Краткий ответ: Да, сведения о награждениях (почётные грамоты, медали, благодарственные письма, премии и др.) могут быть внесены в трудовую книжку работника. С 2020 года, когда в России активно перешли на электронную трудовую книжку, порядок внесения изменился, но принцип остаётся тем же – запись делается в специально отведённый раздел «Сведения о награждении» (или в соответствующий вкладыш при заполнении всех страниц основной части).

Содержание статьи

1. Нормативно-правовая база
2. Где именно вносится запись: бумажный и электронный варианты
3. Какие сведения указываются в записи
4. Пошаговая процедура внесения записи
5. Образцы записей
6. Последствия несоблюдения обязательного порядка
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие внесение сведений о награждениях в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67) – определяет обязательность отражения в трудовой книжке всех сведений, влияющих на трудовой стаж и пенсионные права.
• Приказ Минтруда России № 292н от – вводит порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и уточняет, что сведения о награждениях вносятся в раздел «Сведения о награждении».
• Инструкция Роструда от 2021 г. – поясняет, что запись о награждении вносится в основной раздел, а только после его заполнения появляется обязанность использовать вкладыш (для бумажных книжек).
• Коллективные договоры и локальные нормативные акты работодателя – могут уточнять порядок оформления наград, но не могут противоречить федеральному законодательству;

Где именно вносится запись: бумажный и электронный варианты

Бумажная трудовая книжка

В бумажной версии запись делается в специальный раздел «Сведения о награждении», который обычно находится после раздела «Сведения о работе». Если все страницы этого раздела заполнены, запись переносится в вкладыш. По правилам Роструда:

• Запись в основной части делается до заполнения всех страниц раздела.
• После полного заполнения раздела (обычно 2–3 листа) появляется обязательство вести вкладыш – отдельный листок, где фиксируются новые награды.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в системе Госуслуги и управляется через Личный кабинет работодателя. В ней нет физического «вкладыша», но есть отдельный модуль «Награды и поощрения», куда вносятся все новые записи. При этом:

• Запись вносится в тот же раздел, что и в бумажной версии – «Сведения о награждении».
• Все данные автоматически сохраняются в базе данных Фонда социального страхования, что упрощает проверку при назначении пенсии.
• Для внесения требуется электронная подпись уполномоченного лица (руководителя или специалиста отдела кадров).

Какие сведения указываются в записи

Согласно инструкции Минтруда, в графе 3 раздела «Сведения о награждении» указывается:

1. Полное наименование награды (например, «Почётная грамота Министерства транспорта»).
2. Дата награждения (день, месяц, год).
3. Номер приказа (или иного документа), которым оформлено награждение.
4. Краткое основание (за что награжден: «за выдающиеся результаты в реализации проекта «Транспорт‑2025»»).
5. Подпись и печать (в бумажной версии) или электронная подпись (в ЭТК).

Пошаговая процедура внесения записи

Для бумажной трудовой книжки

1. Подготовка документов: копия приказа о награждении, оригинал наградного документа.
2. Определение места записи: проверяем, свободна ли строка в разделе «Сведения о награждении». Если нет – готовим вкладыш.
3. Заполнение:
   • В графе 1 – «Дата» (дд.мм.гггг).
   • В графе 2 – «Наименование награды».
   • В графе 3 – «Основание и номер приказа».
   • В графе 4 – «Подпись руководителя и печать организации».
4. Подтверждение: подпись работника (по желанию) и печать организации.
5. Регистрация в кадровом учете: в системе «Кадры» вносится запись о проведённой операции.

Для электронной трудовой книжки

1. Войти в Личный кабинет работодателя на портале Госуслуги.
2. Выбрать сотрудника, открыть раздел «Трудовая книжка → Награды и поощрения».
3. Нажать кнопку «Добавить запись» и заполнить поля:
   • Дата награждения.
   • Наименование награды.
   • Номер и дата приказа (загрузить скан).
   • Основание награждения.
4. Подтвердить запись электронной подписью уполномоченного лица.
5. Система автоматически отправит уведомление работнику и сохранит запись в базе данных ФСС.

Образцы записей

Пример записи в бумажной трудовой книжке

Графа 1 (Дата) | Графа 2 (Наименование) | Графа 3 (Основание) | Графа 4 (Подпись, печать)
---------------------|--------------------------------|------------------------------------------------------|-------------------------------
 | Почётная грамота «Лучший сотрудник года» | Приказ № 1234 от г. «О награждении» | /Иванов И.И./, печать
 

Пример записи в электронной трудовой книжке

В системе будет отображаться следующая строка:

Дата награждения:
Награда: Почётная грамота «Лучший сотрудник года»
Основание: Приказ № 1234 от г. «О награждении»
Электронная подпись: подпись руководителя

Последствия несоблюдения обязательного порядка

• Невнесение записи о награждении считается административным правонарушением (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для работодателя – от 5 000 до 10 000 рублей.
• Отсутствие записи может привести к отказу в предоставлении льгот, связанных с наградами (например, дополнительные пенсионные баллы).
• При проверке инспекцией труда отсутствие записи рассматривается как нарушение требований к ведению кадровой документации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о награде, полученной от третьей организации (например, от государства)?

Да. Главное условие – работодатель должен иметь документальное подтверждение факта награждения (копию приказа, сертификата) и вносить запись в трудовую книжку от своего имени.

Что делать, если награда была получена до 1993 года, когда в трудовых книжках не было отдельного раздела о награждениях?

Запись вносится «по порядковому номеру, следующему за последней имеющейся записью», с указанием копии документа, подтверждающего факт награждения (приказ, грамота). При этом в графе «Основание» указывается «Награждение за…», а в графе «Дата» – дата фактического получения награды.

Нужно ли заверять запись подписью работника?

В официальных инструкциях подпись работника не обязательна, однако её наличие может служить дополнительным подтверждением согласия работника с внесённой записью.

Можно ли исправить ошибку в записи о награждении?

Да. Ошибку исправляют путем занесения новой записи с пометкой «Исправление» и указанием причины. Оригинальная запись аннулируется подписью и печатью работодателя. В ЭТК исправление делается через функцию «Редактировать запись» с указанием причины исправления.

Как отразить несколько наград, полученных в один день?

Каждая награда фиксируется отдельной строкой. Если места в разделе ограничено, используют вкладыш (бумажный вариант) или добавляют несколько записей в электронный модуль.

Запись о награждении в трудовой книжке – обязательный элемент кадрового учета, который подтверждает профессиональные достижения работника и может влиять на его пенсионные права и социальные льготы. С 2020 года основной акцент сместился на электронную форму, но принципы оформления остались прежними: чёткое указание даты, названия награды, основания и подписи уполномоченного лица. Соблюдение установленного порядка помогает избежать административных штрафов и гарантирует, что заслуги сотрудника будут официально зафиксированы.

Дата последнего обновления статьи: