С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), но многие работники продолжают использовать бумажные версии․ Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан правильно оформить и подать соответствующие сведения․ В этой статье мы подробно разберём, как это сделать․
—
Кто должен подавать сведения о бумажной трудовой книжке?
Сведения о ведении бумажной трудовой книжки должны предоставлять:
- Работодатели (организации и индивидуальные предприниматели) для всех сотрудников, которые не написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
- Сотрудники, которые предпочитают бумажный вариант и не подали заявление об отказе от него․
Если работник не подал заявление о выборе формата, по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка․
—
Что нужно сделать работодателю?
Уведомить сотрудников о праве выбора
До 30 июня 2020 года (и в дальнейшем при приёме на работу) работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого сотрудника о:
- Возможности ведения трудовой книжки в электронном или бумажном формате․
- Праве работника подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или переходе на электронную․
Уведомление должно быть оформлено в письменном виде (например, в виде приказа или письма)․
—
Получить заявление от сотрудника
Работник должен подать одно из двух заявлений:
- Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе (если он хочет сохранить бумажный формат)․
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (если он выбирает ЭТК)․
Если заявление не подано, по умолчанию ведётся бумажная трудовая книжка․
📌 Где скачать бланки заявлений?
Вы можете скачать стандартные бланки заявлений:
- Скачать пустой бланк заявления о ведении трудовой книжки на бумажном носителе (․doc)
- Скачать образец заявления о ведении трудовой книжки на бумажном носителе (․doc)
—
Внести запись в бумажную трудовую книжку
Если сотрудник выбрал бумажный формат, работодатель должен:
- Внести запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку․
- При выдаче трудовой книжки сотруднику сделать пометку о подаче заявления о ведении бумажной трудовой книжки․
Пример записи:
Сведения: Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․
—
Подать сведения в Пенсионный фонд (ПФР)
Работодатель обязан:
- Передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде в ПФР (даже если ведётся бумажная трудовая книжка)․
- Указывать в отчётах, что сотрудник выбрал бумажный формат․
Важно: Даже если трудовая книжка бумажная, сведения о стаже должны храниться в электронном формате в ПФР․
—
Как оформить заявление в программе 1С?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 можно автоматически сформировать заявление:
- Откройте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
- Выберите сотрудника и укажите формат (бумажный или электронный)․
- Сформируйте и распечатайте заявление․
Это упрощает процесс и исключает ошибки при заполнении․
—
Что делать, если сотрудник передумал и хочет вернуться к бумажной книжке?
Если сотрудник ранее выбрал электронную трудовую книжку, но теперь хочет вернуться к бумажной, он должен:
- Подать новое заявление о ведении бумажной трудовой книжки․
- Работодатель должен:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку о переходе․
- Продолжить подавать сведения в ПФР в электронном виде․
—
Ответственность работодателя за нарушения
Если работодатель:
- Не уведомил сотрудника о праве выбора формата трудовой книжки – штраф до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Неправильно оформил сведения – административная ответственность․
- Не передал данные в ПФР – штраф до 100 000 рублей․
—
| Шаг | Действие | Срок |
|---|---|---|
| 1 | Уведомить сотрудника о праве выбора формата трудовой книжки | При приёме на работу, не позднее 30 июня 2020 года |
| 2 | Получить заявление от сотрудника (бумажный или электронный формат) | В течение 3 дней после приёма на работу |
| 3 | Внести запись в бумажную трудовую книжку (если выбран бумажный формат) | При выдаче трудовой книжки |
| 4 | Подать сведения в ПФР в электронном виде | Ежемесячно (в установленные сроки) |
—
Ведение бумажной трудовой книжки требует от работодателя соблюдения нескольких ключевых моментов:
- Уведомление сотрудников о праве выбора․
- Получение заявления от работника․
- Правильное оформление бумажной трудовой книжки․
- Своевременная подача сведений в ПФР․
Если вы следуете этой инструкции, вы избежите штрафов и обеспечите корректное ведение трудовых книжек․
⚠️ Важно: С 2026 года бумажные трудовые книжки по-прежнему действительны, но работодатель обязан подавать сведения о стаже в электронном виде в ПФР․
—
Если у вас остались вопросы, обратитесь к нормативным документам или проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву․