В трудовой книжке работника фиксируются не только сведения о приёме‚ переводе и увольнении‚ но и данные о поощрениях и наградах за трудовые заслуги. Правильное оформление такого раздела важно как для сотрудника (подтверждает его профессиональные достижения)‚ так и для работодателя (выполняет требования трудового законодательства). Ниже представлен подробный разбор порядка внесения сведений о награждении‚ нормативная база и практический образец записи.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – п. 25 определяет‚ какие сведения о награждении подлежат внесению.
• Письмо Минтруда России от № 14-1/… – разъяснение‚ какие выплаты и поощрения (премии‚ благодарности‚ почетные грамоты и т.д.) необходимо отражать в разделе «Сведения о награждении».
• Информация Онлайнинспекции – подтверждает обязательность записи о награждении почетной грамотой‚ если она связана с трудовыми достижениями.

Что именно вносится в раздел «Сведения о награждении»

Согласно п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. Наградах государственных и ведомственных (ордена‚ медали‚ знаки отличия).
2. Почетных грамотах‚ благодарностях‚ объявленных работодателем или отраслевыми организациями за трудовые заслуги.
3. Премиях и других материальных поощрениях‚ если они связаны с высокими показателями трудовой деятельности (например‚ ежегодная премия за выполнение плана‚ премия за изобретение и т.п.).
4. Иных формах поощрения‚ предусмотренных локальными нормативными актами организации (например‚ звание «Лучший сотрудник года»).

Важно: запись вносится только в случае‚ если поощрение связано непосредственно с трудовыми достижениями сотрудника. Поощрения носят личный‚ не связанный с работой характер (например‚ награды за спортивные достижения вне трудовой деятельности) в трудовую книжку не вносятся.

Как оформить запись

Запись о награждении оформляется в свободной форме‚ но должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• Дата награждения (день‚ месяц‚ год).
• Наименование награды (орден‚ медаль‚ почетная грамота‚ премия и т.д.).
• Кто наградил (наименование организации‚ ведомства‚ отраслевого союза и т.п.).
• Основание награждения (за что именно – например‚ «за высокие показатели выполнения производственного плана в 2024 году»‚ «за разработку и внедрение рационализаторского предложения»).
• Подпись уполномоченного лица (директора‚ руководителя отдела кадров) и печать организации (при наличии).

Образец записи в трудовой книжке

Сведения о награждении
 – Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты РФ
«За значительный вклад в развитие системы охраны труда и обеспечение безопасных условий труда на предприятии».
Наградил: Министерство труда и социальной защиты РФ.
Подпись: _____________________ М.П.

При оформлении в печатном виде запись обычно помещается в отдельный раздел трудовой книжки после сведения о работе и перед разделом о воинской обязанности (если он ведется). В электронном варианте трудовой книжки (ЕТК) данные вносятся в соответствующее поле «Сведения о награждении» с теми же реквизитами.

Частые ошибки при внесении сведений о награждении

• Отсутствие даты – без конкретной даты запись считается недействительной.
• Неуказание основания – простое указание «Почетная грамота» без объяснения‚ за что она присуждена‚ может быть расценено как неполное сведение.
• Внесение несвязанных с трудом наград – например‚ грамоты за победу в спортивных соревнованиях‚ если они не связаны с производственной деятельностью.
• Отсутствие подписи и печати – особенно важно для бумажных трудовых книжек; без них запись может быть оспорена.
• Смешивание сведений о поощрениях и дисциплинарных взысканиях – они относятся к разным разделам книжки.

Практический совет для кадровых служб

1. Создайте шаблон записи о награждении (например‚ в виде таблицы в Word или Google Docs) с полями: дата‚ наименование награды‚ кто наградил‚ основание‚ подпись/печать.
2. При получении информации о награде сразу же запрашивайте у сотрудника документ (копию грамоты‚ приказ о премировании и т.д.) – это послужит основанием для внесения записи.
3. Ежеквартально проверяйте‚ все ли поощрения‚ указанные в локальных актах организации (Положение о премировании‚ Положение о почетных грамотах)‚ отражены в трудовых книжках сотрудников.
4. При переходе на электронную трудовую книжку настройте интеграцию с 1С:ЗУП или другой системой кадрового учёта‚ чтобы автоматически переносить данные о премиях и благодарностях из модуля расчёта зарплаты.

Правильное внесение сведений о награждении в трудовую книжку – это не только соблюдение законодательных требований‚ но и способ повышения мотивации сотрудников‚ демонстрация признания их труда со стороны государства и работодателя. Используя представленный выше образец и следуя рекомендациям по оформлению‚ кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение этого важного раздела трудовой книжки.