Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, квалификацию и достижения. В России она регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов Минтруда. Ниже разберём, какие именно части входят в трудовую книжку, как они оформляются и какие правила при этом действуют.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это личный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: место работы, должность, стаж, переводы, увольнения, награды и т.д. Она обязательна для всех работников, занятых по найму, и является одним из ключевых документов при поиске новой работы, получении пенсионных выплат и др.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из двух основных частей:
- Обложка – содержит личные данные работника (ФИО, дата рождения, место жительства, серия и номер книжки).
- Внутренний блок – разделён на несколько разделов, каждый из которых фиксирует определённый тип информации.
Раздел «Сведения о работе»
В этом разделе фиксируются все кадровые перемещения работника: приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, стаж, квалификация.
- Приём на работу: дата, место, должность, оклад.
- Перевод на другую постоянную работу: дата, новое место, должность.
- Увольнение: дата, причина, итоговый стаж.
- Изменение должности: дата, новая должность, оклад.
- Квалификация: дата, квалификация, квалификационный уровень.
Раздел «Сведения о награждении»
Здесь фиксируются все официальные награды и премии, полученные работником в рамках трудовой деятельности.
- Дата награждения.
- Наименование награды (премия, медаль, сертификат).
- Основание награждения (проект, результат работы).
Раздел «Сведения о стаже»
В этом разделе фиксируется фактический стаж работы, а также начисленный и не начисленный стаж.
- Дата начала работы.
- Дата окончания работы.
- Общий стаж в годах, месяцах, днях.
- Накопленный и неаккумулированный стаж.
Приложения и вложения
Внутри трудовой книжки могут быть вложены:
- Копии трудового договора.
- Справки о стаже.
- Сертификаты и дипломы.
- Письма о переводе, увольнении.
Правила заполнения трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки должно осуществляться в соответствии с приказом Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г. (Новый порядок ведения бумажных трудовых книжек) и постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
- Все записи делаются в оригинале, без копий.
- Записи в разделе «Сведения о работе» оформляются приказом работодателя.
- Записи о награждениях оформляются приказом о награждении.
- Внутренние страницы не могут быть удалены, только заменены при необходимости.
- Записи о стаже вносятся автоматически при увольнении.
Электронные трудовые книжки (КЭДО)
С 2023 г. в России вводится система электронных трудовых книжек (КЭДО). Файлы формируются в формате XML, а подписью защищаются файлы в формате SGN (электронная подпись). При этом сохраняется тот же набор разделов, но в электронном виде.
Ключевые моменты:
- Файл XML содержит всю структуру документа: сведения о работе, награждениях, стаже.
- Файл SGN – это электронная подпись, подтверждающая подлинность документа.
- Электронная подпись может быть усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП).
- При переходе на электронные трудовые книжки бумажные копии остаются обязательными до полного перехода.
Примеры заполнения трудовой книжки
Ниже приведены типовые образцы заполнения разделов трудовой книжки, которые можно использовать при работе с реальными данными.
Образец раздела «Сведения о работе»
| Дата | Место работы | Должность | Оклад | Основание записи |
|---|---|---|---|---|
| ООО «РосТех» | Инженер-строитель | 60 000 руб. | Приём на работу | |
| ООО «РосТех» | Старший инженер | 80 000 руб. | Перевод на другую постоянную работу | |
| ООО «РосТех» | Старший инженер | 80 000 руб. | Увольнение |
Образец раздела «Сведения о награждении»
| Дата | Наименование награды | Основание |
|---|---|---|
| Премия «Лучший инженер года» | Вклад в проект «Новый мост» |
Трудовая книжка — это важный документ, фиксирующий всю карьеру работника. В ней содержатся сведения о работе, стаже, наградах и квалификации. С 2023 г. в России вводится электронный формат, но бумажные книжки остаются актуальными. Правильное заполнение и хранение трудовой книжки обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает права работника.
Если вы хотите узнать больше о правилах заполнения, новых форматах или получить образцы, обратитесь к официальным документам Минтруда РФ, таким как приказ № 320н от 19 мая 2021 г. и постановление № 69 от 10 октября 2003 г.