Раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки предназначен для фиксации поощрений, полученных работником за трудовые и иные заслуги. Правильное оформление таких записей имеет важное значение как для самого сотрудника (при подтверждении стажа, при назначении пенсии, при трудоустройстве), так и для работодателя (соблюдение требований трудового законодательства и внутренних нормативов). Ниже представлен подробный руководство по внесению, исправлению и ведению записей о награждениях.
Структура раздела «Сведения о награждении»
В трудовой книжке раздел награждений состоит из четырёх граф:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата внесения записи в трудовую книжку (день, месяц, год).
- Графа 3 – сведения о том, кто и за что наградил работника (полное наименование организации‑наградителя, вид награды, основание).
- Графа 4 – документ, на основании которого сделано награждение (номер и дата приказа, постановления, указа и т.д.).
Как правильно внести запись о награждении
Подготовка документов
- Запросите у работника копию документа, подтверждающего факт награждения (приказ, постановление, грамота, благодарность и т.п.).
- Убедитесь, что копия заверена печатью и подписью предыдущего места работы (если награда получена там) либо текущим работодателем.
- В копии должны быть чётко указаны: наименование награждающей организации, дата награждения, вид награды, номер и дата основания документа.
Заполнение граф
- Графа 1 – присвойте следующий номер по порядку после последней записи в данном разделе.
- Графа 2 – укажите текущую дату (день, месяц, год) внесения записи.
- Графа 3 – запишите полное наименование организации‑наградителя (при наличии – также сокращённое). После названия через дефис укажите вид награды и за что она присуждена. Пример:
ООО «СтройИнвест» (СтройИнвест) – Почётная грамота за высокие показатели в выполнении производственного плана за 2025 год. - Графа 4 – укажите реквизиты документа, на основании которого сделана запись. Пример:
Приказ № 145 от о награждении почётной грамотой.
Подпись и печать
После заполнения всех граф запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, подпись ставится в виде квалифицированной электронной подписи (КЭП) согласно требованиям к электронным трудовым книжкам.
Особенности внесения при увольнении
Если запись о награждении делается в момент увольнения работника, порядок заполнения остаётся тем же, но есть нюансы:
- В графе 3 указывается полное наименование текущего работодателя (тот, кто вносит запись), даже если награда получена ранее.
- Дата в графе 2 – дата увольнения (или дата выдачи справки о награждении, если она оформляется позже).
- Важно не перепутать разделы: сведения о работе вносятся в раздел «Сведения о работе», а награждения – исключительно в раздел «Сведения о награждении».
Как исправить ошибку, если запись о работе попала в раздел о награждениях
Согласно пункту 26 Порядка ведения трудовых книжек, записи о работе, ошибочно помещённые в раздел о награждениях, считаются недействительными. Действия:
- Составить акт о недействительности ошибочной записи (указать номер записи, дату, суть ошибки).
- Ошибочную запись зачёркнуть одной линией, чтобы осталось читаемым исходное написание, и рядом написать «Недействительно».
- Внести правильную запись о работе в раздел «Сведения о работе» (с соблюдением всех requisites).
- Если в разделе о награждениях осталось свободное место, продолжить ведение записей о награждениях с нового номера.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и раздел о награждениях
В настоящее время раздел «Сведения о награждении» не включён в состав отчёта ЕФС‑1 (раздел IV Постановления ПФР № 245п от ). Поэтому:
- При формировании выписки из ЭТК информация о награждениях не отображается.
- Для подтверждения факта награждения работник может запросить у работодателя справку или выписку из бумажной трудовой книжки, где такие сведения сохраняются.
- При переходе с бумажной на электронную форму рекомендуется перенести все записи о награждениях в бумажный вкладыш (или хранить их отдельно) и при необходимости предоставлять их работнику.
Примеры записей в трудовой книжке
Пример 1 – Почётная грамота
Графа 1: 5 Графа 2: Графа 3: Министерство труда и социальной защиты РФ – Почётная грамота за вклад в развитие профессионального образования. Графа 4: Приказ № 87 от о награждении почётной грамотой.
Пример 2 – Благодарность Президента РФ
Графа 1: 7 Графа 2: Графа 3: Президент Российской Федерации – Благодарность за активное участие в реализации национального проекта «Демография». Графа 4: Указ Президента РФ № 321 от о объявлении благодарности.
Что заносится в раздел о награждениях
В соответствии с пунктом 26 Порядка ведения трудовых книжек в раздел о награждениях вносятся:
- Государственные награды (ордена, медали, звания).
- Ведомственные и отраслевые награды (почётные грамоты, благодарности, знаки отличия).
- Корпоративные поощрения, предусмотренные локальными нормативными актами предприятия (например, благодарность руководителя, премия за рационализаторское предложение).
- Иные формы поощрения, если они оформлены документально (приказ, распоряжение, постановление).
Полезные рекомендации для кадровых служб
- Создайте шаблон записи о награждении в электронном виде (Word/Google Docs) с заполняемыми полями, чтобы минимизировать ошибки.
- Периодически проводите аудит трудовых книжек на предмет корректности заполнения разделов о работе и награждениях.
- При получении от сотрудника копии документа о награждении сразу же сверяйте её с оригиналом (если есть возможность) и фиксируйте факт сверки в служебной записке.
- Информируйте сотрудников о порядке получения справок о награждениях при увольнении или переходе на другую работу.
Запись в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки – это не просто формальность, а важный элемент трудовой биографии работника. Правильное оформление таких записей обеспечивает прозрачность трудовых отношений, облегчает подтверждение профессиональных достижений и защищает права как сотрудника, так и работодателя. Следуя изложенным выше рекомендациям, вы сможете избежать типичных ошибок и вести документацию в полном соответствии с действующим законодательством.