Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, а также о наградах, полученных за трудовые заслуги. В России с 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), и теперь все сведения о награждениях фиксируются в электронном виде. Ниже подробно рассматриваем, что входит в раздел «Сведения о награждениях», как правильно вести записи, какие ошибки допускаются и как их исправлять.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка — документ, который подтверждает факт трудоустройства, продолжительность работы и квалификацию работника. Существует две формы:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный носитель, который работодатель вносит вручную.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, который создаётся и обновляется в системе «Социальный фонд России». С 2021 г. работодатели обязаны использовать только ЭТК.

В обеих версиях трудовой книжки есть разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Важно помнить, что эти разделы не пересекаются и не допускается перенос сведений о работе в раздел награждений.

Сведения о награждениях: что и как записывается?

Раздел «Сведения о награждениях» предназначен исключительно для фиксирования:

• Государственных и муниципальных наград (медали, ордена, знаки отличия).
• Наград, присуждённых работодателем за выдающиеся достижения (премии, сертификаты).
• Участие в конкурсах и олимпиадах, где работник получил призовые места.

Согласно п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, сведения о награждениях должны содержать:

1. Наименование награды.
2. Дата присуждения.
3. Орган, выдавший награду.
4. Подпись и печать работодателя (для бумажной версии) либо электронная подпись (для ЭТК).

В электронном формате информация автоматически передаётся в «Социальный фонд России», где её можно проверить в любой момент.

2.1 Как правильно вносить сведения о награждениях

Шаги для бумажной трудовой книжки:

1. Получить официальное письмо или сертификат с указанием даты и названия награды.
2. Заполнить соответствующую строку в разделе «Сведения о награждениях».
3. Подписать запись и поставить печать работодателя.
4. Сохранить копию документа для личного архива.

Шаги для электронной трудовой книжки:

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале «Социальный фонд России».
2. Выбрать пункт «Добавить сведения о награждении».
3. Ввести данные: название, дата, орган выдачи.
4. Подтвердить запись с помощью электронной подписи.
5. Система автоматически обновит запись в базе Фонда.

Ошибки и их исправление

Если в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» обнаружена неправильная или неточная запись, её необходимо исправить. Законодательство не допускает перекрытия сведений между разделами.

3.1 Процедура исправления в бумажной трудовой книжке

Для исправления ошибки в бумажной версии требуется:

1. Подготовить заявление о внесении исправлений.
2. Приложить оригинал документа, подтверждающего правильную информацию.
3. Получить подпись руководителя и печать работодателя.
4. Записать исправление в отдельной строке, указав дату исправления.
5. Сохранить копию исправления в личном архиве сотрудника.

3.2 Процедура исправления в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Для исправления в ЭТК:

1. Войдите в личный кабинет работодателя.
2. Выберите запись, которую нужно исправить.
3. Нажмите «Изменить» и внесите корректные данные.
4. Подтвердите изменения с помощью электронной подписи.
5. Система автоматически обновит запись в базе Фонда.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2021 г. специалисты по кадрам обязаны использовать только электронные трудовые книжки. Переходный период завершился 1 января 2026 года, после чего все новые записи и исправления вносятся исключительно в ЭТК.

4.1 Что изменилось?

• Работодатель обязан передавать сведения о награждениях в Социальный фонд России.
• Работник может самостоятельно проверить наличие и корректность записей через портал «Социальный фонд России».
• Бумажная трудовая книжка остаётся резервным документом, но её использование ограничено.

4.2 Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Для проверки можно:

• Войти в портал «Социальный фонд России» и открыть раздел «Моя трудовая книжка».
• Проверить наличие записей о награждениях и их корректность.
• Если запись отсутствует, обратиться к работодателю с просьбой о внесении.

Практические советы

• Всегда сохраняйте копии всех документов, подтверждающих награды.
• Проверяйте корректность записей в трудовой книжке не реже одного раза в год.
• При обнаружении ошибки сразу уведомляйте работодателя и следуйте процедурам исправления.
• В случае разногласий храните доказательства (сертификаты, письма) для обращения в инспекцию труда.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли вносить сведения о работе в раздел «Сведения о награждениях»? Нет, закон не предусматривает такой возможности.
2. Что делать, если награда не зафиксирована в ЭТК? Обратитесь к работодателю с просьбой внести запись; при отсутствии реакции можно подать жалобу в инспекцию труда.
3. Можно ли изменить дату награды в ЭТК? Да, но только при наличии подтверждающих документов.
4. Как узнать, какие награды признаны официально? Список официальных наград можно найти в нормативных актах РФ (например, в Федеральном законе № 180-ФЗ).

Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовую историю и достижения сотрудника. Раздел «Сведения о награждениях» играет важную роль в признании заслуг и повышении квалификации. Точное и своевременное ведение записей, а также правильное исправление ошибок, обеспечивают надёжность информации и защищают права работника. С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным и доступным, но ответственность за корректность данных остаётся за работодателем и сотрудником.