С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан не только сделать соответствующую запись, но и корректно отразить все сведения о трудовой деятельности в отчете СЗВ-ТД, который передается в Пенсионный фонд России (ПФР).

В этой статье подробно разберем, что такое СЗВ-ТД, в какие сроки его подавать, как заполнять и на что обращать особое внимание при переходе сотрудника на электронный формат.

Что такое СЗВ-ТД и зачем он нужен?

СЗВ-ТД — это форма отчета «Сведения о трудовой деятельности», утвержденная постановлением Правления ПФР от № 730п. Через этот отчет работодатель передает в ПФР всю информацию, которая затем аккумулируется в электронной трудовой книжке работника.

Важно запомнить: Пенсионный фонд России (ПФР) является sole оператором электронных трудовых книжек. Все записи, которые вы вносите в СЗВ-ТД, становятся официальными данными в цифровом формате у сотрудника.

Кто обязан сдавать СЗВ-ТД?

Обязанность подавать отчет лежит на всех работодателей, организациях и индивидуальных предпринимателях (ИП). Это касается:

• Сотрудников, выбравших электронную трудовую книжку.
• Сотрудников, оставшихся при бумажной книжке (сведения о них также передаются в ПФР в электронном виде).
• Сотрудников, не подавших заявление (по умолчанию они также переводятся на электронный формат с 2021 года, но могут получить бумажную книжку по заявлению).

Когда и как подавать СЗВ-ТД?

С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД формируется и подается в составе ежемесячного отчета ЕФС-1 (Раздел 1.1).

Ключевые сроки:

• Ежемесячно: сведения за каждый календарный месяц передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
• При увольнении: сведения о прекращении трудовых отношений представляются в ПФР в срок, установленный для сдачи отчета за месяц увольнения.
• Годовой итоговый отчет: по итогам года данные за декабрь сдаются в обычном ежемесячном порядке.

Пример: Если сотрудник уволился 15 ноября 2023 года, сведения об этом (код события увольнения, дата, основание) должны быть включены в СЗВ-ТД, который сдается до 15 декабря 2023 года.

Как заполнить СЗВ-ТД: пошаговая инструкция

Заполнение отчета происходит в бухгалтерской программе (например, 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, Контур.Эльба и др.). Программа автоматически формирует раздел 1.1 ЕФС-1 на основе данных о кадровых событиях.

Что указывать в СЗВ-ТД?

В отчете отражаются все кадровые события, которые вносятся в трудовую книжку. К ним относятся:

1. Прием на работу (заключение трудового договора).
2. Увольнение (расторжение трудового договора).
3. Перевод на другую постоянную работу (в т.ч. внутри организации).
4. Смена наименования работодателя (реорганизация, изменение названия).
5. Изменение трудового договора (смена профессии, специальности, квалификации, структурного подразделения, оплаты труда).
6. Награждения (почетные звания, награды).
7. Взыскания (дисциплинарные).
8. Другие сведения, которые подлежат внесению в трудовую книжку по Трудовому кодексу РФ.

Особенности заполнения при переходе на ЭТК:

• Заявление сотрудника само по себе не является кадровым событием для СЗВ-ТД. Оно лишь меняет способ ведения записи.
• Запись о переходе на ЭТК вносится в раздел «Сведения о трудовой деятельности» в программе. В бумажной книжке ставится отметка «Заведение электронной трудовой книжки» с указанием даты и подписью.
• Все предыдущие записи (прием, переводы, увольнения), которые уже были внесены в бумажную книжку до перехода, обязательно переносятся в СЗВ-ТД. ПФР формирует непрерывную электронную историю.

Пример заполнения поля «Код события»:

В СЗВ-ТД для каждого события используется специальный код. Например:

• 01 — прием на работу (заключение трудового договора).
• 02, увольнение (расторжение трудового договора).
• 03 — перевод на другую постоянную работу.
• 04 — смена наименования работодателя.
• 05, изменение трудового договора (прочее).
• 06 — заведение электронной трудовой книжки (при переходе с бумажной).

Что делать, если сотрудник перевелся в середине месяца?

Пример из практики: Работник подал заявление на ЭТК , а был переведен на другую должность. Нужно ли делать запись о переводе в СЗВ-ТД?

Ответ: Да, обязательно.

Событие «перевод» (код 03) — это самостоятельное кадровое действие, которое меняет условия трудового договора. Оно должно быть отражено в отчете за ноябрь 2023 года, независимо от того, в какой форме ведется трудовая книжка (бумажная или электронная).

Важные нюансы и частые ошибки

• Не нужно вести «Книгу движения трудовых книжек» для электронных. Все данные, только в СЗВ-ТД и в самой ЭТК у ПФР.
• Даты в СЗВ-ТД должны строго соответствовать датам, указанным в приказе и (если есть) в бумажной книжке.
• Основание события (номер и дата приказа) указывается обязательно.
• Если сотрудник увольняется, а до этого был на ЭТК, в отчете за месяц увольнения указывается событие «увольнение» (код 02). Электронная книжка в ПФР автоматически закрывается.
• Заявление о переходе на ЭТК хранится у работодателя в личном деле, но в СЗВ-ТД не передается как отдельное событие (кроме кода 06, если переход с бумажной).

Ответственность за несвоевременную или неполную сдачу СЗВ-ТД

За violation сроков подачи или предоставления заведомо ложных сведений по форме СЗВ-ТД предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33.1 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
• Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 100 000 рублей.

Повторное нарушение влечет более строгие санкции.

Краткий алгоритм действий для бухгалтера/кадровика

1. Получите заявление от сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Оформите приказ (распоряжение) о переходе на ЭТК и сделайте соответствующую отметку в бумажной книжке (если она была).
3. В вашей программе (1С и др.) в разделе ведения кадров укажите, что у сотрудника теперь «Электронная трудовая книжка».
4. При любом новом кадровом событии (прием, перевод, увольнение и т.д.) вносите данные в программу. Система автоматически сформирует строку в СЗВ-ТД с правильным кодом события.
5. Проверьте отчет ЕФС-1 (раздел 1.1) перед отправкой в ПФР через личный кабинет или через сервис электронной отчетности.
6. Убедитесь, что все сотрудники (и на ЭТК, и на бумаге) отражены в отчете за каждый месяц.

Переход работника на электронную трудовую книжку не отменяет, а лишь меняет способ передачи данных в ПФР. СЗВ-ТД остается ключевым документом для отражения всей трудовой истории сотрудника. Правильное и своевременное его заполнение — прямая обязанность работодателя, неисполнение которой грозит штрафами.

Главное правило: Любое событие, которое вы бы внесли в бумажную трудовую книжку, обязательно должно быть отражено в СЗВ-ТД. Электронная книжка в ПФР формируется исключительно на основе этих отчетов.

Статья подготовлена на основе официальных разъяснений ПФР, Минтруда России и практики применения формы СЗВ-ТД. Актуальность информации — май 2026 года.