформление дубликата после утери или изменение ФИО), рекомендуем обратиться к разделу «Вопросы и ответы» на сайтах КонсультантПлюс или Гарант, где представлены актуальные разъяснения Роструда и судебной практики.

Желаем успешного ведения трудовых книжек и уверенности в каждом сделанном записи!