Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника․ Одним из её разделов является «Сведения о награждении (поощрении)»․ Правильное оформление записей в этом разделе имеет важное значение: от корректности записи зависят пенсионные льготы, возможность получения государственных наград и подтверждение профессионального уровня сотрудника․

Правовая основа

Сведения о награждениях и поощрениях вносятся в трудовую книжку в соответствии с:

• Пунктом 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого приказом Минтруда России от  № 331н);
• Инструкцией по заполнению раздела «Сведения о награждении (поощрении)»;
• Трудовым кодексом РФ (ст․ 176, ст․ 177) – определяющим, какие виды наград подлежат обязательному отражению в трудовой книжке․

Важно помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые являются частью заработной платы и выплачиваются регулярно․ Записываются только поощрения, являющиеся отдельными наградами (почётные грамоты, благодарности, медали, знаки отличия и т․п․)․

Структура раздела «Сведения о награждении (поощрении)»

В современном образце трудовой книжки (формат Т‑2) раздел «Сведения о награждении (поощрении)» состоит из четырёх граф:

1. Порядковый номер записи – простая цифра, увеличивается последовательно․
2. Дата награждения – указывается в формате «дд мм гггг»․
3. Наименование организации‑наградодателя – полное название, при наличии – сокращённое в скобках․
4. Сведения о награде (поощрении) – название награды, номер и дата наградного акта, а также основание (например, «за выдающиеся трудовые заслуги»)․

Пример оформления граф в виде таблицы (в реальной книжке используется печатная форма, но смысл такой же):

Пошаговая инструкция заполнения записи

Для внесения информации о поощрении в трудовую книжку следует выполнить следующие действия:

1. Определить тип поощрения․ Убедитесь, что награда относится к категории, подлежащей отражению в трудовой книжке (почётная грамота, благодарность, медаль, знак отличия, благодарственное письмо от государства и т;п․)․
2. Подготовить документ‑основание․ Это может быть наградный акт, приказ работодателя, сертификат или приказ министерства․
3. Записать порядковый номер․ Если это первая запись – ставим «1», далее «2», «3» и т․д․
4. Указать дату награждения․ Дата берётся из наградного акта (обычно это дата подписи акта)․
5. Внести наименование наградодателя․ Пишем полное название организации, а в скобках – её официальное сокращение (если оно существует)․
6. Сформулировать сведения о награде․ Формат записи рекомендуется следующий:
   «Наименование награды», № [номер] от [дата] «[основание]»․
   Пример: «Почётная грамота», № 45 от «За выдающиеся трудовые заслуги»․
7. Подписать запись․ Запись подписывается руководителем организации‑наградодателя (или уполномоченным лицом) и ставится печать․

После заполнения всех граф запись считается завершённой и подлежит хранению в официальном архиве предприятия․

Образцы записей в трудовую книжку

Поощрение от работодателя

Если награждение производится по инициативе работодателя, в графе 3 указывается полное и сокращённое название предприятия․

1 ОАО «СтройИнвест», (СИ) Благодарность № 12 от «За высокие результаты в реализации проекта «Мост-2025»․

Поощрение от государственного органа

2 Министерство культуры РФ (Минкультуры) Почётная грамота № 78 от «За выдающийся вклад в развитие отечественного искусства»․

Поощрение за участие в конкурсе

3 Федеральный конкурс «Инновации России», (ФКИ) Медаль «За инновационную разработку», № 5 от ․

Благодарность за добровольную работу

4 Благотворительный фонд «Дети будущего», (БФДБ) Благодарственное письмо № 7 от «За активное участие в благотворительном марафоне»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о премии, полученной по результатам ежегодного расчёта?

Нет․ Премии, являющиеся частью заработной платы и выплачиваемые регулярно, в трудовую книжку не вносятся․ Записываются только отдельные поощрения, оформленные официальным наградным актом․

Можно ли записать в книжку благодарность, полученную от коллег?

Только если благодарность оформлена официальным документом (письмо, грамота) и подписана руководителем организации․ Неофициальные «подарки» от коллег не подлежат внесению․

Как оформить запись, если наградодатель имеет несколько официальных названий?

Указывают полное официальное название, а в скобках – общепринятое сокращение (если оно существует)․ Пример: «ОАО «ТехноСервис», (ТС)»․

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись, но в ней допущена ошибка?

Ошибка исправляется только в присутствии руководителя организации и с его подписью․ В случае серьёзных ошибок (например, неверный номер награды) рекомендуется оформить дополнительный акт исправления и внести корректную запись в следующую строку, указав «Исправление» в поле «Сведения о награде»․

Влияют ли записи о поощрениях на пенсионные начисления?

Да․ Поощрения, отражённые в трудовой книжке, учитываются при расчёте пенсионных льгот (например, за выслугу лет, за особые заслуги)․ Поэтому важно, чтобы запись была сделана корректно и своевременно․

Практический чек‑лист для отдела кадров

• Проверить наличие официального наградного акта (приказ, грамота, сертификат)․
• Убедиться, что награда относится к перечню, предусмотренному пунктом 25 Порядка․
• Внести запись в свободную строку раздела «Сведения о награждении (поощрении)»․
• Заполнить все четыре графы без пропусков․
• Подписать запись от имени наградодателя и поставить печать организации․
• Сделать копию записи (для внутреннего архива) и сохранить оригинал наградного акта․
• Обновить личное дело сотрудника и, при необходимости, сообщить в бухгалтерию о начислении пенсионных льгот․

Оформление записей о поощрениях в трудовой книжке – простая, но ответственно регулируемая процедура․ Правильный образец записи гарантирует, что сотрудник получит все предусмотренные законом льготы, а организация избежит ошибок в кадровой документации․ Используйте приведённые выше образцы и пошаговую инструкцию, чтобы процесс был быстрым и безошибочным․

Дата актуализации статьи: