Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности в электронном виде), бумажный формат продолжает действовать и требует строгого соблюдения правил заполнения․ Одним из ключевых разделов этого документа является раздел «Сведения о работе»․ В нем предусмотрено 4 графы, каждая из которых имеет свое строгое функциональное назначение․
Структура раздела «Сведения о работе»
Согласно нормативным правовым актам и Правилам ведения трудовых книжек, раздел «Сведения о работе» представлен в виде таблицы, состоящей из четырех колонок․ Рассмотрим подробно назначение каждой из них․
Графа 1: Порядковый номер записи
В первой графе проставляется сквозной порядковый номер вносимой записи․ Нумерация строго последовательная: каждой новой записи (о приеме, переводе, увольнении, установлении второй профессии и т․д․) присваивается следующий свободный номер․
Графа 2: Дата события
Во вторую графу вносится дата совершения кадрового действия․ Формат записи строго числовой: арабскими цифрами указываются день (две цифры), месяц (две цифры) и год (четыре цифры)․ Например, при приеме на работу или увольнении здесь указывается дата соответствующего приказа или прекращения трудового договора․
Графа 3: Суть записи
Третья графа — самая объемная и информативная․ В ней отражается суть кадрового мероприятия․ Правила ее заполнения зависят от типа записи:
- Перед внесением записи о приеме на работу в графе 3 в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации․
- Прием на работу: Указывается, в какой отдел и на какую должность принят работник․
- Перевод: Отражаются сведения о постоянном переводе на другую должность или в другое подразделение․
- Увольнение: Указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ․
- Установка второй профессии: Делается соответствующая запись, например: «Установлена вторая профессия Электрогазосварщик с присвоением 3 разряда»․
Графа 4: Документ-основание
В четвертой графе фиксируются реквизиты документа, на основании которого вносится запись․ Как правило, это приказ (распоряжение) работодателя․ Указываются его дата и номер․
Особенности заполнения граф в различных ситуациях
Заполнение раздела «Сведения о работе» имеет ряд нюансов, зависящих от конкретной кадровой операции․
Прием на работу и переводы
При оформлении приема на работу в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема, в графе 3 — наименование организации и должность, а в графе 4, дата и номер приказа о приеме․ Если сотрудник принимается в порядке перевода из другой организации, запись вносится уже по новому месту работы․ Сначала в графе 3 указывается наименование новой компании, а в графе 4 — реквизиты приказа о приеме на работу; Сделать это нужно в течение недели со дня перевода․ Важно: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы․
Работа по совместительству
Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника и только по месту его основной работы․ Для этого работник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству․ В графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2, дата приема на работу по совместительству, в графе 3 указывается наименование организации-совместителя и должность, а в графе 4 — реквизиты приказа от работодателя по совместительству․
Установление второй профессии (специальности)
В этом случае заполнение имеет свою специфику: в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись (например: «Установлена вторая профессия ⎯ электрогазосварщик с присвоением 3 разряда»), а в графе 4 указывается не приказ, а соответствующее удостоверение, его номер и дата выдачи․
Прием на работу руководителя (директора)
Для руководителя организации основаниями для внесения записи могут выступать сразу два документа: приказ о приеме на работу и решение учредительного органа о назначении на должность директора․ Эксперты сходятся во мнении, что поскольку НПА и правила ведения трудовых книжек не запрещают указывать сразу два документа в графе «Основания для внесения записи», в графе 4 можно зафиксировать и реквизиты (дату, номер) приказа о приёме на работу, и реквизиты решения учредительного органа․
Запись об увольнении
При увольнении работника в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), в графе 3 прописывается причина увольнения со ссылкой на норму ТК РФ, а в графе 4 — дата и номер приказа об увольнении․
Электронная трудовая книжка и бумажный дубликат
В настоящее время у работников есть бумажная трудовая книжка, но все сведения дублируются путем представления в Пенсионный фонд России (ПФР) сведений о трудовой деятельности для ведения так называемой электронной трудовой книжки․ Тем не менее, если работник не отказался от ведения бумажного документа, работодатель обязан продолжать заполнять раздел «Сведения о работе» строго по описанным выше правилам (в 4 графы)․
Важные нюансы учета
Помимо правильного заполнения самих трудовых книжек, работодатель обязан вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них․ Стоит отметить, что графы в самом разделе «Сведения о работе» (их 4) не стоит путать с графами журнала учета — в журнале их значительно больше (включая, например, 12-13 графы, где указываються дата отправки трудовой книжки по почте при увольнении и номера соответствующих почтовых квитанций)․
Также следует помнить: если в период работы в организации сотруднику был выдан вкладыш в трудовую книжку, то при увольнении он должен расписаться в книге учета не только за саму трудовую книжку, но и за получение вкладыша (либо в журнале ставится отметка об отправке документов по почте)․