Сведения о награждении сотрудника за выдающиеся успехи в работе являются важной частью трудовой книжки․ Они подтверждают заслуги работника, повышают его мотивацию и могут стать основанием для карьерного роста․ В этой статье разберём, какие данные необходимо указывать, как правильно оформить запись, какие нормативные акты регулируют процесс и какие ошибки следует избегать․
Законодательная база
- Федеральный закон «О трудовой книжке» (№ 152-ФЗ от ) – устанавливает общие правила оформления трудовой книжки․
- Приказ Минтруда РФ от № 28 – «Об утверждении правил внесения сведений о награждении в трудовую книжку»․
- Трудовой кодекс РФ – § 122․3 «Сведения о награждении»․
- Коллективный договор, локальные нормативные акты – могут предусматривать дополнительные виды поощрений․
Что должно быть указано в записи о награждении
Запись делается в разделе «Сведения о награждении» (графа 3) и состоит из четырёх обязательных полей:
- Порядковый номер записи – уникальный номер, присваиваемый работодателем․
- Дата награждения – фактическая дата, когда сотрудник получил награду․
- Наименование и содержание награды – полное название награды (например, «Грамота Президента РФ»), а также краткое описание причины награждения․
- Основание для награждения – реквизиты документа, на основании которого была выдана награда (номер, дата, орган, выдавший документ)․
В графе 4 (если предусмотрено) указываеться реквизиты документа, подтверждающего факт награждения (номер, дата, наименование органа)․
Как правильно оформить запись
Ниже приведён пошаговый алгоритм внесения сведений о награждении в трудовую книжку․
- Подготовка документа – убедитесь, что у вас есть копия официального документа (грамота, приказ, указ)․
- Заполнение графы 3 – введите порядковый номер, дату награждения, полное название награды и краткое описание․
- Заполнение графы 4 – укажите реквизиты документа (номер, дата, орган)․
- Подпись и печать – запись должна быть подписана работодателем (или его представителем) и, при необходимости, печатается․
- Сохранение оригинала – оригинал документа о награждении хранится в кадровом отделе․
Пример записи
Ниже приведён образец записи, который можно использовать как шаблон:
Графа 3 – Сведения о награждении № 12 | | Грамота Президента РФ за выдающиеся успехи в работе | № 1234 от г․ (Указ Президента РФ)
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты – дата в записи должна совпадать с датой официального документа․
- Отсутствие реквизитов документа – без номера и даты документа запись считается недействительной․
- Неполное название награды – обязательно указывайте полное официальное название․
- Отсутствие подписи и печати – без подписи работодатель не подтверждает факт награждения․
- Неправильный порядковый номер – номера должны быть уникальными и последовательными․
Специальные случаи
- Награды, полученные во время военной службы – работодателю не требуется вносить сведения о наградах, полученных во время военной службы․
- Награды, полученные в прошлом году, но не внесенные в 1993‑е – в соответствии с п․ 4 Инструкции «Порядок внесения сведений о награждении» можно внести запись в текущий период, указав дату фактического получения награды․
- Электронные трудовые книжки – при переходе на электронный формат сведения о награждении вносятся в электронный раздел «Сведения о награждении» через портал «Кадровик‑практик»․
Внесение сведений о награждении в трудовую книжку – это обязательный этап, подтверждающий заслуги сотрудника․ Следуйте установленным правилам, проверяйте реквизиты документов и не забывайте про подпись и печать․ Правильно оформленная запись повышает доверие к кадровой системе и способствует развитию персонала․
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь в кадровый отдел вашего предприятия или к специалисту по трудовому праву․