Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, понимание её структуры остаётся важным как для сотрудников, так и для кадровых служб.

История и правовая база

Первая трудовая книжка появилась в СССР в 1918 году как средство учёта трудового стажа. С тех пор её форма и порядок ведения несколько раз менялись, но основная цель – фиксировать сведения о работе, наградах и увольнениях – осталась неизменной.

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, после чего все сведения о трудовой деятельности должны вестись исключительно в электронном виде.

Структура бумажной трудовой книжки

Традиционная трудовая книжка состоит из нескольких обязательных частей, каждая из которых имеет строго определённое расположение и содержание.

Обложка

Твёрдая обложка из плотного картона или пластика, на которой указаны:

• Название документа – «Трудовая книжка»;
• Серия и номер;
• ФИО владельца;
• Дата выдачи.

ьный лист

Первый внутренний лист, содержащий персональные данные работника:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата и место рождения;
• Образование;
• Сведения о воинском учёте (при наличии);
• Подпись работника и печать организации‑изготовителя.

Раздел «Сведения о работе»

Основной раздел, где фиксируются все трудовые отношения. Каждая запись включает:

• Дата приёма на работу;
• Наименование организации, её структурное подразделение;
• Должность, профессия или специальность;
• Трудовой договор (номер, дата);
• Дата увольнения и основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
• Подпись работника и печать работодателя.

Раздел «Сведения о наградах и поощрениях»

Здесь отражаются:

• Награды, благодарности, почётные грамоты;
• Премии, надбавки за выслугу лет;
• Иные поощрения, связанные с трудовой деятельностью.

Раздел «Сведения о профессиональном обучении»

Внесение данных о:

• Повышении квалификации;
• Переподготовке;
• Стажировках и курсах.

Заключительные страницы

На них размещаются:

• Примечания (например, о совместительстве, неполном рабочем времени);
• Подписи уполномоченных лиц отдела кадров;
• Печать организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С введением ЭТК изменился не только формат хранения данных, но и порядок их внесения.

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это информационная база, размещённая в едином государственном информационном ресурсе (ЕГИСЗ). Каждый застрахованный лицо имеет личный кабинет, где хранятся все сведения о трудовой деятельности.

Основные разделы ЭТК (аналогичны бумажному варианту)

1. Личные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
2. Сведения о приёме на работу (дата, работодатель, должность);
3. Сведения о переводе, совместительстве, неполном рабочем времени;
4. Сведения об увольнении (дата, основание);
5. Сведения о наградах, поощрениях, профессиональном обучении;
6. Примечания и дополнительные сведения.

Как происходит внесение записей?

Работодатель обязан в течение пяти рабочих дней после события (приём, перевод, увольнение и т.д.) направить сведения в ПФР через:

• Личный кабинет страхователя на портале «Госуслуги»;
• Прямую передачу через защищённые каналы связи (ТКС, ЭДО);
• На бумажном носителе с последующим сканированием (в исключительных случаях).

После загрузки сведения становятся доступны работнику в его личном кабинете, где он может проверить их корректность и, при необходимости, подать заявление об уточнении.

Преимущества ЭТК

• Снижение риска потери или повреждения документа;
• Быстрый доступ к информации из любой точки с доступом к интернету;
• Автоматизация расчёта стажа и пенсионных прав;
• Возможность оперативного предоставления сведений потенциальным работодателям.

Недостатки и ограничения

• Требуется доступ к интернету и базовые навыки работы с электронными сервисами;
• Возможны технические сбои в работе ЕГИСЗ;
• Некоторые категории работников (например, пенсионеры, не работающие) могут не пользоваться личным кабинетом.

Как правильно вести трудовую книжку (бумажную и электронную)

Для работодателя

1. Своевременно вносить все изменения (приём, перевод, увольнение, награды);
2. Использовать только утверждённые формы и бланки;
3. Ставить подпись и печать организации в местах, предусмотренных инструкцией;
4. При переходе на ЭТК – обеспечить обучение кадрового персонала работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги»;
5. Хранить копии бумажных записей в течение 50 лет (как требует законодательство).

Для работника

1. Проверять correctness каждой записи сразу после её внесения;
2. Сохранять копии трудовой книжки (бумажной или выписки из ЭТК) в надёжном месте;
3. При переходе на новую работу предоставлять выписку из ЭТК или заверенную копию бумажной книжки;
4. При обнаружении ошибки немедленно обращаться к работодателю или в ПФР для её исправления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, в период перехода (до 31 декабря 2025 года) допускается ведение обоих форматов, но с 1 января 2026 года обязателен только электронный вид.

Что делать, если работник отказался от ЭТК?

С 1 января 2026 года отказ невозможен – все сведения о трудовой деятельности должны формироваться в электронном виде. До этой даты работник может продолжать пользоваться бумажной книжкой, но работник всё равно обязан передавать сведения в ПФР.

Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Для бумажной версии необходимо обратиться к последнему работодателю за выдачей дубликата. Для ЭТК достаточно войти в личный кабинет на портале «Госуслуги» и запросить выписку или восстановление данных.

Нужно ли заверять выписку из ЭТК при приёме на работу?

Да, работодатель имеет право требовать заверенную выписку из электронной трудовой книжки или согласие работника на предоставление доступа к её данным через ПФР.

Понимание строения трудовой книжки – как бумажной, так и электронной – необходимо для корректного оформления трудовых отношений, расчёта стажа и обеспечения социальных гарантий работника. Несмотря на цифровую трансформацию, суть документа остаётся неизменной: фиксировать трудовой путь человека от первого места работы до пенсии. Соблюдение установленных правил ведения и хранения трудовой книжки гарантирует прозрачность и законность трудовых отношений в любой организации.